Как структурировать документацию системы менеджмента качества по ISO 9001:2008

Источник: данная статья написана экспертом по качеству Анной Месковской (Ana Mescovska, — ред.). Анна совмещает работу консультанта по внедрению стандартов ISO 9001, ISO 27001, ISO 20000 c должностью менеджера по интегрированной системе качества и информационной безопасности в одной из компаний. Менеджером она работает вот уже семь лет, а опыт работы консультантом составляет девять лет.

Обычно, когда люди думают о документации системы менеджмента качества (СМК, — ред.), то представляют себе кипы документов и ненужных бюрократических процедур. Все это оттого, что компании обычно впадают в раж, когда разрабатывают эти документы для обеспечения работы СМК. Впрочем, они могли бы и не перегибать палку. Да, действительно, международный стандарт на системы менеджмента качества содержит требования о внедрении некоторых документов (читайте материал «Список обязательных в соответствии с ISO 9001:2008 документов». Задачи и преимущества документации СМК многообразны: она обеспечивает ясную информационную инфраструктуру для операций компании, координирует процессы и помогает лучше понимать устройство СМК, документация предоставляет свидетельства достижения целей и реализации задач. При разработке документации системы, вам стоит сосредоточиться на практичности и эффективности, создавать процессы и документы, которые могут помочь в реальной повседневной деятельности.

Иерархия документации СМК

Документация СМК может состоять из разных типов документов. Обычно в комплекс документов системы качества входят следующие типы: Политика в области качества, Руководство по качеству, процедуры, планы качества, записи по качеству. Структура документации может быть изображена в виде диаграммы, которые вы можете увидеть ниже:

Как структурировать документацию СМК по ISO 9001:2008

ISO 9001 предполагает документирование разной по своему характеру информации, но не для любого типа данных нужно создавать отдельный документ. Требования стандарта к документам обладают достаточной гибкостью, так что внедряющая организация может решить сама: каков должен быть в ее случае объем документированных сведений, она также определяет необходимую исходя из ее специфики степень детализации документации СМК. Например, малые компании могут сделать свои документированные процедуры частью одного документа – Руководства по качеству.

Как организовать документацию СМК вашей компании

Международный стандарт ISO 10013:2001 «Руководство по документированию системы менеджмента качества», включает некоторые положения, которые помогают предприятиям определить формат различных документов системы и степень детализации документации СМК, также там есть некоторые замечания о содержании документов. ISO 10013 предлагает пользователям ISO 9001 поразмышлять над следующими тезисами:

1) Руководство по качеству. Руководство должно быть пригодным для организации. Структура и содержание Руководства может варьироваться в зависимости от размера компании, сложности процессов, компетентности персонала. Малые компании могут совместить в одном документе – Руководстве по качеству – всю необходимую в соответствии с ISO 9001:2008 документацию системы. С другой стороны, крупные транснациональные организации могут иметь несколько различных Руководств по качеству. В стандартном случае Руководство содержит следующий контент: область применения СМК, исключения из требований стандарта, ссылки на соответствующие внешние и внутренние документы и описания последовательности и взаимодействия бизнес-процессов. Политика и цели в области качества также могут быть документированы непосредственно в Руководстве по качеству – без отдельных документов.

Структура Руководства по качеству должна включать следующие составные элементы: заголовок и оглавление, область применения системы менеджмента качества, исключения из применения требований ISO 9001, информацию о статусах версий документов и одобрении новых редакций, Политику в области качества и Цели; описание СМК, описание процессов организации, разграничение ответственности всех сотрудников, ссылки на соответствующие информационные и нормативные документы. Больше информации о подготовке эффективного Руководства по качеству вы можете найти в нашей статье «Написание короткого Руководства по качеству».

2) Политика в области качества. В Политике должна быть определенная декларация организации. Политика – это заявление, провозглашающее приверженность организации качеству и постоянному улучшению. Обычно это заявление используется в пропагандистских целях, его размещают на рекламных материалах и публикуют на веб-сайте компании. Ничего удивительного, что роль Политики диктует ее особенности. Обычно делают краткое и абсолютно понятное заявление. Политика в области качества определяет цели, к которым компания стремится в области качества. Цели в области качества должны задаваться так, чтобы быть измеримыми.

3) Процедуры. Процедуры тоже могут иметь совершенно разную структуру и разный формат. Это может быть текст, описывающий метод совершения действия, можно его структурировать, добавив таблицы, можно для наглядной демонстрации добавить еще более наглядные графические элементы, к примеру, потоковые диаграммы. Можно использовать все доступные форматы в удобных комбинациях.

Процедуры в СМК должны включать следующие структурные элементы:

  1. Заголовок – чтобы процедуру по нему можно было идентифицировать.
  2. Формулировки целей, описывающие назначение процедуры.
  3. Область применения – в этом разделе должно быть сказано, каких именно аспектов касается процедура и какие вопросы затрагиваются.
  4. Ответственность и полномочия людей, этапность функций в том аспекте, который затрагивается процедурой.
  5. Необходимо прописать и перечислить записи, которые фиксируют результаты выполняемых в соответствии с процедурами действий.
  6. Управление документацией. Идентификация изменений, даты пересмотра, механизмы одобрения и работы с версиями, – все это нужно включить в текст процедуры, с описанием установленных действий в рамках управления документацией.
  7. Описание действий – это главная составляющая документированной процедуры, связанная со всей остальной приведенной информацией. В данной секции описывают: какие действия и операции должны быть предприняты, кем, как, когда и где. В некоторых случаях надлежит даже объяснить, почему должны совершаться описываемые действия.
  8. Необходимо описать входы и выходы процессов, которых касается процедура, необходимо остановиться на ресурсах в обеспечение процессов, о которых идет речь.
  9. Если требуется, то стоит добавить к процедуре информационные приложения.

4) Рабочие инструкции. Рабочие инструкции иногда включают в процедуры как составную часть. В других случаях на них делаются ссылки. Обычно рабочие инструкции имеют структуру, повторяющую структуру процедур. Иногда они даже посвящены тем же аспектам, которым посвящены процедуры. Отличие состоит в том, что рабочие инструкции в большей степени фокусируются на последовательности шагов, инструментах, методах и требованиях по точному выполнению операций.

Если персонал хорошо обучен и компетентен, то этот факт может снизить потребность в детализации рабочих инструкций. Больше об этом вы можете узнать в статье «Как компетентность, обучение и осведомленность могут заменять документацию в вашей СМК».

Хорошая документация СМК имеет большое значение с точки зрения эффективности системы

Определение детализации документов СМК основано на нуждах самой внедряющей ISO 9001 организации. Сделать правильный выбор очень важно. Дело даже не только в самой системе. Адекватно организованная документация сделает операции проще. И напротив, плохие документы не принесут с собой ничего, кроме проблем.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: