Несоответствия в процессе управления документацией ISO 9001 и как от них избавиться
Источник: сайт компании «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Основное направление деятельности Bizmanualz – создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, — ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире.
Из всех типов несоответствий, которые могут записать аудиторы качества в ходе аудита – самым «популярным» типом являются несоответствия в процессах управления документацией. Сегодня не может быть уважительной причины все еще допускать существование подобных несоответствий в СМК (Система менеджмента качества, – ред.). Почему? Очень просто. Большинство проблем в управлении документами проистекает от того, что в системе полагаются на процессы анализа и управления. Скажите, что в этом вопросе используете вы: просто вспоминаете, ведете записи от руки, используете функционал компьютера, телефона или просите помощника, чтобы он сказал вам, когда нужно обновлять документацию? А вот еще вопрос: приходится ли вам «охотиться» за людьми, от которых вам нужны подписи на документы? Есть ли у вас специальное место, где вы храните утвержденные документы?
Типичные несоответствия, которые обнаруживаются в управлении документами
- Каким методом вы обеспечиваете процедурами тех людей, которым надлежит по ним работать?
- Собираете ли вы при этом у персонала устаревшие копии документа?
- Что если кто-то, кто не входит в список получателей обновлений документов снимает копии с устаревших документов (сколько может в организации обращаться документов, о которых вы даже не знаете)?
- Управляете ли вы пересмотром документов на том же жестком диске, на котором у вас содержатся оригиналы документов?
- Делаете ли вы что-то вручную при подготовке обновленных версий документации?
- Как вы управляетесь с хранением документов, безопасностью, распределением копий?
Политиками и процедурами надо управлять – не только написать и хранить, как это обычно делается. Стоит присовокупить к возможным проблемам с процедурами и политиками потенциальные трудности с записями, и вы получите обычные проблемы бизнеса: недостаток лидерства в управлении, ведущий к ошибкам в управлении документами СМК.
Управление записями и документами имеет критическое значение для соответствия системы
Система ISO 9001 потребует наладить процессы управления документами, процессы управления записями, потребует специальных процедур, в соответствии с которыми вся эта документация будет управляться. HIPAA (Акт о преемственности и подотчетности медицинского страхования, – ред.) содержит требование об управлении доступом. Закон Сарбейнза-Оксли требует управлять доступом и пересмотром документов. Процессы управления документами и записями – в сердце многих схем соответствия, с которыми сталкивается бизнес. Если ваш случай – это малый бизнес, то скорее всего, вы используете для управления процедурами и политиками одно из двух простых решений: система документооборота, основанная на печатных носителях и система, в которой все происходит через сервер. Первая система состоит из нескольких физических хранилищ документов, в которых вы держите политики, принятые в вашей компании, процедуры, документы, жизненно важные записи. Все знакомы с такими старыми и привычными системами. На самом деле, большая часть компаний так до сих пор и работает, даже несмотря на очевидные недостатки: низкий уровень безопасности, высокий риск потери информации, такая система занимает много физического пространства (особенно старые архивные документы, которые должны храниться не на рабочих местах. С подобной системой по мере роста бизнеса актуализация выведенных на хранение важных процедур и записей может быть ночным кошмаром. Несмотря на это, системы бумажного документооборота и учета – это то, с чем нам приходится жить, ведь первоначальные капиталовложения в такие системы кажутся небольшими. Бумажные документы просто использовать, и мы всегда ими пользовались. К сожалению, системы документов немобильны и негибки. Спросите тех, кто у вас в этом разбирается. Они подтвердят. Однако какая альтернатива? Современные предприятия применяют файловые серверы, чтобы хранить и передавать сотрудникам политики, процедуры, документы и записи. Это осуществляется при помощи локальной сети (LAN, – ред.). Диски для обмена данными имеют несколько преимуществ перед «бумажной» системой отчетности. В них можно вести эффективный поиск, они не занимают столько пространства. Кроме того, с ними может быть обеспечен определенный уровень безопасности через регулирование доступа и используя различные алгоритмы получения разрешений на пользование файлами. Есть и минусы. Например, требуется обучение разной сложности, чтобы увести в Сеть свой документооборот. Существуют проблемы с нетекстовыми файлами (изображениями), так как их тяжело обозначить для последующей идентификации и нахождения. Более того, такие документы требуют дополнительных систем предотвращения случайных нежелательных изменений или удаления. И это решение, которое само в себе несет еще одну проблему, потому что система невероятно усложняется от появления таких систем.
Решение наиболее распространенных проблем с управлением документацией
Ваша система управления документами должна решать много задач по менеджменту документов и записей, которые, в свою очередь, обеспечивают более эффективную работу с политиками и процедурами. Если бы ваш процесс управления процедурами поддерживался специальным программным обеспечением (ПО, – ред.), то несоответствий в управлении документами было бы меньше. Или лучше сказать: аудитор менее вероятно обнаружит какие-либо проблемы при наличии такого ПО. Улучшение системы управления документами поможет уменьшить количество дефектов, для устранения которого и задумывалась ваша документация изначально. Давайте познакомимся поближе с несколькими примерами несоответствий, которые порой находят аудиторы:
- Действительно ли процедуры, которые идентифицированы в вашем Руководстве по качеству одобряются до использования?
- Действительно ли документы, формы, общие списки или архивы соответствуют требованиям вашей процедуры управления документами? Другими словами, везде ли стоят нужные даты, подписи и номера, позволяющие иметь свидетельство регулярной актуализации документов?
- Действительно ли самые последние и имеющие отношение к предмету документы и только они присутствуют на рабочих местах?
- Как вы проверяете доступность документов для понимания и использования?
- Есть ли у вас метод для управления внешней документацией?
- Предотвращает ли ваша система нежелательное использование неодобренных или устаревших версий документов?
ПО для управления документами
Откройте для себя программное обеспечение в сфере управления документами. Используя такое ПО, вы не только переведете ваш документооборот в электронную форму. Стоит подумать также вот о чем. DMS (Система управления документами – document management system, – ред.) должна еще и соответствовать любым стандартам, требования которых организации может потребоваться исполнять… При этом она должна обладать дружественным интерфейсом, насколько это возможно. Иначе говоря, вам предстоит получить больше пользы от меньших затрат усилий и уменьшить количество несоответствий в процессах управления документацией. Что касается ПО для управления политикой и процедурами и автоматизации тех дел, которые могут забыться с течением дня.
- Бэкапы / восстановление после ошибок.
- Безопасность / управление доступом.
- Поиск / извлечение документов из хранилища.
- Соответствие / управление записями.
- Пересмотр документов / управление документами.
- Эргономика / простота использования и обучения пользованию.
- Гибкость / масштабируемость под изменения.
- Учет / просмотр записей.
Более крупные компании могут иногда позволить себе содержать специалиста по управлению документацией, но у вас может не быть на это денег в бюджете. И даже если есть… Сегодня, если вы не используете ПО для управления документами, то при решении вопроса о переходе с «бумажного» документооборота на электронный определитесь с приоритетами: что для вас важно, а что не очень. Оглядите офис! Если вокруг вас слишком много сейфов и шкафов для папок, то, возможно, настало время для того, чтобы перейти на электронные документы и войти в 21 век.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.