Инструменты качества: DFD-диаграммы
Инструмент DFD-диаграммы только побег от могучего ствола более старой и глобальной идеи. Без нее DFD до конца не понять. Поэтому начнем издали. В двадцатые-тридцатые годы прошлого века на стыке физики, кибернетики и системотехники зародился новый подход к анализу систем. Любых систем: компаний, живых организмов, государственных структур или вот, к примеру, вычислительных машин. Этот подход или теория носит название «Черный ящик». Есть сложный процесс, перипетии функционирования которого частью непонятны или противоречивы, а частью недоступны для изучения. Если вы углубитесь в его изучение, то только запутаетесь. И не надо! Пусть содержание процесса останется для нас «черным ящиком», «опустим покрывало» на него, как закрываем один глаз у окулиста, чтобы посмотреть: как другой глаз будет действовать самостоятельно. Теперь можно сосредоточиться на том, что попадает в наш процесс извне и что получается на выходе из процесса. Каков результат? Входными и выходными данными может быть что угодно: ресурсы, информация, люди, спецификации, документы, оборудование, – одним словом, все, что играет роль с точки зрения преобразования, являющегося смыслом реализации процесса. Помните, важно смотреть на ситуацию на нужном уровне абстракции, ничего не пропуская как должное, привычное, хорошо знакомое или непринципиальное с практической точки зрения. Иначе так можно упустить какой-нибудь важный с точки зрения оценки процесса фактор.
“Черный ящик” в менеджменте
Изучив входы и выходы процесса и поняв, чем одно отличается от другого, вы уже можете делать уверенные выводы о том, что именно происходит внутри процесса и как к нему относиться. Вооружившись этой методой, можно, да что уж там, даже разрушить атмосферу гнетущего абсурда из романа «Процесс» австрийского писателя Кафки. Ага! Герой в начале романа такой, а в конце – такой. Все ясно! Ни капельки не интересный роман. Тучи неопределенности рассеиваются и зеленый луг вашей компании заливает золотой свет логики и прозрачности!
О чем это мы? DFD (Диаграмма потоков данных – Data Flow Diagram, – ред.) – это дальнейшее развитие «черного ящика». Любой процесс сам по себе можно разложить на группу подпроцессов-черных ящиков и, не вглядываясь в эти подпроцессы как таковые, изучить каким образом они взаимодействуют между собой, или по-другому: какие «потоки данных» между ними курсируют. По взаимосвязям можно анализировать и общий процесс и подпроцессы, а если нужно – ничто не мешает отразить на диаграмме потоки данных между общим процессом и «внешними сущностями» по отношению к нему. Взаимосвязи на схеме обозначаются стрелочками разной формы и линиями, имеющими строго определенное значение. Таким же образом, как мы разложили процесс на подпроцессы, можно разложить и каждый подпроцесс. Естественная граница этой «матрешке» – целесообразность с точки зрения вашего анализа. Возможность детализировать анализ путем выделения «черных ящиков», из которых состоят «более главные» «черные ящики» – очень важна для DFD. В специальной литературе это называется «принцип иерархичности». На практике составляют не одну диаграмму, а много. Каждый «черный ящик» на главной диаграмме служит предметом рассмотрения отдельной подчиненной диаграммы, а та, в свою очередь, может иметь под собой новый уровень детализации.
На современном этапе, когда в менеджменте организаций огромную роль приобретают IT-технологии (CRM, ERP и так далее, – ред.) очень важно понимать другое амплуа DFD-технологии. Почему DFD существует в форме диаграммы? Потому что это не только инструмент анализа, но и коммуникации, наглядного представления. Обычно для практических нужд мало проанализировать ситуацию самому, нужно в понятной форме донести свои мысли до окружающих. Но как это сделать, если ваши стрелки и подписи на диаграмме можете разобрать только вы? DFD, как и другие подобные диаграммы, давно пошли по пути унификации графических элементов, из которых строится диаграмма той или иной системы. Каждому типу стрелки, повторимся, присваивается строго определенное значение. Носителем полезной информации о процессе выступает даже угол изгиба стрелки (дуга, – ред.). Все унифицированные элементы этого читаемого специалистами «графического языка» присутствуют в специальных документах – стандартах. А еще их называют «нотациями». Беда в том, что таких стандартов много и каждый из них содержит свой диалект «графического языка», с некоторыми отличиями от других стандартов. К счастью, в DFD-технологии только две господствующие нотации – Йордона ДеМарко и Гейна-Сарасона. Но их губит то, что они сосредоточены исключительно на DFD, между тем как специалистам нужен практичный «графический язык» для составление разных видов диаграмм для разных ситуаций. По этой причине чаще всего можно увидеть DFD схемы, составленные на языках нотаций IDEF и UML. Эти стандарты графических элементов как раз ориентированы на составление совершенно разных типов схем. Если говорить о семействе стандартов IDEF, то именно для DFD – диаграмм принято использовать нотацию IDEF0 (есть IDEF1, IDEF2, IDEF3 и много других, – ред.). Именно IDEF0 предназначен для графического отображения отношений между объектами.
Для IT и менеджмента все это важно по той простой причине, что, имея унифицированный «графический язык» диаграмм, можно прописать алгоритмы для чтения и понимания таких диаграмм машинами. А это открывает огромные возможности для создания специфического программного обеспечения, которое специально приспособлено для какой-нибудь компании. Чтобы не быть голословными приведем один пример. Благодаря тому, что за графическими элементами нотации UML закреплены строго определенные значения и схемы могут быть нарисованы любым специалистом только одним единственным способом – удалось включить в программу «Rational Rose» функцию создания C++ шаблона корпоративной программы на основе UML-схемы взаимодействия процессов организации. Не трудно представить, как это ускоряет работу программистов. Впрочем, и здесь тоже не обходится без проблем. К сожалению, почти каждый крупный разработчик UML- и IDEF-диаграммеров считает своим долгом использовать свою версию графического языка – это не способствует унификации.
Есть много платных и бесплатных программных средств, которые имеют функцию составления DFD-диаграмм. Для этой статьи мы опробовали браузерный DFD-диаграммер «creately.com». Подобные сайты хороши тем, что вы можете нарисовать нужную вам диаграмму прямо в браузере и скачать ее себе на жесткий диск. Не нужно устанавливать никакой программы. Вот какие DFD-диаграммы получились у нас, когда мы решили проанализировать работу отдела продаж.
Пример DFD диаграммы:
Пример DFD-диаграммы