Подготовка к сертификации по ISO 9001
Готовя свою систему менеджмента качества (СМК, – ред.) к сертификации, предприятие должно сначала внедрить систему, самостоятельно или пользуясь услугами консалтинговых компаний, а затем убедиться в том, что СМК полноценно функционирует. Сроки подготовки к прохождению оценки соответствия могут быть разными. Сертификационный аудит обычно не проводится до того, как в уже созданной СМК не прошел внутренний аудит и по его результатам не были предприняты корректирующие и предупреждающие действия (занимает около полугода, – ред.). Впрочем, в отзывах специалистов на профессиональных форумах можно встретить и другие данные, в частности, можно прочесть, что в крупнейших транснациональных органах по сертификации обычно не сертифицируют СМК до истечения трехмесячного периода с момента ее внедрения. Кроме того, на время, которое придется потратить компании, претендующей на сертификат, оказывает большое влияние размер организации и сложность бизнес-процессов, которые в ней функционируют. Если организация достаточно крупная, а отрасль, на которой она специализируется, представляет большую сложность, то процесс подготовки может занять несколько лет. Все же, например, для российской организации численностью штата в 800 человек потребуется год. По отзывам экспертов в области оценки соответствия, в Германии для систем менеджмента качества обычным считается двухгодичный срок подготовки. В России можно найти множество предложений связанных с гораздо более короткими сроками, но время подготовки во многом сокращается за счет по-настоящему важных и нужных процедур. Добавим, что по стандарту ISO 9001 организация должна быть способна подготовиться к сертификации, так как в соответствии с пунктом 7.2.2 она обеспечивает свою «способность соответствовать определенным требованиям».
Прежде всего, при подготовке к сертификации можно предпринять несколько шагов, которые не связаны с внедрением системы менеджмента качества, но могут значительно облегчить компании, претендующей на сертификат ее задачу. Например, заключить договор с органом по сертификации (ОС, – ред.) можно задолго до того, как будет предоставлена сама услуга. С сертифицирующей организацией можно заключить соглашение, при котором она будет контролировать работу консалтинговой структуры, предоставляющей помощь во внедрении. По этому соглашению ОС может принимать участие в согласовании плана консультационных работ, в согласовании учебных программ, которые необходимо создавать для выполнения требований ISO 9001 по компетентности персонала. ОС может
принимать, вместе с руководством предприятия работу консультантов в том, что касается создания документации СМК, а также осуществлять аттестацию внутренних аудиторов. Контроль со стороны органа по сертификации – это очень актуально, поскольку рынок консалтинговых услуг по ISO 9001 еще до конца не устоялся и на нем можно столкнуться с недобросовестными организациями и неквалифицированными специалистами. Однако важно не бросаться в другую крайность. Согласно международным стандартам аудиторских проверок, аудитор не должен проверять свою собственную работу. Соответственно, тот, кто будет проводить сертификационный аудит, не может помогать с внедрением СМК, так как в этом случае страдает объективность проверки.
Конечно, помимо правильной организации взаимоотношений с консультантами и органами по сертификации, необходимо тщательно проверить свою внедренную СМК. Нужно провести анализ со стороны руководства и убедиться в том, что записи об этом – в наличии. Также необходимо удостовериться, что у предприятия есть записи о проведении внутренних аудитов, есть документы, которые свидетельствуют о том, что ведется анализ данных, относящихся к функционированию процессов. Есть и еще несколько возможных в связи с сертификацией советов. Будет полезно до обращения в сертифицирующую компанию заранее определить ключевые для успеха вашей организации процессы, так как об этом, скорее всего, будут спрашивать специалисты ОС, собирая информацию о вашей системе. Впрочем, моделируя процессы своей организации, согласно процессному подходу из ISO 9001 вы вряд ли сможете обойти этот вопрос в своей работе. Перед сертификацией нужно провести анализ достаточности затрат на качество: в полной ли мере выделенные средства позволяют не только поддерживать СМК в существующем состоянии и улучшать ее – или нет. Некоторые специалисты в области качества советуют в отношении затрат провести RCA-анализ (Root Cause Analysis, – ред.). В общих чертах этот анализ предназначен для выявления одной главной причины проблемы, строится на том, что выявляя причину неудачи в чем-либо, вы задаете вопрос «Почему?» до тех пор, пока не обнаруживается первопричина вызывающего беспокойство обстоятельства.
Как вы наверно знаете, инструменты выявления проблем заложены в саму СМК по ISO 9001 и на последок хочется посоветовать активно применять их перед прохождением сертификации. После многократного повторения в системе процессов анализа со стороны руководства, мониторинга и измерения, процессов корректирующих и предупреждающих действий СМК должна постоянно улучшаться и даже если сначала в ней было много несоответствий стандарту, очень скоро при правильном подходе она развивается до того состояния, при котором может пройти сертификацию. Обычно незадолго до сертификационной проверки в компании, внедрившей ISO 9001, проводится сразу несколько внутренних аудитов в короткие промежутки времени, а затем, консалтинговая компания проводит подготовительную проверку СМК, которая, в отличие от более «домашних» внутренних аудитов содержит все элементы и процедуры, которые предусмотрены полноценным сертификационным аудитом независимого оценщика. После этого устраняются обнаруженные несоответствия, если они были, и компания выходит на сертификационный аудит.