ISO 9001 и материалы для тренингов осведомленности. Как их разработать и что они должны содержать

Источник: автором оригинального текста на английском языке является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. Марк занимался аудитом, улучшением процессов, подготовкой документированных процедур для систем качества и систем экологического менеджмента. М. Хаммар также сертифицированный ведущий аудитор по следующим нормативным документам: ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

В проекте внедрения ISO 9001 важно, чтобы каждый знал, что он должен делать и почему. Создание системы менеджмента качества (СМК, – ред.) может начаться с руководства, но жизненно важно, чтобы затем в проект был вовлечен персонал. Если конечно вы рассчитываете выстроить успешную и эффективную систему. Вот почему каждый должен пройти соответствующее обучение по осведомленности в вопросах ISO 9001. Как это организовать?

Что должны содержать учебные материалы по осведомленности при создании СМК?

Большинство людей вашей компании, скорее всего, не нуждается в том, чтобы знакомиться со всем текстом стандарта ISO 9001. Многим даже вовсе не обязательного его читать, чтобы делать свою работу в полном соответствии с требованиями, выработанными в системе менеджмента качества (СМК, – ред.). По многим причинам даже более важно, чтобы эти работники понимали, почему вы внедряете СМК именно по стандарту ISO 9001. Учитывая все это, что должны содержать материалы для тренингов осведомленности?

Здесь список некоторых из самых общих вопросов, которые могут стать частью такого обучения, но, стоит сказать, что список может меняться исходя из специфики вашей организации:

1. Почему вы внедряете систему менеджмента качества? Если СМК у вас до этого момента не было, то персонал, конечно же, интересуется, почему сейчас вы решили построить систему, соответствующую ISO 9001. Если люди будут знать, зачем вы все это затеяли, они с большей вероятностью захотят помочь вам в вашем начинании. Если именно этот момент вызывает у вас трудности, познакомьтесь, пожалуйста, с нашей статьей «Шесть ключевых преимуществ внедрения ISO 9001».
2. Что такое система менеджмента качества? Опять, многие сотрудники могут и не знать, что собой представляет система качества. Раскройте для них этот вопрос в понятных определениях. Некоторую помощь в этом деле может оказать наша статья «Что такое система менеджмента качества?»
3. Что такое стандарт ISO 9001? Короткое и простое объяснение, дающее понятие о том, чем является стандарт, и какое отношение он имеет к СМК, позволяет пройти значительную часть пути к доведению до ваших работников мысли, что СМК должна быть признана ими как часть ежедневного производственного труда, как органичная часть основных процессов компании. Чтобы узнать, что такое ISO 9001, читайте нашу статью «Стандарт ISO 9001».
4. Каковы основные требования норматива ISO 9001? Это стоит объяснить даже тем работникам, кому не обязательно читать стандарт. Если им будет известна структура требований, то они лучше осознают масштаб и размах СМК, в которой они играют свою роль.
5. Попутно достигается другая цель – работники начинают понимать, что все в той или иной мере вовлечены в работу СМК. Читайте нашу статью «Требования и структура ISO 9001:2008».
6. Почему вы используете ISO 9001 для своей системы качества? Есть другие нормативы в этой тематике. Если этот стандарт признается вашими клиентами из базы клиентов и в вашей отрасли, пусть персонал знает об этом! Используйте в этом пункте некоторые выводы статьи «Шесть ключевых выгод от внедрения ISO 9001».
7. Как сотрудники должны использовать СМК? Возможно, это самая важная часть обучения. После того, как вы рассказали работникам об СМК и о связи СМК и ISO 9001, объясните им, что вы хотите от них, что они должны делать с системой. Ваша команда должна понимать, что процессы и процедуры СМК нужны для скоординированности и систематизации. Также необходимо донести до них, что именно они должны предоставить обратную связь по улучшениям – это часть требований системы. Сотрудники – неотъемлемая часть процессов и именно от них зависит, будет ли система улучшаться.

Как создать учебные материалы?

Это в сильной мере зависит от вашей компании и от вас самих. Многие предпочитают оформлять информацию для тренингов осведомленности в виде презентаций «PowerPoint», но могут быть использованы и другие методы. Учебные дискуссии, планерки отделов, текстовые документы с информацией, доступной для прочтения. Подумайте над тем, какой метод будет наилучшим именно для вашей организации. Полезно оставить побольше возможностей для того, чтобы работники задавали свои вопросы.

Все ли это, что нужно для обучения?

Для многих сотрудников вашей компании всего перечисленного будет вполне достаточно. Однако более специализированное и более сосредоточенное на специфике их работы обучение способно лучше дать понять им, как лично они могут выстроить работу, чтобы поддержать общую СМК.

Очень важно для ваших специалистов понимать те требования ISO 9001, которые непосредственно связаны с их работой. Так они будут понимать, соответствуют ли их процессы требованиям. Но даже эти люди не обязаны знать стандарт полностью.

Очень важно во всех смыслах понимать, что ты делаешь и зачем. Однако не перестарайтесь и не проводите обучения, которое на самом деле не нужно. Сфокусируйтесь на процессах и навыках, которые важны для дела. Тогда сотрудники смогут сосредоточиться на задачах, которые они должны реализовать, чтобы сделать вашу СМК успешной.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.