Последствия публикации ISO 9001:2015 для документирования СМК
Каковы будут последствия подготовки и публикации редакции ISO 9001 в 2015 году для документооборота в системах менеджмента качества (СМК, – ред.). Сотрудник «Единого Стандарта» побеседовал об этом с рядом действующих российских консультантов по внедрению стандарта.
Алексей Олегович Занегин, ООО «Хэд Мейд Системс».
– Как предполагаемые изменения в ISO 9001:2015, которые известны сейчас по проекту ISO 9001, скажутся на практике внедрения и поддержки СМК? Интересуют именно изменения, касающиеся документации.
– В жизни изменения по документации в ISO 9001:2015 будут означать, что организации будут более естественно начинать жить, чем раньше. До последнего времени для подтверждения наличия системы менеджмента качества нужно было искусственно создавать какие-то процедуры. Из проекта новой редакции стандарта исчезли Политика и Цели в области качества, но это не совсем удачный пример. А вот Руководство по качеству пример понагляднее. Дело в том, что этот документ всегда был нужен скорее для обеспечения соответствия стандарту, а не для деятельности самой компании. «Quality Manual» (Руководство по качеству, – ред.) – это описание системы и нужно оно для аудиторов. Чтобы внешний проверяющий сразу понял: как устроена система. Оно и называется «manual» (мануал, – ред.) – руководство по эксплуатации или инструкция. Руководство требуется, чтобы человек открыл его, посмотрел и правильно нажал нужные кнопки. Вот для автоматизации процессов или обучения, действительно, есть объективная для самой организации потребность создавать документы.
– А как же сотрудники, не владеющие представлением обо всей работе организации смогут познакомиться с системой менеджмента в целом?
– А им и не нужно это знать. Если ты работаешь над каким-то отдельным процессом, то лишняя информация может только повредить. Конечно, какое-то общее представление об организации иметь нужно. Но достигается оно не чтением Руководства, а тренингами, какой-то работой с персоналом. Редко кто-то из персонала вообще берет и читает какие-то ненужные для него, непосредственно, документы. Разве что фанатики какие-нибудь. Я что хочу сказать: получается, что компании вынуждены делать документ, чтобы обслуживать аудиторов.
– В проекте ISO 9001:2015 понятия, существовавшие раньше отдельно, такие как записи по качеству, Руководство по качеству, о котором вы только что говорили, теперь обобщены понятием «документированная информация». Это хорошо или плохо на ваш взгляд?
– Есть объяснение почему так произошло. Раньше у многих людей возникали трудности в интерпретации: что назвать записями, а что документами. А стандарт требовал, потому что по записям была одна процедура, а по документам совсем другая. Ну, возьмем, например, конструкторский чертеж. Как понять: это запись или документ? Для конструктора, выполнившего работу – это ее результат, то есть, запись. Это запись, подтверждающая выполнение работы. Там еще наверняка будут, на чертеже, написаны фамилия и имя того, кто его делал, он прошел согласование у начальника. Тем более запись! Но для рабочего цеха, для какого-нибудь токаря, сборщика, готовящегося собирать по чертежу продукт – это будет документ. А представьте себе, что в одной и той же компании работает и разработчик и рабочий, а система менеджмента качества внедряется для всей компании в целом. То же самое можно сказать про любой план работ – это с одной стороны запись, а с другой – процедура. Третий пример – договор, договор – с одной стороны это, согласно пункту 7.2.2 – запись типичная; стоят подписи, какие-то комментарии. С другой, по договору организация будет работать потом. К договору может быть план-график или еще что-то.
– А как же вы объясняли предпринимателям на практике что чем является?
– Это была сложность большая. Консультанту приходилось принимать решение отдельно в каждом конкретном случае. И долго думать. Формально есть две процедуры отдельные: управление документацией и управление записями по качеству. И нужно было не ошибиться, чтобы потом демонстрировать аудиторам… Чтобы аудиторы не сделали замечание: что дескать, вы договор, например, неверно отнесли к записям. Поэтому мы принимали решение в каждом конкретном случае, может быть даже искусственно создавались какие-то записи или к договору специальный лист согласования придумывали. Фактически, мы занимались неким изобретательством.
– Смогут ли компании, обладающие комплектом документации по текущему ISO 9001:2008, продолжать соответствовать с теми же бумагами и новому ISO 9001:2015?
Да можно, можно аннулировать некоторые документы, которые раньше тяготили, например то же Руководство по качеству, не теряя при этом соответствия стандарту.
– Ваше мнение, стандарт стал лучше?
– Я в восторге, но даже дело не в документации, а мне больше всего нравится последовательность изложения. Все начинается в проекте обновленного стандарта как раз с того, с чего и должно начинаться. Начало действующего текста – это пункт 4.1. Там написано, что организация должна определить свои процессы. И каждый раз, когда мы задавали вопрос руководителям предприятий, например, почему вы считаете, что нужно выбрать эти четыре процесса? Никто не мог ответить. Вернее, ответить могли, но это выглядело так: «ребят, а почему вы вообще задаете этот вопрос? В стандарте не написано, что нужно пояснять: почему мы выбрали именно эти процессы». Можно было завести разговор о стратегии, о том, как эти процессы связаны с удовлетворенностью потребителя и вообще с качеством. Но эти вопросы были вне закона. Конечно, вам отвечали на них, если был нормальный партнер. Ответы давали аудиторам понимание того, как устроена организация. Но эти данные не используешь в аудиторском отчете – эти вещи по стандарту никак не требовались. Сейчас все начинается с контекста, некой среды организации, с угроз, которые в любой организации, с возможностей, с круга заинтересованных сторон. Раньше идеологи, маркетологи от разговора с которыми должно, по идее, отсчитывать свое время внедрение стандарта не разговаривали с консультантами. Новый стандарт это исправляет.
Сергей Владимирович Яблочков, ООО «Кристалл»
– Что меняет появление такого понятия, как «документированная информация» в стандарте ISO 9001?
– В старой версии стандарта был принципиальный недостаток. Требовались только цели в области качества, все остальные цели не нужно было указывать: рыночные цели, цели обучения, цели развития, – все это оставалось за бортом. Доходило до того, что цели в области качества описывали так: «снизить брак, вкрутить лампочку в туалете». В ISO 9001:2015 рамки раздвинули. Но это оборачивается слишком вольной трактовкой стандарта. Вообще, могу сказать, что новая версия стандарта, какой мы ее видим в проекте, – неаудитопригодна. Например, взяли, убрали ограничение, что нельзя сертифицировать часть организации – теперь можно сертифицировать, скажем, отдел маркетинга.
– Может ли предприниматель, у которого документация системы менеджмента качества построена по действующему стандарту, продолжать соответствовать и новой редакции, ISO 9001:2015?
– Благодаря стандарту предприниматель может теперь что-то убрать. По сути, перемены для предпринимателя заключаются в том, что он может теперь не создавать обязательных процедур и реализовать их функционал так, чтобы это не носило для него характер избыточности. Опять же, слишком широко раздвинуты рамки. Чем меньше конкретики, тем шире стандарт будут трактовать. Я видел горе-консультантов, которые по шаблонам делали стандартную документацию – теперь таких услуг станет море.
– Станет ли универсальный ISO 9001 в редакции 2015 года лучше подходить под отраслевую специфику каких-то предприятий, которые сейчас испытывают с ним трудности?
– У меня большой опыт и я не ощущал в своей практике таких проблем. А относительно новой редакции стандарта я слышал такую формулировку: «у ISO 9001 надумали убрать машиностроительный хвост». Зря это делается. Какова цель этого стандарта? Чтобы можно было сертифицировать даже индивидуального предпринимателя? Чтобы у него бумажка была? Это или задача в том, чтобы улучшить работу?