Изменения требований в ISO 9001:2015

Источник: Материал был размещен на сайте консалтинговой компании «Cavendish Scott». Организация имеет офисы в Бостоне и Денвере, а также в Великобритании, в городе Хитчин. Компания предоставляет полный комплекс услуг в области систем менеджмента. Помимо консалтинга занимается аудитами и обучением.

Технические комитеты еще могут вносить правки в текст ISO 9001:2015, но вряд ли они изменят то, что продиктовано Приложением SL (Annex SL, – ред.).

(Приложение SL – часть Директив Международной организации по стандартизации ISO, которые регламентируют в этой структуре различные аспекты работы по созданию стандартов. Приложение SL формирует единую структуру для всех стандартов ISO на системы менеджмента, ред.)

Это гарантирует наличие общего языка для всех стандартов систем менеджмента, особенно в области поддерживающих процессов (процессы, результат которых важен только для внутренних потребителей организации, – ред.). Хотя нынешнее обновление ISO 9001 испытывает на себе влияние различных заинтересованных сторон и ведется борьба за формулировки, осложненная разными языками и мотивами, рождение общего языка благодаря Annex SL возможно. У нас есть, как нам кажется, полезные мысли по поводу того, что унифицированные секции из Приложения SL будут содержать в случае с ISO 9001:2015.

Обзор

Стандарт ISO 9001 подвергается серьезным изменениям. Характер этих изменений колеблется от чисто терминологических перемен до появления совершенно новых требований. И все же, даже самые серьезные корректировки не повлияли на направленность и дух стандарта.

Например, управление документацией по новой редакции ISO 9001:2015 станет называться «документированной информацией». Приложение SL лучше выглядит в этом аспекте, чем действующая редакция ISO 9001. Такой успех достигнут за счет того, что понятие «документированная информация» охватывает записи и другие типы документации СМК (система менеджмента качества, – ред.). Но излагаются положения стандарта в этом вопросе по-другому и все кажется более сложным и запутанным, чем было ранее. Несмотря на это, тщательное сопоставление ISO 9001:2008 и Приложения SL показывает, что требования стандарта остаются практически неизменными.

Другие новации более значительны: эксперты ISO убрали «предупреждающие действия» и добавили «риски и возможности». Нельзя с уверенностью сказать, что в ISO всегда видели «предупреждающие действия», как «риски». Однако с нашей точки зрения, постановка вопроса о «рисках» является разумным выбором. Это может потребовать от организации создать новые процессы, новые процедуры, новые записи и проводить дополнительное обучение, но результат должен быть выгодным для всех организаций.

Несмотря на то, что оценивать многие изменения в ISO 9001:2015 еще преждевременно, о переходе от «предупреждающих действий» к «рискам и возможностям» можно говорить определенно, ведь он обусловлен уже принятым Приложением SL.

Ниже мы приведем краткий обзор некоторых из наиболее предсказуемых изменений в ISO 9001 редакции 2015 года. Эта статья будет сосредоточена только на семи секциях, которые, по нашему мнению, претерпят изменения. Не охвачены разделы один, два, десять из ISO 9001:2015.

Раздел 3: Термины

Определения не включены в текущую версию ISO 9001, но они появятся в версии 2015 года. Вот несколько определений в Приложении SL, которые, скорее всего, примет комитет ISO №176. Определения должны дать представление о некоторых требованиях будущей редакции ISO 9001.

3.02. Заинтересованная сторона

Лицо или организация, которые могут повлиять на какое-либо решение или какую-либо деятельность, могут быть затронуты ими или считают себя затронутыми.

3.09. Риск

Влияние неопределенности

Примечание 1: результат является отклонением от ожиданий – положительным или отрицательным.

Примечание 2: неопределенность является основой или частью дефицита информации, связанного с пониманием или знанием события, его вероятности или последствий.

3.11. Документированная информация

Информация должна управляться и поддерживаться организацией или средой, в которой она содержится.

Примечание 1: документированная информация может быть представлена в любом формате и размещаться на любом носителе.

Примечание 2: документированная информация может относиться к:

• Системе менеджмента (3.04), в том числе к связанным процессам (3.12)
• Информация создается для организации работы (документация)
• Свидетельствам достигнутых результатов (записи).

3.13. Производительность

Измеряемые результаты

Примечание 1: производительность может оцениваться по количественным или качественным параметрам.

Примечание 2: производительность может относиться к:

• – управлению деятельностью
• – процессам (3.12)
• – продукции (включая услуги)
• – системе или организации (3.01)

3.14. Аутсорсинг.

Сформировать систему, в которой внешняя организация выполняет часть функций или процессов организации-заказчика.

Примечание 1: внешняя организация выходит за рамки системы менеджмента, но сами процессы переданные на аутсорсинг находится в ее сфере.

Раздел 4: Среда организации

Похожие требования содержатся в текущем ISO 9001. Но это совершенно новый раздел, который подкорректировали с таким расчетом, чтобы система менеджмента качества была реально интегрирована в общее управление организацией. Как показывает практика, многие организации обращаются к стандарту, но не могут интегрировать ISO 9001 в уже существующую управленческую структуру, в результате СМК существует параллельно остальной деятельности. Обновленные требования стандарта будут стимулировать организации к созданию органичной и эффективной системе менеджмента.

4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.

Это означает, что система менеджмента качества будет учитывать большее количество факторов, чем просто требования потребителя. Скорее всего, придется принимать в расчет требования акционеров/собственников, менеджмента, сотрудников, и, возможно, даже общественности в некоторых организациях.

Несмотря на то, что организация определяет потребителя как единственного заинтересованного лица в том, что касается ее целей в области качества – обновленный раздел открывает возможности здесь для более детализированного подхода. Организации будет важно теперь четко расставить точки над «и» в вопросе заинтересованных сторон, или подставиться под замечания аудиторов. Это необязательно приведет к увеличению необходимой работы в СМК, а если смотреть позитивно, позволит решать проблемы, которые ранее оставались вообще без внимания.

Раздел 5: Менеджмент

На первый взгляд, новый раздел 5 не содержит каких-то новых требований к менеджменту.

5.1. Высшее руководство должно продемонстрировать лидерство и приверженность

Тем не менее, добавление слова «лидерство» представляет особый интерес. Феномен лидерства рассматривался в книгах по менеджменту на протяжении многих лет. Кроме того, в стандарте нет определения лидерства, что может вызвать множество различных интерпретаций. Решение заключается в определении сущности лидерства для конкретной организации и его фиксация, например, в руководстве по качеству. Если не будет подобного четкого определения, то вопрос сущности «лидерства» для конкретной организации останется открытым, и будет зависеть от интерпретации аудитора.

Раздел 6: Планирование

Риски и возможности являются частью формального процесса, введенного здесь в разделе планирования. Он потребует от большинства организаций создать новые процессы. Акцент на возможностях, который делается в проекте ISO 9001:2015 позволяет работать над улучшением во время анализа ситуации – рисков и проблем – позволяет задать всей деятельности в рамках СМК позитивный вектор.

Честно говоря, это хорошее требование и должно привести к значимым, проактивным результатам в большинстве организаций. Некоторые организации жалуются, что они являются слишком простыми для подобных требований. Если они на самом деле простые, то этот процесс не займет у них много времени.

6.1 Действия по компенсации рисков и использованию возможностей

При планировании системы управления, организации следует учитывать вопросы, упомянутые в пунктах 4.1 (среда организации) и в 4.2 (потребности заинтересованных сторон), чтобы определить риски и возможности. В соответствии с новыми требованиями это означает:

• гарантированное обеспечение системой получения желаемых результатов;
• предотвращение или уменьшение вероятности возникновения нежелательных эффектов;
• достижение постоянного улучшения.

Организация должна планировать:

а) меры по работе с рисками и возможностями, и

б) искать способы интеграции этих мер в процессы системы менеджмента и оценки эффективности этих действий.

Раздел 7: Поддержка

Новая структура, утвержденная Приложением SL, демонстрирует, что системы управления состоят из процессов, которые, как правило, отражают цели системы, и процессов вспомогательных (или поддерживающих, – ред.) – они поддерживают функционирование основных процессов в организации. Поскольку вспомогательные процессы, технически, будут одними и теми же для всех систем менеджмента, то разные стандарты могут содержать в этом разделе одинаковый контент. Это как раз то, ради чего создавалось Приложение SL.

7.4. Связь (сommunication)

Организация должна определить необходимость внутренних и внешних коммуникаций, имеющих отношение к системе управления, в том числе:

• что будет предметом коммуникации
• когда будет происходить коммуникация
• с кем она будет осуществляться

Концепт коммуникации присутствует в ISO 9001 и теперь, хотя известно, что очень немногие организации внедряют эти требования практически и с привлечением процессно-ориентированного подхода: многие обходятся констатациями, что коммуникация происходит посредством встреч и писем. Вероятно, это не то, что подразумевает ISO 9001:2008. Стандарт скорее побуждает руководство определить потребности в коммуникации и отреагировать на наличие таких потребностей. Это требование регламентировано более четко в проектах новой редакции ISO 9001, поскольку теперь от организаций требуется принятие «коммуникационных планов» (communication plans, – ред.).

Хотя этот подход является новым для ISO 9001, отчетливое требование об этом давно есть и в 14001, и в 18001 (подразумевается стандарт OHSAS 18001, – ред.). Да! Надо сказать, что в простых организациях, процесс коммуникации тоже несложный.

Раздел 8: Операции

В этом разделе в Приложении SL рассматриваются цели для стандарта систем менеджмента. В ISO 9001 целью является качество. Здесь говорить практически нечего, Приложение SL признает, что этот раздел может быть посвящен качеству или любому другому предмету, которому посвящена система менеджмента. Комментировать здесь пока что-либо сложно, нужно ждать, когда отраслевые комитеты заполнят этот раздел, каждый для своей специфики.

Раздел 9: Оценка эффективности

Помимо незначительных изменений, которые охватывают измерения и мониторинг, в разделе 9 содержатся требования, аналогичные тем, которые мы видим в ISO 9001:2008.

Что это значит?

Если организация не внедрила процессный подход и не имеет по-настоящему интегрированной системы ISO, то влияние новых изменений может стать существенным. Те организации, которые используют этот подход и следуют указанным принципам, вряд ли затратят много сил для адаптации своей системы к новой редакции ISO 9001, переработанной в соответствии с Приложением SL.

Можно предположить, что организации захотят обновить свою документацию для соответствия новой структуре и терминологии. Внедрять новый язык важно, поскольку это помогает поддерживать согласованность, а также показывает клиентам, что ваша СМК поддерживается в рабочем состоянии. При внесении изменений появляется хорошая возможность пересмотреть всю систему в целом и вносить улучшения.

Несмотря на то, что правила, введенные Приложением SL просты, многие главы ISO 9001 – в основном те, которые сфокусированы на управлении качеством, – не регулируются этим документом. Придется ожидать выхода стандарта, чтобы узнать каковы изменения и являются ли они такими уж существенными.

Перевод: внештатный сотрудник «Единый Стандарт» Сергей Рудченко.