Изменения в новой после ISO 14001:1996 редакции вряд ли будут значительными

Источник: статья вышла на сайте ASQ (American Society for Quality, – ред.) – автор Мэрилин Блок, президент консалтинговой фирмы «MRB Associates», помогающей компаниям внедрять системы экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Материал вышел в 2001-м году и сегодня представляет интерес в историческом аспекте.

Близится сентябрь (2001, – ред.), а это значит, что стандарт ISO 14001 в нынешней редакции близится к своей пятой годовщине. По правилам ISO – Международной организации по стандартизации, ее стандарты должны подвергаться редакции каждые пять лет, чтобы в нужное время, с изменением ситуации, можно было принять решение о том, сохранить ли норматив в неизменном виде, изменить под потребности пользователей или вообще отменить в том случае, если он утратил актуальность. В июне 2000 на ежегодной встрече ТК №207 делегаты приняли решение о том, что ISO 14001 «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению» нужно вновь отредактировать, однако сделано это должно было с соблюдением трех условий:

• новая редакция должна сделать более понятным пользователям язык ISO 14001;
• формулировки стандарта следует изменить с таким расчетом, чтобы повысить совместимость ISO 14001 со стандартом ISO 9001;
• Смысловые изменения требований не должны быть фундаментальными.

Годом спустя, рабочая группа по разработке первоначального проекта новой редакции создала на основе этих требований свод рекомендаций участникам работы над будущей редакцией ISO 14001. В момент публикации этой статьи в техническом комитете запланировано обсуждение этого документа. Эксперты со всего мира, представляющие свои страны в ISO, будут обсуждать план создания новой версии, пока не придут к консенсусу относительно предполагаемых изменений в стандарте. После этого черновик с планом поправок в ISO 14001 будет направлен в национальные органы по стандартизации, являющиеся членами Международной организации по стандартизации. Ожидается, что документ будет рассматриваться в Технической консультативной группе США, которая представляет нашу страну в ISO и в TC 207, в сентябре этого года. Из 29 предложенных в будущую редакцию ISO 14001 поправок, 16 являются просто пояснениями существующих в действующей редакции, а пять повышают совместимость с нормативом ISO на системы качества. 8 поправок назвали «смешанными», служащими и той и другой целям. В этой статье мы хотим осветить наиболее важные изменения, которые планируются в будущей версии стандарта ISO 14001.

Приложение A (Annex A) не будут менять

Любопытно, что рабочая группа не выступила с рекомендациями менять Приложение A, предоставляющее пользователям ISO 14001 руководство по внедрению систем экологического менеджмента. Это несмотря на то, что в действующей редакции стандарта в подпунктах об операционном контроле, готовности к чрезвычайным ситуациям, мониторинге и измерениях есть примечания, что «в этот раздел могут быть изменения в будущей редакции». Читая эти примечания, пользователи уже настроились, что перечисленные элементы СЭМ окажутся в рекомендациях к разработке новой редакции, но ничего подобного – пока их там нет. Кстати, стандарт ISO 14004, описывающий общие принципы внедрения СЭМ и дополняющий ISO 14001 сейчас редактируется, чтобы продолжать быть совместимым с ISO 14001, и изменения будут существенными.

Изменения в терминологии

Шесть определений в ISO 14001, если все будет сделано в соответствии с действующей версией рекомендаций, будут преобразованы термины, чтобы они стали более понятны пользователям. К примеру, определение 3.8 – «экологическая результативность» планируется раскрыть так: «результаты управления организацией своими экологическими аспектами». Планируется заменить и формулировку определения термина 3.9 – «экологическая политика». Существующие формулировки планируют заменить на: «официальное декларирование менеджментом организации своих намерений и вектора развития в экологических вопросах». Наконец, еще одно понятие 3.13 – «предотвращение загрязнения» – планируется объяснить таким образом: «использование процессов, практик, материалов, продукции или энергии с таким расчетом, чтобы минимизировать, избежать или взять под контроль (все вместе или по отдельности) выработку отравляющих веществ, отходов и выбросов. Это позволит уменьшить негативное влияние на окружающую среду». Раздел с общими требованиями (4.1, ISO 14001) разработчики рекомендаций по изменениям хотят расширить. Если в действующей редакции только сказано, что СЭМ нужно «разработать и поддерживать ее функционирование», то предлагаемая замена заметно многословнее, по ней организация должна «разработать, документировать, внедрить, поддерживать в рабочем состоянии и постоянно улучшать» систему экологического менеджмента. Также в случае принятия рекомендаций в неизменном виде раздел, о котором идет речь, пополнится требованием к организациям определить область распространения своих систем.

