Несоответствия в процессе управления документацией ISO 9001 и как от них избавиться

Источник: сайт компании «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Основное направление деятельности Bizmanualz – создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Организация имеет членство в американской организации ASQ (American Society for Quality, — ред.), ставящей своей задачей продвижение современных методов качества в мире.

Из всех типов несоответствий, которые могут записать аудиторы качества в ходе аудита – самым «популярным» типом являются несоответствия в процессах управления документацией. Сегодня не может быть уважительной причины все еще допускать существование подобных несоответствий в СМК (Система менеджмента качества, – ред.). Почему? Очень просто. Большинство проблем в управлении документами проистекает от того, что в системе полагаются на процессы анализа и управления. Скажите, что в этом вопросе используете вы: просто вспоминаете, ведете записи от руки, используете функционал компьютера, телефона или просите помощника, чтобы он сказал вам, когда нужно обновлять документацию? А вот еще вопрос: приходится ли вам «охотиться» за людьми, от которых вам нужны подписи на документы? Есть ли у вас специальное место, где вы храните утвержденные документы?

Типичные несоответствия, которые обнаруживаются в управлении документами

  • Каким методом вы обеспечиваете процедурами тех людей, которым надлежит по ним работать?
  • Собираете ли вы при этом у персонала устаревшие копии документа?
  • Что если кто-то, кто не входит в список получателей обновлений документов снимает копии с устаревших документов (сколько может в организации обращаться документов, о которых вы даже не знаете)?
  • Управляете ли вы пересмотром документов на том же жестком диске, на котором у вас содержатся оригиналы документов?
  • Делаете ли вы что-то вручную при подготовке обновленных версий документации?
  • Как вы управляетесь с хранением документов, безопасностью, распределением копий?

Политиками и процедурами надо управлять – не только написать и хранить, как это обычно делается. Стоит присовокупить к возможным проблемам с процедурами и политиками потенциальные трудности с записями, и вы получите обычные проблемы бизнеса: недостаток лидерства в управлении, ведущий к ошибкам в управлении документами СМК.

Управление записями и документами имеет критическое значение для соответствия системы

Система ISO 9001 потребует наладить процессы управления документами, процессы управления записями, потребует специальных процедур, в соответствии с которыми вся эта документация будет управляться. HIPAA (Акт о преемственности и подотчетности медицинского страхования, – ред.) содержит требование об управлении доступом. Закон Сарбейнза-Оксли требует управлять доступом и пересмотром документов. Процессы управления документами и записями – в сердце многих схем соответствия, с которыми сталкивается бизнес. Если ваш случай – это малый бизнес, то скорее всего, вы используете для управления процедурами и политиками одно из двух простых решений: система документооборота, основанная на печатных носителях и система, в которой все происходит через сервер. Первая система состоит из нескольких физических хранилищ документов, в которых вы держите политики, принятые в вашей компании, процедуры, документы, жизненно важные записи. Все знакомы с такими старыми и привычными системами. На самом деле, большая часть компаний так до сих пор и работает, даже несмотря на очевидные недостатки: низкий уровень безопасности, высокий риск потери информации, такая система занимает много физического пространства (особенно старые архивные документы, которые должны храниться не на рабочих местах. С подобной системой по мере роста бизнеса актуализация выведенных на хранение важных процедур и записей может быть ночным кошмаром. Несмотря на это, системы бумажного документооборота и учета – это то, с чем нам приходится жить, ведь первоначальные капиталовложения в такие системы кажутся небольшими. Бумажные документы просто использовать, и мы всегда ими пользовались. К сожалению, системы документов немобильны и негибки. Спросите тех, кто у вас в этом разбирается. Они подтвердят. Однако какая альтернатива? Современные предприятия применяют файловые серверы, чтобы хранить и передавать сотрудникам политики, процедуры, документы и записи. Это осуществляется при помощи локальной сети (LAN, – ред.). Диски для обмена данными имеют несколько преимуществ перед «бумажной» системой отчетности. В них можно вести эффективный поиск, они не занимают столько пространства. Кроме того, с ними может быть обеспечен определенный уровень безопасности через регулирование доступа и используя различные алгоритмы получения разрешений на пользование файлами. Есть и минусы. Например, требуется обучение разной сложности, чтобы увести в Сеть свой документооборот. Существуют проблемы с нетекстовыми файлами (изображениями), так как их тяжело обозначить для последующей идентификации и нахождения. Более того, такие документы требуют дополнительных систем предотвращения случайных нежелательных изменений или удаления. И это решение, которое само в себе несет еще одну проблему, потому что система невероятно усложняется от появления таких систем.

Решение наиболее распространенных проблем с управлением документацией

Ваша система управления документами должна решать много задач по менеджменту документов и записей, которые, в свою очередь, обеспечивают более эффективную работу с политиками и процедурами. Если бы ваш процесс управления процедурами поддерживался специальным программным обеспечением (ПО, – ред.), то несоответствий в управлении документами было бы меньше. Или лучше сказать: аудитор менее вероятно обнаружит какие-либо проблемы при наличии такого ПО. Улучшение системы управления документами поможет уменьшить количество дефектов, для устранения которого и задумывалась ваша документация изначально. Давайте познакомимся поближе с несколькими примерами несоответствий, которые порой находят аудиторы:

  • Действительно ли процедуры, которые идентифицированы в вашем Руководстве по качеству одобряются до использования?
  • Действительно ли документы, формы, общие списки или архивы соответствуют требованиям вашей процедуры управления документами? Другими словами, везде ли стоят нужные даты, подписи и номера, позволяющие иметь свидетельство регулярной актуализации документов?
  • Действительно ли самые последние и имеющие отношение к предмету документы и только они присутствуют на рабочих местах?
  • Как вы проверяете доступность документов для понимания и использования?
  • Есть ли у вас метод для управления внешней документацией?
  • Предотвращает ли ваша система нежелательное использование неодобренных или устаревших версий документов?

ПО для управления документами

Откройте для себя программное обеспечение в сфере управления документами. Используя такое ПО, вы не только переведете ваш документооборот в электронную форму. Стоит подумать также вот о чем. DMS (Система управления документами – document management system, – ред.) должна еще и соответствовать любым стандартам, требования которых организации может потребоваться исполнять… При этом она должна обладать дружественным интерфейсом, насколько это возможно. Иначе говоря, вам предстоит получить больше пользы от меньших затрат усилий и уменьшить количество несоответствий в процессах управления документацией. Что касается ПО для управления политикой и процедурами и автоматизации тех дел, которые могут забыться с течением дня.

  1. Бэкапы / восстановление после ошибок.
  2. Безопасность / управление доступом.
  3. Поиск / извлечение документов из хранилища.
  4. Соответствие / управление записями.
  5. Пересмотр документов / управление документами.
  6. Эргономика / простота использования и обучения пользованию.
  7. Гибкость / масштабируемость под изменения.
  8. Учет / просмотр записей.

Более крупные компании могут иногда позволить себе содержать специалиста по управлению документацией, но у вас может не быть на это денег в бюджете. И даже если есть… Сегодня, если вы не используете ПО для управления документами, то при решении вопроса о переходе с «бумажного» документооборота на электронный определитесь с приоритетами: что для вас важно, а что не очень. Оглядите офис! Если вокруг вас слишком много сейфов и шкафов для папок, то, возможно, настало время для того, чтобы перейти на электронные документы и войти в 21 век.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: