Культурные аспекты аудита систем менеджмента

Источник: исходный материал на английском языке размещен на официальном сайте IRCA (International Register of Certificated Auditors, – ред.). Основным направлением деятельности этой структуры является профессиональная сертификация внешних аудиторов по системам менеджмента.

Когда вы проводите аудит, то берете в расчет корпоративную культуру? Группа экспертов по практике аудита ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) – «Auditing Practices Group» занялась этим вопросом и разработала полезное руководство о том, как решать проблемы, связанные с корпоративной культурой. На протяжении своей карьеры любой обычный аудитор проводит проверки в огромном количестве организаций с совершенно разным деловым климатом, иной раз он оценивает на соответствие компании с диаметрально противоположными этическими, социальными, экономическими, политическими и религиозными ориентирами. Очень важно, чтобы внешние проверяющие были чувствительными ко всем этим деталям, чтобы избегать конфликтов. Они могут быть легко спровоцированы пренебрежением к культурным особенностям фирмы. Но здесь нужно удержаться между Сциллой и Харибдой, поскольку важно и не потерять беспристрастность. Но и это еще не все. Аудитор сам должен научиться доносить свои идеи в той форме, которая будет понята на предприятии. А это требует не только понимания культуры, но и умение оперировать в работе ее кодами. Специалисты по независимым аудитам обязаны помнить, что поиск общего языка – это именно их ответственность. Они обязаны не допустить, чтобы отсутствие этого общего языка как-то повлияло на результаты проверки. Затем, культура и язык могут быть неодинаковыми даже в пределах одной организации, как, например, в случае международной корпорации.

На стадии планирования аудита

Лучшее время, когда стоит задуматься об учете культуры предприятия в работе – планирование аудита. Когда вы набираете группу аудиторов для работы в конкретной компании учитывайте такие характеристики, как пол, язык, способности, коммуникативные навыки и все другое, что может потенциально быть предметом будущего конфликта в ходе аудита. Когда это возможно, стоит подбирать в аудиторскую группу специалистов, которые владеют местными языками и знакомы с обычаями того места, куда они направляются. Если это невозможно, то, может быть, стоит проинструктировать специалистов на эти темы перед началом реализации поставленной задачи. При разработке программы аудита со временем проведения тех или иных процедур важно не забывать о том, каково расписание для сотрудников той структуры, где проводится проверка. Традиции, которые могут иметь в этой связи значение, выходные, перерывы и время для молитв, – все это важно. В том случае, если аудит осуществляется за рубежом, то задумайтесь, не требуется ли вам независимый перевод некоторых документов и не нужно ли под это учесть дополнительное время в программе проверки. Равным образом уделяйте достаточно времени на инструктаж сотрудников по учету культурных аспектов. Учет этих особенностей нужно проанализировать на первой стадии стандартного двухэтапного аудита системы менеджмента и возможно отступить от правил и внести в аудит кое-какие изменения еще до второй стадии.

Учитывайте деловой климат при проведении проверки

Одна компания не похожа на другую. Нет общепринятого делового климата. Среда, существующая в офисе может быть зависимой и независимой от внешней среды. Ниже приведем некоторые моменты, о которых лучше задуматься, прежде, чем начать работать:

1. Официозность общения/дресс-код. Аудитор будет испытывать серьезный психологический дискомфорт, если он одет чересчур неформально. Именно по этой причине многие органы по сертификации даже у себя придерживаются дресс-кода. Если проверяющий чувствует себя некомфортно, он может повести себя неловко в дискуссиях, и пренебрежение дресс-кодом в конечном итоге скажется на результате аудита. Полезная подсказка. Пусть аудиторы будут одеты так, как одеваются директора в той организации, куда они пришли работать. Разнообразие решений, которое придется принять при решении проблемы дресс-кода будет сильнее на ферме в тропиках. Проще проблема решается, когда речь идет о проверке инвестиционного банка в крупнейшей финансовой столице и в холодное время года. Предварительный визит в организацию перед аудитом, старый добрый здравый смысл, – все это в помощь при определении подходящего дресс-кода.
2. Организационная иерархия. Важно понимать: официально – не значит всегда хорошо, а неофициально – не значит: всегда плохо. Некоторые топовые организации работают в очень неформальном деловом климате. Это касается не только одежды, но и отношений начальников и подчиненных, а также, стиля управления и циркуляции информации внутри компании. Аудиторы должны быть чувствительны к устоям компании и к установившимся отношениям между сотрудниками на разных ступенях служебной лестницы. С другой стороны – это не значит, что можно избегать общения с непосредственным исполнителем той или иной работы. Это порочная практика должна быть изжита. Нельзя разговаривать только с руководителями. Возможно, имеет смысл уделить руководителям дополнительное, сверх обычного время, чтобы избежать недоразумений.
3. Когда обнаруживаются несоответствия. Крайне важно, чтобы все обнаруженные вами несоответствия были грамотно задокументированы и компетентно представлены проверяемой организации. Особенности делового климата некоторых организаций таковы, что руководители и персонал, может крайне болезненно и некритически относиться к попыткам сообщить о несоответствиях и «обороняться», вместо решения проблем. В некоторых структурах руководство сразу после отчета аудитора может начать поиски виновных. Все это может спровоцировать дополнительные трения. Впрочем, это не нужно трактовать так, что аудитор должен воздерживаться от вынесения несоответствий. Тут нужно каким-то образом подчеркнуть, заявляя о проблемах, что речь идет о проверке и улучшении системы, а не проверке и наказании отдельных сотрудников. Принимая во внимание культурные аспекты, можно остаться беспристрастным, но сделать работу более продуктивно. Если вы задумаетесь о деловом климате на этапе планирования, то сможете избежать совершенно излишних конфликтов и ненужного недопонимания.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.