Подготовка хорошего отчета о внутреннем аудите СМК

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Процесс внутреннего аудита в стандарте ISO 9001 является одним из важнейших способов удостовериться, что система менеджмента качества (СМК, – ред.) функционирует и приносит пользу. Но какова роль отчета о внутреннем аудите в таком случае? Многие люди, не сведущие в аудитах или даже вообще в системах качества – не вполне могут себе представлять, какую важную роль играет отчет. В этой статье мы сгруппировали информацию, которая вам понадобится в этой связи.

Почему отчет о внутреннем аудите важен?

Итак, отчет о внутреннем аудите представляет собой официальный отчет об этом мероприятии – единственный официальный отчет. Все замечания, которые вынес внутренний аудитор, все комментарии, полученные от сотрудников в ходе аудита, вся информация, которую вы получили от владельцев процессов, все заявления закрывающего совещания по результатам, – в устном виде это не будет иметь никаких последствий. Если что-то не отражено в отчете об аудите, оно не получит хода. Необходимо также принимать в расчет, что отчет по результатам внутреннего аудита будут читать не только работники, которые его выполняли и принимали в нем участие, но руководители, так как данные из него используются в процессах анализа со стороны руководства. Это значит, что отчет будут использовать в своей работе люди, которые не могут судить о ситуации иначе как по полученному отчету. Кстати, именно поэтому когда проводится сертификационный аудит третьей стороной, итоговый документ с результатами делают таким подробным и детализированным. Просто в отчете должна быть абсолютно вся информация, по которой потом можно будет детально описать необходимые корректирующие действия. Также из отчета должно быть кристально ясно, что компания соответствует ISO 9001 – нужна исчерпывающая доказательственная база этого. Отчет внутреннего аудита – полная запись свидетельств аудита по всем аспектам. По многим причинам можно смело сказать, что аудит без хорошего отчета – это не настоящий аудит.

Что должно быть отражено в отчете о внутреннем аудите?

Что ж, все вышесказанное, кажется, ставит вопрос о том, в чем секрет хорошего аудита. Что включить, а что лучше убрать? Тут надо вспомнить, что вы создаете единственный официальный документ об аудите. Раз так, он должен быть достаточным сам по себе. Проверенный опыт, касающийся конкретного содержания отчета можно найти в стандарте ISO 19011 – это руководство ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) по аудиту систем качества и экологического менеджмента. Предупреждаю: тот контент отчета, который там описан – перебор для малых компаний. Для них что-то из ISO 19011 можно не применять. Но с другой стороны, руководство ISO – прекрасная стартовая точка для принятия решения о содержании отчета о внутреннем аудите. Здесь же мы приведем упрощенный список из семи тем, которые предлагается отразить в отчете согласно ISO 19011.

  1. Цель аудита. Какой была цель аудита? Речь шла о плановой проверке или об аудите вдогонку внедренным корректирующим действиям? Конечно, все аудиты проводят с целью удостоверить соответствие требованиям, но были ли в результате аудита достигнуты еще какие-либо результаты.
  2. Объем аудита. Каковы границы, какие процессы были обследованы? Только одна производственная линия задействует подвергшийся аудиту процесс? Может быть, в объектив проверки не попала ночная смена или вечерняя?
  3. Клиент аудита. Кто является потребителем аудита? Кто хозяин или хозяева процесса, который вы аудитировали?
  4. Даты и места проведения аудитов. Эта информация потом будет очень важна для руководства в процессах анализа со стороны руководства. Необходимо знать хронологию проверок, чтобы проанализировать результаты.
  5. Критерии аудита. С какими требованиями сличали реальные процессы? С требованиями по ISO 9001. А может, в основе проверки были внутренние процедуры и политики? Требования потребителей?
  6. Факты, обнаруженные в результате аудита. Как повлияют на ситуацию с СМК факты, идентифицированные как свидетельства аудита? Некоторые компании способны отличить значительные несоответствия (где последствия носят систематический характер) от незначительных (однократные, две или три ошибки, которые не имеют долгоиграющего значения), но похвастаться этим могут далеко не все. Отдельные организации даже включают в отчет помимо проблем положительный опыт и «лучшие практики», которые предполагается распространить среди сотрудников. Для всех результатов аудиторской проверки, которые были сочтены заслуживающими занесения в отчет крайне важно отразить свидетельства аудита: номера контрактов, которые анализировались. А вот имена лиц, работа которых подверглась аудиту лучше не писать. Выходные данные процесса внутреннего аудита предназначены для поиска адекватных корректирующих действий, а не назначения виновных.
  7. Выводы аудита. Каковы общие выводы из аудита? Не было ли число обнаруженных вопросов, которые нуждаются в рассмотрении чересчур большим, чтобы сказать, что процесс СМК внедрен как следует? Какой ответ может быть дан на вопрос о том, насколько обследованная система качества эффективна? Да и для некоторых руководителей выводы аудита могут быть единственным разделом отчета, который одни прочитают, будучи очень занятыми. Занятые руководители подробности оставляют специалистам.

Ряд мер ISO 19011 не предписывает, а оставляет на ваше усмотрение. Следующие действия могут быть полезны в определенных ситуациях:

  • план аудита. В плане можно отразить информацию о том, кто проводит аудит процессов и когда. Закрепить эти данные может быть очень полезно, если аудит применяется к большому количеству процессов и в нем участвует много аудиторов;
  • раздел в отчете о самом процессе аудита и встреченных препятствиях. Особенно важно, когда проблема препятствий для аудита носит острый характер. Препятствия могут быть разные: например, эксперт, деятельность которого должна была быть проверена в соответствии с программой аудита в определенное время отсутствовал на работе;
  • отметки об элементах процесса, которые все-таки не подверглись аудиту. Если у вас есть составляющие процессов, которые вы собирались включить в аудит, но потом передумали, например, вечерняя смена, необходимо документировать это, чтобы дальнейшие решения основывались на полной информации;
  • разногласия между аудитором и аудитируемым. Если владелец процесса не согласен с выводами о наличии в его процессе несоответствия на основе свидетельств аудита, стоит, возможно, отметить этот факт в отчете;
  • возможности для улучшения. Выше мы уже писали, что некоторые компании указывают в отчетах о внутренних аудитах не только отрицательные, но и положительные моменты процессов – для распространения «лучших практик» среди специалистов. Некоторые идут еще дальше и отражают там полученные рекомендации по улучшению процессов. Благодаря этому аудитор получает возможность идентифицировать что-то, что нельзя прописать как несоответствие, но что скрывает в себе потенциал улучшения бизнес-процессов;
  • согласование действий по несоответствиям. Если в процессе аудита были согласованы какие-то будущие действия в ответ на обнаруженные несоответствия, зафиксируйте это в отчете – это может принести существенную пользу.

Желающим узнать больше о применении ISO 19011 предлагаем обратиться к нашей статье «Тринадцать шагов внутреннего аудита с использованием ISO 19011».

Отчет о внутреннем аудите не должен содержать сюрпризов

Существует еще одна вещь, о которой, конечно же, необходимо сказать. В отчете не должно быть ничего, что станет для тех, кто является объектом аудита сенсацией. Если вопрос не поднимался на закрывающей встрече аудита, то его нельзя отражать в отчете. Заносите в отчет то, что имело место в ходе аудита – тогда он принесет пользу в том смысле, что вы сможете эффективно его использовать в своих попытках улучшить систему менеджмента качества.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: