Хватит тратить время на отдельные системы качества

Источник: статья Джима Верзино на английском языке с сайта онлайн издания «Quality Digest». Д. Верзино помог более чем пятидесяти компаниям в вопросе внедрения интегрированных систем менеджмента (качество, экология, менеджмент социальной ответственности, общая организация управления (governance)). Такой формат интегрированной системы подразумевает использование практических инструментов соответствия стандартам ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, требованиям Проекта углеродной отчетности (CDP – Carbon Disclosure Project, – ред.) и Глобальной инициативы по отчетности в области устойчивого развития (GRI – Global Reporting Initiative, – ред.).

80% внедренных у нас отдельных систем менеджмента дублируют работу друг друга

Мы все делаем три раза ту работу, которую нам нужно сделать единожды, большинство из нас даже об этом не подозревает. При этом немаловажно то, что такая ситуация делает вещи более сложными для всех, кто нас окружает. Самое печальное во всем этом то, что подобное положение вещей продолжается долгое время. Как же так получается, что мы совершаем ошибку и даже не отдаем себе в этом отчета, как я написал? Это потому, что у нас есть действующие порознь системы качества, экологического менеджмента, социальной ответственности и общей организации управления. Я всегда прихожу в ужас, когда приезжаю на предприятие и нахожу по системе на каждый аспект управления: на качество, на экологию, для пользования водой, энергией, систему управляющую вопросами безопасности и охраны здоровья, систему риск-менеджмента. Список можно продолжать до бесконечности. На самом деле, все эти системы менеджмента обладают практически одинаковым функционалом. Единственная разница – это формы уровня записей и характер данных.

Хорошая новость (если это вас утешит) состоит в том, что это не ваша ошибка. Большая часть нынешних систем менеджмента – это результат длительной эволюции от более ранних систем, которые, в свою очередь, годами использовались в организациях.

Некоторое время назад было много острых дискуссий по поводу проблем, связанных с работой в условиях разрозненных систем менеджмента и стандартов. Впрочем, 20 или 30 лет назад вопрос не стоял так остро. Вообще, разговоры об отсутствии гармоничного взаимодействия в системах менеджмента могут показаться кому-то академичными. Кто-то спросит: как перенести выводы по этому поводу из переговорных в реальную повседневную практику предприятий, чтобы получить конкурентное преимущество и способствовать гордости сотрудников их мастерством?

Интегрированные системы менеджмента – это и есть мост между «башней из слоновой кости» иных теоретиков к практическому решению проблем. Предприятия, руководители которых способны думать на опережение и осуществляют интеграцию систем несут меньшие издержки, более высокую продуктивность, растет и удовлетворенность сотрудников.

Поставим вопрос так: что все системы менеджмента имеют между собой общего? Что эти общие элементы означают для вашего предприятия?

• Политики и общие стратегические цели и задачи. Эти части систем менеджмента не только в любом случае необходимо создать и управлять ими; информацию о них нужно доносить до заинтересованных лиц через публикации и обучение.
• Процедуры и инструкции. Их требуется создать, управлять ими и транслировать информацию о них. Доведение информации до заинтересованных сторон может быть воплощено в разных формах: обучение, видео-инструкции, наконец, просто печатные инструкции. В любом случае, процедуры и инструкции должны существовать, управляться и распространяться в нужное время среди тех лиц, которые имеют отношение к содержащейся в них информации.
• Данные уровня записей. Это единственный кусочек паззла, из-за которого нужны разные системы менеджмента. Чтобы не быть голословным – пример: фиксация данных, отслеживание автоматически генерируемой информации, например, датчиками (выбросы CO2 из труб или температура в котлах, – ред.), – все это отличается в корне от сбора и оформления сведений с места несчастного случая на рабочем месте.
• Отчеты. Если мы не проводим мониторинг процесса, то не можем сказать, достигнуты ли цели. Есть много способов получения автоматизированных отчетов, например, специальное программное обеспечение для управления энергопотреблением и SQL-запросы.
• Мониторинг и анализ со стороны руководства. Единственный, общий для всех систем менеджмента способ мониторинга данных – это обеспечить доведение информации до соответствующих лиц и гарантировать принятие к рассмотрению. Полученные данные нужно изучить на предмет тенденций и вариаций в процессах. Аудиты – еще один способ проверить: эффективна ли ваша система менеджмента.
• Корректирующие и предупреждающие действия (CAPA, – ред.). После анализа работы системы менеджмента со стороны руководства – неважно, идет ли речь о качестве, управлении рисками, экологии или другой проблематике, нужны какие-либо корректирующие действия для внедрения улучшений в деятельность предприятия. Мероприятия в рамках корректирующих и предупреждающих действий могу занимать и несколько месяцев, и пару дней – это вопрос другой. И таким же образом, как в случае с мониторингом, неизбежно придется отслеживать критерии эффективности процесса, чтобы обеспечить его эффективное функционирование.

Все вышеперечисленное венчает постоянное улучшение, входными данными для которого являются запланированные корректирующие и предупреждающие действия, а выходными – улучшенные процессы и процедуры – это необходимо в любой системе менеджмента.

Каждый завод имеет систему менеджмента качества, экологии, рисков, безопасности, здоровья, общей организации управления. Каждая система на 80-90% дублирует другие. Мы тратим невероятное много времени, энергии, закупочных возможностей, времени обучения и управленческой воли на то, чтобы разрываться между этими многочисленными системами менеджмента. 80% каждой системы нужно объединить, а двадцать оставшихся процентов заслуживают специфического подхода для каждой проблематики.

Если вы это сделаете, то вы станете более конкурентоспособными, сэкономите деньги и сделаете счастливее ваших сотрудников. Вот что я называю абсолютной победой.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.