Иерархическая структура документации системы менеджмента качества
Поскольку СМК по ISO 9001 – это, в том числе, система, которая стоит на страже единства целей и подчинения отдельных функций общим интересам организации, то она имеет иерархическую структуру. В организациях, которые никогда не работали с ISO 9001, нормативная документация тоже практически всегда иерархична. Таким образом, при внедрении в этом аспекте вряд ли будут существенные трудности. Кстати, когда рабочая группа знакомится с ISO 9001 и приступает к внедрению, то обычно оказывается, что 70% требуемой по стандарту документации уже создано и требуется вносить скорее легкие коррективы, чем создавать множество новой документации. Существует специальный стандарт Международной организации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) ISO 10013 «Руководство по документированию системы менеджмента качества». Данный норматив детализирует и разъясняет требования ISO 9001 к документации СМК. Остановились создатели этого стандарта и на иерархии документов. В Приложении А для наглядности нарисована пирамида. В концепции ISO 10013 иерархия документов, начиная от самых важных и заканчивая узкоспециализированными, выглядит следующим образом.
- Уровень 1. Руководство по качеству.
- Уровень 2. Процедуры системы менеджмента качества.
- Уровень 3. Рабочие инструкции и другие документы системы менеджмента качества.
В соответствии со стандартом ISO задача первого уровня состоит в том, чтобы описывать систему в общем, при учете заявленных Политики и Целей в области качества. Второй уровень нужен для описания деятельности и процессов, которые требуются для внедрения СМК. Ну и, наконец, третий уровень включает «подробные рабочие документы».
Надо сказать, ISO 10013 как любой стандарт немногословен и стремится к точности. Для нормативного документа это безусловный плюс, а с другой стороны не хватает комментариев, которые позволили бы лучше понять иерархическую систему документов СМК. Спешим восполнить пробел. К примеру, в первый уровень на практике обычно включают Политику и Цели в области качества. Впрочем, в ISO 9001 нет требования, чтобы существовали непременно отдельные документы, посвященные этим темам. По сути Цели и Политика могут быть прописаны и в Руководстве по качеству, что на практике часто и происходит. Ко второму уровню часто относят не только процедуры, часть из которых, оговоримся, носят обязательный характер в соответствии с ISO 9001, но и стандарты предприятия. В специальном стандарте ISO 10013 по системе документов ISO 9001 третий уровень охарактеризован достаточно куце, а между тем, именно к этой категории документов надо относить многие из составляющих документооборота компании: внешние и внутренние нормативные документы, документы по планированию качества, формы, записи по качеству (в ISO 9001:2015 – документированная информация, – ред.), в которых отражены свидетельства совершения действий.
Для лучшего понимания структуры документов стоит привести здесь классификации, альтернативные классификации ISO. К примеру, интересен опыт Научно-издательского центра «Социосфера». В основу своего деления они положили жизненный цикл разных документов СМК. Все виды этих документов они делят на два класса: «переменные документы» и «постоянные документы». Постоянные документы – это Руководство, Политика и Цели в области качества, обязательные процедуры и записи. Все остальное – это переменная документация: планы, карты, схемы процессов, договоры и контракты, накладные. Хотим закончить эту статью советом: как бы сложно и непонятно ни было – делайте такую документацию, которую будете хорошо понимать сами, если она не совершенна, ее всегда можно будет развивать и дополнять по мере того, как вы будете приобретать опыт в менеджменте качества. Есть области, где мало теории, чтобы начать эффективно действовать, менеджмент качества – из их числа. Постепенно набирайте навык и накапливайте понимание этой работы. Все будет хорошо!