Экологические аспекты

В попытке более понятно объяснить Подпункт 4.3.1 об экологических аспектах, эксперты ISO собираются разбить его на несколько подразделов. Первый из предлагаемых обновленных подразделов требует осуществить следующие процедуры:

• «идентифицируйте экологические аспекты, связанные с деятельностью организации, продукцией или услугами, (включая новые и потенциальные процессы и изменения в деятельности), которыми организация может управлять и на которые способна оказывать влияние»;
• «определите экологические аспекты, которые являются значимыми, то есть оказывающими серьезное влияние на окружающую среду».

Упоминание о потенциальной деятельности и об изменениях в процессах является существенным изменением требований по сравнению с действующей редакцией. Скорее всего, это новшество вызовет споры и в процессе редакции ISO 14001 его еще раз перепишут.

Группа специалистов, которые разработали рекомендации по изменениям в ISO 14001, предложили выделить последнее предложение первого параграфа Подраздела 4.3.1 в отдельный подраздел рядом. По сути своей, эта перестановка расширяет требования в этом месте. В действующей редакции они сосредоточены на роли значимых экологических аспектов в постановке экологических целей. Предлагаемые изменения рассматривают вопрос шире. Они «трактуют» взаимосвязь значимых аспектов и внедрения СЭМ вообще.

В рекомендациях по изменениям ISO 14001 на удивление не появилось предложения заменить название подпункта 4.3.4 (экологическая программа менеджмента – environmental management program), хотя появление данного вопроса в повестке встречи ТК этим летом ожидалось. Ранее много писалось, что формулировки требований в проблемном подпункте направлены на то, чтобы заставить руководство организаций артикулировать свои Цели и Задачи в области экологического менеджмента. Следует признать, что цель эта не достигалась из-за неудачных формулировок. Путанный заголовок приводил к тому, что только увеличивал количество затруднений, с которыми сталкиваются пользователи, пытающиеся понять и внедрить ISO 14001.

В подпункт 4.4.2 об обучении, осведомленности и компетентности разработчики рекомендаций предложили внести три правки:

• последний параграф раздела предложено переставить в начало. Это сменит фокус с обучения как такового на обеспечение компетентности персонала. Уже эта компетентность может быть достигнута через обучение, образование, опыт;
• термин «персонал» в интересующем разделе заменили на формулировку «любой человек». Что это значит? Данная рокировка потенциально расширяет круг лиц, которые должны быть компетентными для целей СЭМ. Получается, что это не только сотрудники, но все, кто могут повлиять на оказание организацией значимого влияния на экологию. То есть, под требования стандарта могут подпадать и временные работники и подрядчики;
• наконец, в конце раздела предлагают добавить примечание с пояснением о том, что такое «член команды» (member, – ред.) – термин употребляется выше, где речь идет об осведомленности и обучении. В примечании хотят написать, что к «членам команды» могут относиться привлеченные специалисты, партнеры, члены совета директоров и другие заинтересованные лица, которые не являются официальными сотрудниками предприятия.

Коммуникация

Эксперты ISO предлагают изменить подпункт 4.4.3. Обновленный текст потребует от внедряющих организаций «решить, следует ли доносить до внешних заинтересованных сторон информацию по значимым экологическим аспектам». В этом проглядывается попытка устранить путаницу с существующей редакцией. Не все пользователи пока понимают, что требует стандарт в вопросе внешней коммуникации. Собираются отредактировать 4.4.5, который, напомню, посвящен управлению документацией. В первом же предложении появляются весьма интересные изменения. Предлагаемые изменения, по сути, переориентируют пользователя стандарта с документации, требуемой ISO 14001 на документацию, требующуюся в интересах СЭМ. В конце подраздела есть два примечания, которые методически разводят понятия «процедуры» и «документированные процедуры».

В первом из двух предлагаемых примечаний написано, что процедуры документированы, если по процедуре существует документ (на бумажном, электронном или любом другом подходящем носителе). Примечание второе уточняет, что о процедуре можно говорить, когда имеется определенный метод совершения действия, но документация – не обязательное условие существования процедуры.

В нынешней редакции подпункт 4.5.1 ISO 14001 по мониторингу и измерениям распадается на три отчетливых требования: нужно проводить мониторинг и измерения операций, связанных со значимыми экологическими аспектами, нужно осуществлять калибровку оборудования для мониторинга и измерений, нужно оценивать соответствие требованиям законодательства и регуляторов. Если предлагаемые изменения в стандарте будут приняты в полном объеме, то в 4.5.1 останутся только первые 2 требования. Оценку соответствия требованиям регуляторов изымут, заменив подпунктом 4.5.2, озаглавленном «Оценка соответствия законодательным требованиям». Соответственно, оставшиеся параграфы будут иначе пронумерованы: корректирующие и предупреждающие действия станут 4.5.3, записи – 4.5.4, внутренний аудит СЭМ – 4.5.5.

Второй подраздел 4.6 об анализе со стороны руководства тоже переформулируют. Особое внимание в обновленном параграфе уделят входным и выходным данным процесса. Будет пояснение о том, что «входы» процесса включают результаты внутренних аудитов, изменившиеся обстоятельства, под которые нужно подстраивать СЭМ, а также данные о результативности действий, предпринятых по результатам прошлого совещания в рамках анализа со стороны руководства. В числе «выходных данных» хотят указать возможные изменения в экологической политике, целях, других элементах, работа с которыми реализует принцип приверженности менеджмента постоянному улучшению системы.

Рекомендации по повышению совместимости будущей редакции ISO 14001

Прежде всего, для пущей совместимости с ISO 9001 заменили общий заголовок стандарта ISO 14001. Теперь норматив будет называться «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению», чтобы быть созвучным заголовку ISO 9001:2000 «Системы менеджмента качества. Требования». Чтобы сблизить стандарт экологического менеджмента со стандартом менеджмента качества, заголовок 4.4.1 ISO 14001 «структура и ответственность» будет переименован в «Ресурсы, роли, ответственность и полномочия». Мне не очень понятно, почему это изменение эксперты ISO определили как сближающее два стандарта, ведь в ISO 9001:2000 один параграф (5.5) посвящен ответственности, полномочиям и коммуникации, а другой – менеджменту ресурсов. Однако как бы-то ни было, рокировки в ISO 14001 поспособствуют большей доступности требований для пользователей.

Серьезным изменениям, судя по Рекомендациям, подвергнется 4.4.4 – это раздел о документации СЭМ. В общих чертах он будет повторять структуру соответствующих требований из ISO 9001:2000 (4.2.1). Ожидается, что отредактированный раздел ISO 14001 будет включать следующие типы документации системы экологического менеджмента:

• документы, необходимые в соответствии с ISO 14001;
• документы, необходимые самой организации для эффективного планирования, операций и управления процессами, относящимися к мероприятиям в рамках экологического управления;
• записи, требуемые международным стандартом (4.5.4);
• нормативные ссылки на любые другие документы, взаимосвязанные с документацией СЭМ.

В отличие от ISO 9001:2000 в системе экологического менеджмента не требуется руководство. Подпункт 4.5.3 ISO 14001 о записях изменят в двух аспектах, если, конечно, рекомендации примут. Во-первых, процедура управления записями должна будет документироваться в СЭМ, во-вторых, для большей совместимости с ISO 9001 область действия данной процедуры расширят: она будет распространяться не только на идентификацию, поддержку и хранение записей. «Поддержку» (maintenance, – ред.) в этой триаде заменят на «хранение, защиту и извлечение из архива записей».

Подводя итог, скажу, что изменения, описанные в данной статье далеки от окончательности. Читатели, знакомые со сложной процедурой согласований знают: в будущем все формулировки будут десять раз обсуждаться и меняться. В то же время, первый свод рекомендаций по изменениям в ISO 14001 можно рассматривать как важный сигнал об общем направлении тех перемен, которые ждут пользователей стандарта ISO на системы экологического менеджмента. Сигнал, на мой взгляд, означает, что ISO 14001 вряд ли будет существенно меняться – как в смысле содержания, так и в смысле структуры.

Пользователи предыдущей версии стандарта, которые боялись, что новая версия ISO 14001 будет абсолютно не похожа на предыдущую, могут вздохнуть свободно. Судя по рекомендациям к изменениям, ничего подобного не произойдет. Организации, которые находятся в процессе внедрения действующей редакции или уже давно создали СЭМ, обнаружат, что для соответствия будущей редакции им вряд ли придется делать очень большие усилия. С другой стороны, заинтересованные лица, ждавшие появления новых требований по документации и\или более пристального внимания к требованиям регуляторов, деталей в этом вопросе, скорее всего, будут разочарованы.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.