Особенности аудита качества
Источник: сайт консалтинговой компании «Quality America», которая занимается программным обеспечением для статистического контроля процессов, обучающими материалами по менеджменту качества и «Лин Шесть Сигм». Услуги организации представлены в 23 странах.
Кто такой аудитор качества и в чем заключается цель такого аудита? Похож ли он на финансовый аудит? Аудит качества, надзор и контроль – это одно и то же? Похожие вопросы часто задают те, кто не знакомы со спецификой этой сферы. Если говорить о том, что такое аудитор качества, то, кажется, лучше всех высказался Алан Джей Сейл (Allan J. Sayle, – ред.):
Цитата: ‘Аудиторы представляют собой самую важную из профессий в области управления качеством. Они должны обладать лучшими и наиболее обширными знаниями о бизнесе, системах, инструментах, которые внедряются и так далее. Они лицезреют в непосредственной близи: что работает, что не работает, видят сильные и слабые стороны стандартов, инструкций, процедур и систем’
Цель аудита качества: оценить или проверить продукцию, процессы, которые повторяясь, определяют качество конкретных товаров или линейки продуктов, или формируют систему, поддерживающую выпуск продукции. Аудит качества также предназначен для оценки того, насколько объект проверки действует в соответствии с управляющей исходной документацией, например, внутриорганизационными директивами, центральными и региональными законами и стандартами защиты экологии. От финансового аудита, аудит качества отличается тем, что в первом случае ставится цель проверить добросовестность и точность используемых методов расчетов. Несмотря на то, что разница между двумя видами аудитов предопределяется расхождением в самом фундаментальном – объекте проведения проверки, есть и много общего. Многие методы аудита качества берут свое начало в традиционных практиках финансового аудита.
Системный, процессный аудиты, аудиты продукции и соответствия
Системный аудит
Аудит системы качества отвечает на вопросы кто, чем, где, когда и как в системе менеджмента качества (СМК, – ред.) производит ее продукт. Например, какова структура СМК? Кто ответственен за производство продукции? Кто ответственен в организации за обеспечение качества продукции, удовлетворение или превышение требований потребителя к ней? Какова степень вовлеченности менеджмента в ежедневное функционирование СМК? Какие процедуры используются для координирования усилий компании по выпуску продукции? Как процедуры хранятся и обновляются? В каком месте с ними можно ознакомиться? Какие типы процессов используются (напрямую или косвенно, – ред.) для того, чтобы изготавливать продукцию? Как существующие процедуры поддерживают эти прямые и опосредованные процессы? И так далее. Аудит системы качества характеризуется тем, что сосредоточен не на тактических, а на основополагающих стратегических вопросах, связанных с системами менеджмента качества. При этом типе проверки аудиторы «копают вширь, а не вглубь», так как им гораздо важнее составить общее представление. Существует определение аудита качества, это: «систематическая и независимая проверка того, действительно ли мероприятия и реальные результаты по управлению качеством согласуются с запланированными практическими мерами и внедрены ли эти меры эффективно и таким образом, чтобы достигать поставленных целей» (ISO 10011-1 (1990), – ред.). Также аудит качества – это «документируемая деятельность с целью подтвердить путем проверки и оценки объективных доказательств, что применимые элементы системы качества приносят пользу и спланированы, документированы и внедрены в соответствии с имеющимися требованиями (оригинал статьи ссылается на руководство американского органа по стандартизации ANSI/ASQC A3 (1987), – ред.).
Процессный аудит
В то время как системный аудит носит очень общий характер по своей природе, процессный аудит локализован гораздо более предметно. В отличие от системного, процессный «роет не в ширь, а вглубь». По большей части он сосредоточен на характере того, как 1) люди, 2) материалы 3) механизмы и так далее, которые взаимодействуя производят продукцию. Процессный аудит сравнивает и выделяет способ, которым производится конечная продукция в соответствии с документированными процедурами, рабочими инструкциями, стандартами выполнения операций, которые открывают первыми, когда реализуют процессы, непосредственно производящие продукт. Процессные аудиты оценочны и аналитичны по своей природе. В поле зрения процессного аудита также пригодность и общая надежность процесса как такового. Например, встает вопрос: может ли процесс стабильно приводить к приемлемому результату. Есть ли в процессе вторичные шаги, которые не требуются непосредственно для создания продукции? Актуальны ли существующие процессы с точки зрения того, насколько они позволяют отвечать действующим и возможным в будущем требованиям ключевых потребителей?
Держите в голове, что процессный аудит имеет как бы два режима своей реализации: оценочный и аналитический. Когда он предстает в своем оценочном воплощении, уделите внимание вопросу о том, участвует ли персонал в процессах производства продукции в полном соответствии с производственными процессными планами, процедурами, рабочими инструкциями, стандартами выполнения операций и так далее? В аналитической инкарнации процессного аудита все наоборот: важнее как процедуры, инструкции и так далее, поддерживают аудитируемые процессы. Они помогают или тяготят? Носят исчерпывающий или фрагментарный характер? Есть ли дублирование и параллелизм между различными функциями? Просматриваются ли вторичные шаги, не участвующие непосредственно в получении результата? Весь процесс соответствует артикулированным или подразумеваемым целям организации: достижению краткосрочной удовлетворенности потребителей, долгосрочному повторному результату, сохранению прибыльности и роста?
