Последствия публикации ISO 9001:2015 для документирования СМК

Каковы будут последствия подготовки и публикации редакции ISO 9001 в 2015 году для документооборота в системах менеджмента качества (СМК, — ред.). Сотрудник «Единого Стандарта» побеседовал об этом с рядом действующих российских консультантов по внедрению стандарта.

Алексей Олегович Занегин, ООО «Хэд Мейд Системс».

— Как предполагаемые изменения в ISO 9001:2015, которые известны сейчас по проекту ISO 9001, скажутся на практике внедрения и поддержки СМК? Интересуют именно изменения, касающиеся документации.

— В жизни изменения по документации в ISO 9001:2015 будут означать, что организации будут более естественно начинать жить, чем раньше. До последнего времени для подтверждения наличия системы менеджмента качества нужно было искусственно создавать какие-то процедуры. Из проекта новой редакции стандарта исчезли Политика и Цели в области качества, но это не совсем удачный пример. А вот Руководство по качеству пример понагляднее. Дело в том, что этот документ всегда был нужен скорее для обеспечения соответствия стандарту, а не для деятельности самой компании. «Quality Manual» (Руководство по качеству, — ред.) – это описание системы и нужно оно для аудиторов. Чтобы внешний проверяющий сразу понял: как устроена система. Оно и называется «manual» (мануал, — ред.) – руководство по эксплуатации или инструкция. Руководство требуется, чтобы человек открыл его, посмотрел и правильно нажал нужные кнопки. Вот для автоматизации процессов или обучения, действительно, есть объективная для самой организации потребность создавать документы.

— А как же сотрудники, не владеющие представлением обо всей работе организации смогут познакомиться с системой менеджмента в целом?

— А им и не нужно это знать. Если ты работаешь над каким-то отдельным процессом, то лишняя информация может только повредить. Конечно, какое-то общее представление об организации иметь нужно. Но достигается оно не чтением Руководства, а тренингами, какой-то работой с персоналом. Редко кто-то из персонала вообще берет и читает какие-то ненужные для него, непосредственно, документы. Разве что фанатики какие-нибудь. Я что хочу сказать: получается, что компании вынуждены делать документ, чтобы обслуживать аудиторов.

— В проекте ISO 9001:2015 понятия, существовавшие раньше отдельно, такие как записи по качеству, Руководство по качеству, о котором вы только что говорили, теперь обобщены понятием «документированная информация». Это хорошо или плохо на ваш взгляд?

— Есть объяснение почему так произошло. Раньше у многих людей возникали трудности в интерпретации: что назвать записями, а что документами. А стандарт требовал, потому что по записям была одна процедура, а по документам совсем другая. Ну, возьмем, например, конструкторский чертеж. Как понять: это запись или документ? Для конструктора, выполнившего работу – это ее результат, то есть, запись. Это запись, подтверждающая выполнение работы. Там еще наверняка будут, на чертеже, написаны фамилия и имя того, кто его делал, он прошел согласование у начальника. Тем более запись! Но для рабочего цеха, для какого-нибудь токаря, сборщика, готовящегося собирать по чертежу продукт – это будет документ. А представьте себе, что в одной и той же компании работает и разработчик и рабочий, а система менеджмента качества внедряется для всей компании в целом. То же самое можно сказать про любой план работ – это с одной стороны запись, а с другой – процедура. Третий пример – договор, договор – с одной стороны это, согласно пункту 7.2.2 – запись типичная; стоят подписи, какие-то комментарии. С другой, по договору организация будет работать потом. К договору может быть план-график или еще что-то.

— А как же вы объясняли предпринимателям на практике что чем является?

— Это была сложность большая. Консультанту приходилось принимать решение отдельно в каждом конкретном случае. И долго думать. Формально есть две процедуры отдельные: управление документацией и управление записями по качеству. И нужно было не ошибиться, чтобы потом демонстрировать аудиторам… Чтобы аудиторы не сделали замечание: что дескать, вы договор, например, неверно отнесли к записям. Поэтому мы принимали решение в каждом конкретном случае, может быть даже искусственно создавались какие-то записи или к договору специальный лист согласования придумывали. Фактически, мы занимались неким изобретательством.

— Смогут ли компании, обладающие комплектом документации по текущему ISO 9001:2008, продолжать соответствовать с теми же бумагами и новому ISO 9001:2015?

Да можно, можно аннулировать некоторые документы, которые раньше тяготили, например то же Руководство по качеству, не теряя при этом соответствия стандарту.

— Ваше мнение, стандарт стал лучше?

— Я в восторге, но даже дело не в документации, а мне больше всего нравится последовательность изложения. Все начинается в проекте обновленного стандарта как раз с того, с чего и должно начинаться. Начало действующего текста – это пункт 4.1. Там написано, что организация должна определить свои процессы. И каждый раз, когда мы задавали вопрос руководителям предприятий, например, почему вы считаете, что нужно выбрать эти четыре процесса? Никто не мог ответить. Вернее, ответить могли, но это выглядело так: «ребят, а почему вы вообще задаете этот вопрос? В стандарте не написано, что нужно пояснять: почему мы выбрали именно эти процессы». Можно было завести разговор о стратегии, о том, как эти процессы связаны с удовлетворенностью потребителя и вообще с качеством. Но эти вопросы были вне закона. Конечно, вам отвечали на них, если был нормальный партнер. Ответы давали аудиторам понимание того, как устроена организация. Но эти данные не используешь в аудиторском отчете – эти вещи по стандарту никак не требовались. Сейчас все начинается с контекста, некой среды организации, с угроз, которые в любой организации, с возможностей, с круга заинтересованных сторон. Раньше идеологи, маркетологи от разговора с которыми должно, по идее, отсчитывать свое время внедрение стандарта не разговаривали с консультантами. Новый стандарт это исправляет.

Сергей Владимирович Яблочков, ООО «Кристалл»

— Что меняет появление такого понятия, как «документированная информация» в стандарте ISO 9001?

— В старой версии стандарта был принципиальный недостаток. Требовались только цели в области качества, все остальные цели не нужно было указывать: рыночные цели, цели обучения, цели развития, – все это оставалось за бортом. Доходило до того, что цели в области качества описывали так: «снизить брак, вкрутить лампочку в туалете». В ISO 9001:2015 рамки раздвинули. Но это оборачивается слишком вольной трактовкой стандарта. Вообще, могу сказать, что новая версия стандарта, какой мы ее видим в проекте, – неаудитопригодна. Например, взяли, убрали ограничение, что нельзя сертифицировать часть организации – теперь можно сертифицировать, скажем, отдел маркетинга.

— Может ли предприниматель, у которого документация системы менеджмента качества построена по действующему стандарту, продолжать соответствовать и новой редакции, ISO 9001:2015?

— Благодаря стандарту предприниматель может теперь что-то убрать. По сути, перемены для предпринимателя заключаются в том, что он может теперь не создавать обязательных процедур и реализовать их функционал так, чтобы это не носило для него характер избыточности. Опять же, слишком широко раздвинуты рамки. Чем меньше конкретики, тем шире стандарт будут трактовать. Я видел горе-консультантов, которые по шаблонам делали стандартную документацию – теперь таких услуг станет море.

— Станет ли универсальный ISO 9001 в редакции 2015 года лучше подходить под отраслевую специфику каких-то предприятий, которые сейчас испытывают с ним трудности?

— У меня большой опыт и я не ощущал в своей практике таких проблем. А относительно новой редакции стандарта я слышал такую формулировку: «у ISO 9001 надумали убрать машиностроительный хвост». Зря это делается. Какова цель этого стандарта? Чтобы можно было сертифицировать даже индивидуального предпринимателя? Чтобы у него бумажка была? Это или задача в том, чтобы улучшить работу?

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: