Использование ISO 9001 для победы в тендерах – руководство для малых предприятий

Источник: настоящая статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения PRINCE 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.

Малые и средние компании еще никогда не выходили на таких выгодных условиях на открытые тендеры. Структуры, предоставляющие госуслуги и правительственные организации, пытаясь сэкономить деньги и заодно поощрить местную экономику, разбивают крупные заказы на более мелкие, чтобы небольшие игроки рынка могли принять участие в конкурсе. Таким образом, покупатель берет на себя риски проекта и дополнительную нагрузку, ведь закупщик должен взаимодействовать со всеми этими небольшими компаниями. Понимая это, один эксперт, легенда бизнеса, сказал, что в будущем только на 30% победа в тендере будет зависеть от выставленного кандидатом ценника, а 70% определят разные нюансы поставки продукции и качества. Если это так, то не трудно понять, почему работа со стандартом ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества. Требования» оказывает позитивное влияние на шансы победить в тендере. Итак, как же средние и малые компании могут оптимально применить свое соответствие ISO 9001:2015, чтобы максимально использовать преимущества при участии в открытом тендере.

ISO 9001:2015. Реклама преимуществ

Открытые тендеры становятся более простым делом, чем еще несколько лет назад. Документация, которую вы оформляете членится на стандартные модули для заполнения, позволяющие выгодно представить ваши преимущества и объяснить, почему ваша организация может быть полезна для проекта. В среднем обычно нужно написать 500 слов – конечно, на это оказывает влияние масштаб заказа. Если принять во внимание статистику: в 2014 году центральное правительство Великобритании размесило в стране заказов на 10 миллиардов фунтов (14,38 миллиардов американских долларов, – ред.) – можно сказать, что для малого бизнеса в госзакупках заключены колоссальные перспективы. А теперь вопрос: способна ли ваша компания выделиться из безликой толпы конкурентов? Как средним и малым предприятиям это следует делать?

1. Убедитесь, что вы упомянули, что сертифицированы по стандарту ISO 9001:2015 в соответствующем разделе тендерной документации. Это лежит на поверхности, но случаются ошибки.
2. Убедитесь, что приложили копию сертификата ISO 9001:2015 и его регистрационный номер в качестве сопроводительной документации к тендеру. Проблема в том, что если вы не предоставите доказательств своей сертификации, ваше голословное заявление о наличии системы качества будет проигнорировано. Это может произойти, в том числе потому, что у организаторов не хватает времени запросить и получить от вас доказательства.
3. Поставьте себя на место тех, кто читает тендерную документацию. В этом вам помогает СМК (Система менеджмента качества, – ред) по ISO 9001:2015. Одной из ее задач по замыслу создателей стандарта является помощь в выполнении требований регуляторов, повышение удовлетворенности потребителей, повышение эффективности, внедрение культуры качества «с первого раза». Система качества развивает обратную связь с потребителем и способствует оценке деятельности в компании, направленной на постоянное улучшение работы. Очень легко можно себе представить, что тот, кто будет читать вашу тендерную документацию, не читал ISO 9001. Не считайте, что одного заявления о соответствии стандарту или информации о сертификации будет достаточно, добавьте короткую и емкую характеристику того, что гарантированно даст проекту СМК, если организаторы тендера остановят свой выбор на вас.
4. У вас работает СМК по ISO 9001:2015, а это значит, что у вас собираются готовые данные, чтобы доказать свою приверженность «мышлению на основе рисков», у вас есть позитивные отзывы от потребителей, свидетельство того, что вы постоянно улучшаете свою работу, основываясь на KPI (ключевые показатели деятельности, – ред.). Покажите это организаторам закупок, ведь это очень убедительно.
5. Если вам удастся показать сильную корпоративную культуру, использование в ежедневной практике анализа корневых причин, корректирующих действий, то для «другой стороны прилавка» – это будет знаком, что вы можете производить продукцию настолько же эффективно, насколько это делают крупные фирмы. Опять-таки, для читателя тендерной документации вовсе не очевидно, что вы сделаете также, как крупная организация. Наоборот, типично думать, что у большой структуры лучшие возможности.
6. Представьте доказательства надежности вашей системы качества в презентации. Если ваша компания вышла в финал конкурса, то организаторы даже иногда выставляют обязательное требование о наличии презентации. Но если вы сделаете это, не дожидаясь приглашений, то только продемонстрируете уверенность в качестве своей продукции или услуг.

Все ли это, что нам нужно, чтобы по максимуму использовать ISO 9001:2015 для победы в тендере?

Существуют и другие элементы, сопутствующие преимущества, которые связаны с соответствием стандарту ISO 9001:2015. Они находятся в зависимости от вашей специализации и от того, на какой заказ вы претендуете.

Создание конкурентных преимуществ вашей организации с помощью ISO 9001:2015

У вас уникальная ситуация, возможно, ваши процессы управления рисками, о создании которых мы писали в статье «Мышление, основанное на рисках заменяет предупреждающие действия в ISO 9001:2015», регулярное обучение, управление операциями, – возможно, все это или что-то одно в вашей ситуации особенно актуально для закупщика. Выделите и покажите важный элемент. Это лучше, чем пустое голословное заявление: «мы сделаем» или «мы можем». Если вы корректно с точки зрения сути ISO 9001:2015 пропишите все в документах на тендер, то всем очевидно, что то, что вы заявляете о своей компании – чистая правда. Наконец, проиграете вы тендер или выиграете его, убедитесь, что вы поняли независимое мнение о себе. Обязательно используйте эту информацию, чтобы стать лучше. Этот атрибут постоянного улучшения, если вы и правда его придерживаетесь будет лучшим залогом победы в борьбе за заказ не только сейчас, но и в будущем.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.