Обработка несоответствий, выявленных в ходе сертификационного аудита по ISO 14001:2015

Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Естественно, когда вы потратите на подготовку к сертификации ISO 14001:2015 столько усилий, а в результате аудитор в ходе выездного сертификационного аудита вынесет вам несоответствие, вы расстроитесь. Конечно, предупреждение несоответствий, как мы уже писали в статье «Как избежать возникновения несоответствий в ходе перехода на ISO 14001:2015?», предпочтительная форма работы с дефектами, но это только часть правды. На самом деле, в каждодневной работе над достижением соответствия требованиям важно еще и изучать формы, в которых дефекты при вашей специфике могут проявляться.

Когда вы разберетесь в этом аспекте, придет и понимание того, как нужно разрабатывать корректирующие действия и как предотвращать повторное возникновение одной и той же проблемы. Хотя иметь дело с совершившимся фактом несоответствия гораздо менее приятно, чем с перспективой не допустить, чтобы что-то плохое случилось, важно не забывать, что и эта работа необычайно важна. Корректирующие и предупреждающие действия служат неизбежным компонентом цикла постоянного улучшения ISO 14001, и без них он попросту не будет работать. С другой стороны, любой, у кого есть опыт в построении системы экологического менеджмента (СЭМ, – ред.) прекрасно знает, что несоответствия бывают разные. В частности, они классифицируются на «критические» (major, – ред.) и «некритические» (minor, – ред.). И обрабатывать их для улучшения вашей СЭМ следует тоже по-разному. Для тех, кто еще не разобрался, рассмотрим подробнее: в чем разница между упомянутыми двумя типами дефектов.

«Критические» и «некритические» – разница

То, какое несоответствие будет признано критическим, зависит, в первую очередь, от отрасли, в которой вы работаете. Любое несоответствие может быть признано существенным и наносящим потенциально большой экологический ущерб, если оно обнаружилось на атомной электростанции или, допустим, в магазине автозапчастей. Но есть ведь также некритические дефекты. Отличать один от другого в конкретном случае крайне важно, так как несоответствие может привести к тому, что сертификационный аудит по ISO 14001:2015 будет пройден неудачно.

Здесь уместно привести ряд примеров, которые помогут вам соотнести два типа дефектов с реалиями своего бизнеса и правильно понимать, к какому типу будет относиться то или иное ваше несоответствие. Вы также почувствуете формы, в которых будут представать дефекты, с которыми предстоит сталкиваться именно вашей компании.

Некритическое несоответствие (не влияющее серьезно на вашу способность достигать экологических целей, заранее установленных в вашей СЭМ):

• давайте представим, что на вашем предприятии есть необходимые экологические процессы и процедуры, но обнаружилось, что один из сотрудников не использует документацию по ним правильно или не применяет вовсе. Такое несоответствие может быть признано аудитором некритическим;
• ваша компания поддерживает записи технического обслуживания рабочего оборудования. Обычно так оно и делается, но одна или две формы записи куда-то делись;
• необходимая экологическая процедура существует, но она неточна и не отвечает на все вопросы, поэтому ее нужно отредактировать, чтобы реальный процесс выполнялся эффективно.

Критические несоответствия (крупный недостаток, который чувствительно ослабляет результативность системы экологического менеджмента):

• организация не внедрила или неудачно внедрила целый параграф ISO 14001:2015;
• нет свидетельства разработанных и внедренных корректирующих действий или свидетельство недоказательно;
• процедуры отсутствуют.

Думается, на приведенных примерах мы можем достаточно хорошо проследить различия между двумя типами несоответствий. Легко понять также потенциальные последствия, которые могут иметь для результативности СЭМ различные дефекты. В контексте аудита важно то, что несоответствия, которые угрожают результативности системы, угрожают и результатам аудиторской проверки:

• некритическое несоответствие не может привести к отзыву вашего сертификата, если после обнаружения аудитором оно было устранено в течение 60 дней, а успех корректирующего действия был удостоверен при следующем аудите;
• аудитор имеет право записать уведомление о большом количестве некритических несоответствий, предупреждая об этом клиента. Если, по его мнению, совокупность этих незначительных «огрехов» может деградировать в очень серьезные несоответствия, он или она могут записать даже критическое несоответствие на основе большого количества мелких и незначительных, но опасных;
• критическое несоответствие может привести к отзыву сертификата и назначению новой аудиторской проверки, связанной с материальными издержками и временными затратами для компании, внедрившей СЭМ.

Что ж, теперь мы знаем разницу между критическими и некритическими несоответствиями и понимаем их потенциальные последствия. Однако не менее важен вопрос: как несоответствия устранить, чтобы те же самые проблемы не давали о себе знать вновь.

Продуктивная обработка несоответствий

По отношению к критическим и некритическим несоответствиям исповедуют немного разные подходы. Некоторые некритические дефекты можно устранить просто и быстро (Коррекция, – ред.), вне всяких процедур СЭМ (Коррективы, – ред.). Но хорошей практикой является применение к каждому несоответствию стандартизированной процедуры корректирующих действий вашей системы. Так вы будете уверены в результате – стандартизированная процедура нацелена на окончательное решение проблемы. Лучше провести полноценные корректирующие действия с анализом корневых причин, мониторингом и предупреждением повторного возникновения дефекта. Помните, что в Разделе 10.2 ISO 14001:2015 содержатся конкретные требования стандарта к обработке несоответствий, к корректирующим действиям и любым другим изменениям в СЭМ, спровоцированным проблемами в процессах. Если к несоответствиям вы все время будете применять полноценную и продуманную стандартизированную систему корректирующих действий, то у вас будут свидетельства для аудитора. Конечно, если все было сделано правильно. Да, предотвращать болезнь легче, чем потом ее лечить. Но мы понимаем, что время от времени все равно что-то будет идти не так. Это жизнь. Проблему будет при благоприятных обстоятельствах обнаруживать внутренний аудитор. Ну а в приведенных нами примерах это был сертификационный проверяющий. Советы, которые мы предложили вашему вниманию в этой статье помогут продемонстрировать постоянное улучшение, удовлетворить аудитора и добиться столь желанного всеми сертификата ISO.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.