Аудит продукции
Слово «аудит» в словосочетании «аудит продукции» это некое недоразумение. По сути, речь идет о контроле выпущенной продукции до ее поставки конечному потребителю. Вот, что имеется в виду, когда говорят об аудите продукции. Это проверка переменных и постоянных характеристик товара: внешний вид, размеры, отсутствие разрывов в электронной цепи. Данные аудита продукции обычно предоставляют интересные факты относительно надежности и эффективности системы качества. Аудиты продукции обычно проводят по одной или нескольким из следующих причин:
- Оценить качество выпущенной продукции или группы продукции.
- Решить, отвечает ли выпущенная продукция или линейка продуктов заранее установленному стандартами уровню качества.
- Оценить уровень качества, обозначенный специально для инспекционной проверки.
- Измерить степень эффективности инспекционной проверки, чтобы принять решения по вопросам качества.
- Проверить то, насколько подходящими являются процессы внутреннего контроля качества на предприятии.
Аудит соответствия
Во время аудита соответствия аудитор проверяет записанные процедуры, рабочие инструкции, контрактные обязательства и так далее. Оцениваются и попытки учесть все эти требования в действиях аудитируемой организации по выпуску продукции. По существу, проверка концентрируется на «говори, что делаешь и делай, что говоришь». Аудит соответствия чаще всего строится на сличении и противопоставлении исходной документации (обычно контракта, – ред.) объективным свидетельствам в попытке подтвердить или опровергнуть, что исходная документация и реальное положение дел не противоречат друг другу.
Аудиты первой, второй и третьей стороны
Аудит первой стороны (внутренний аудит)
Аудит первой стороны в стандартном случае проводится самой компанией у себя (иногда его выполняет один конкретный отдел компании, – ред.). «Это аудит тех частей программы обеспечения качества, которые находятся под прямым контролем организации и в ее организационной структуре» (ANSI/ASQC NQA-1 (1986, – ред.)). Аудит первой стороны обычно выполняется группой по внутреннему аудиту. Однако сотрудники какого-нибудь отдела могут осуществить аудиторскую проверку близкую к полноценному аудиту первой стороны. В таком случае подобный «аудит» иногда называют «самооценкой». Цель самооценки обычно сводится к мониторингу и анализу ключевых процессов, связывающих отделы. В центре внимания те процессы, которые при невнимании к ним потенциально могут отрицательно сказаться на качестве продукции, ее безопасности и повредить целостности организационного механизма в целом. Ответственность за мониторинг и анализ процессов, о которых идет речь, ложится обычно на тех, на ком и отражаются проблемы в этих процессах, соответствующие отделы назначают для своей проверки своих же сотрудников. Хотя самооценка и аудит первой стороны субъективны по своей природе, их данные позволяют корректно нацелить весь комплекс мер по установлению реального положения вещей в организации и решению проблем. Когда оба эти инструмента применяются правильно:
- менеджменту удается получить обратную связь об эффективности системы менеджмента качества;
- кроме того, руководители получают отличный инструмент для реализации усилий в сфере постоянного улучшения и измерения ROI (Return on Investment, – ред.), которое требуется для внедрения улучшений.
Аудит второй стороной
В отличие от аудита первой стороны, аудит второй стороны – это аудит другой программы качества – не под прямым контролем и в составе организационной структуры компании (ANSI/ASQC NQA-1 (1986, – ред.)). Аудиты второй стороны обычно проводят клиенты и связаны с поставками, которые они получают от аудитируемой структуры (или с потенциальными поставками, – ред.). Клиентов интересует: способны ли те или иные поставщики выполнять контрактные обязательства. Очевидно, что система качества поставщика самым тесным образом связана с контрактными обязательствами, причем, как напрямую (производство, инжиниринг, закупки, контроль качества, – ред.), так и косвенно (маркетинг, дистанционные и коммивояжёрские продажи). Она оказывает влияние на разработку, производство, контроль и обеспечение ресурсами. Да, аудит второй стороной обычно проводится представителями клиента у подрядчика, но иногда клиенту выгодно предпочесть обратиться к независимым аудиторам качества (прибегнуть к аудиту третьей стороны, – ред.). Это действие позволяет упрочить доверие с поставщиком, потому что создает имидж честности и объективности клиента в оценке партнеров.
Аудит третьей стороны
Сравнительно с двумя другими типами аудитов, где проверяющие не независимы, оценка соответствия третьей стороной – объективна. Речь идет о подтверждении соответствия системы качества независимым, внешним аудитором. Когда такой аудит проводится по стандарту ISO 9000 – аудит третьей стороной – это синоним аудита органа по сертификации. Эти организации проверяют систему на соответствие стандарту и выдают сертификат соответствия (если процедура оценки соответствия успешно завершена, – ред.).
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.