Идеи для интеграции ISO 14001

Источник: автором статьи является Грегори Хейл, специалист информационной службы Программы «ISO 14001 integrated Solutions» – данная программа действует при поддержке американского национального органа по стандартизации ANSI (American National Standards Institute, – ред.). Ее целью является поддержка распространения информации об ISO 14001 в Соединенных Штатах. Статья Г. Хейла подготовлена на английском языке для журнала «Quality Digest».

И как это можно найти время на управление по отдельности системой менеджмента качества и системой экологического менеджмента, если в сутках 24 часа?

Как специалисты по качеству, вы помните, насколько в США все были удивлены стремительным взлетом в конце 80-х, начале 90-х и монопольным положением стандартов ISO 9000 «Менеджмент качества». Те же эксперты в свое время столкнулись и с реальностью взлета нового стандарта ISO 14001 по экологическому менеджменту, который в обозримом будущем не собирается отходить на второй план. Требования к системам управления экологией ISO 14001 появились в сентябре 1996 года, но организации по всему миру внедряют эти спецификации и готовятся к сертификации уже с середины 1994 года. Близкая по структуре к стандартам ISO 9000 серия нормативов ISO 14000 основана на популярной концепции менеджмента Уильяма Деминга. Главный ингредиент в этом «рецепте» для управленцев – управленческий цикл PDCA. Сегодня компании разных стран берут на вооружение эти проверенные временем практики менеджмента и применяют к различным видам своих операций – все что угодно, начиная от научных исследований, до проектирования и финансов; распределения ресурсов. Так, как же ваша организация, которая, возможно, ограничена в расходовании ресурсов, будет работать с новыми стандартами и как она будет отвечать на вызовы, которые связаны с внедрением? Скажите-ка, а как она будет осваивать эти стандарты и связанные с ними экологические методики, если вы даже не владеете тем множеством процессов и процедур, которые у вас существуют в соответствии с ISO 9001? И вообще: как вы собираетесь найти время для управления отдельно – системой менеджмента качества и отдельно – СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.), если в сутках всего лишь 24 часа. Таким образом, интеграция систем менеджмента по разным стандартам представляется абсолютно необходимой и неизбежной. Чтобы преуспеть в интеграции систем менеджмента, нужно сконцентрироваться на тех процессах, которые в организации уже внедрены, нужно просто немного их скорректировать, чтобы примирить противоречия между стандартами, а не готовить огромные руководства и операционные процедуры для каждой отдельной системы менеджмента. Еще раз, будьте осторожны: не станьте жертвами распространенной ошибки, когда к задаче подходят формально и не думают о настоящем содержании и природе процессов, которые подвергаются документированию при внедрении стандартов – в этом случае получаются бесполезные избыточные документы, которые не помогают, а мешают. Хотя формально все выполнено! Каждая функция в рамках систем менеджмента получает бесполезный канцелярский документ, который никто не будет использовать, а связи между системами и интеграции как не было, так и нет. На самом деле, нужно сказать, что нет никакой «серебряной пули» для разрешения сложной и потенциально очень дорогой дилеммы интеграции стандартов, однако можно многому научиться у людей и организаций, которые уже имеют опыт интеграции системы по ISO 14001 в другие операционные аспекты деятельности предприятия, включая охрану здоровья, безопасность персонала и качество. С одной стороны, не стоит испытывать преувеличенные ожидания от внедрения ISO 14001, с другой – не правильно и думать, что оно обязательно будет дорогим. Если у вас уже есть система менеджмента качества, то, по сути, вы уже имеете каркас системы экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Нужно лишь немного подкорректировать то, что у вас уже имеется, чтобы соответствовать и ISO 9001 и ISO 14001. С начала 70-х, компании постепенно пришли к выводу, что экологический аудит – хороший способ убедиться, что их мощности приведены в соответствие с местными, региональными и федеральными законами в сфере экологии. Обычно такие экологические аудиты затрагивают оборудование, вредные выбросы в воду и в воздух, вредоносные и радиоактивные утечки. Системы менеджмента играют большую роль в обеспечении современными компаниями нового уровня экологической безопасности. Сама парадигма системы менеджмента применительно к экологии и формат аудитов позволяют современной экономике выделить экологическую проблему и наметить путь для регулярной работы над ее решением. Есть надежда, что, совмещая законодательные инструменты работы по защите окружающей среды с форматом системы экологического менеджмента удастся вывести компании на принципиально новый уровень защиты окружающей среды. Эксперты признают также, что идею систем менеджмента нужно распространять на новые предметные области, не только на экологию и качество. Среди потенциальных направлений развития проектирование, охрана труда и безопасность персонала, риск-менеджмент. Специалисты полагают, что теоретически ко всем системам менеджмента во всех предметных областях применимы одни и те же принципы и с надежной программой аудита внедряющую компанию ждут огромные выгоды и экономия.

Внедряет компания «Akzo Nobel»

В 1996 году производитель специализированных химических продуктов «Akzo Nobel» заказал услугу сертификации интегрированной системы по стандартам ISO 9001 и ISO 14001 в нескольких своих офисах, которые расположены в США. Замысел заключался в том, чтобы сократить издержки, связанные с осуществлением раздельных аудитов и наличием отдельных программ проверок. Как результат, в июне 1996 года завод «LeMoyne» в городе Аксис, Алабама, получил сертификат по проекту ISO 14001 и по стандарту ISO 9002 одновременно.

«Когда мы уже внедряли ISO 9002 и изучали параллельно ISO 14001, то заметили, сколько на самом деле общего у двух стандартов», – говорит Кэй Хикби, директор по ответственной заботе «Akzo Nobel» (Responsible Care – Ответственная забота, – международная программа в химической промышленности связанная с охраной труда, – ред.).

«Это было просто естественным развитием – перейти от отдельных систем к одной единой». Пол Каминский, помощник министра обороны по закупкам и новым технологиям, со своей стороны, отмечает: «Мы привержены идее предотвращения загрязнений, мы стремимся вводить инновации в том, как мы применяем технологии, строим свою политику на следовании федеральным нормам и правилам, мы привержены сохранению природных и культурных богатств, ликвидации последствий загрязнений; налаживаем коммуникации с заинтересованными сторонами в обществе. В перспективе достижение этих задач неразрывно связано с лидерством в экологии, охране здоровья и безопасности труда». Разумеется, и до ISO 14001 «Akzo Nobel» вела политику хозяйственной деятельности, но для удовлетворения требований ISO 9001 и ISO 14001 пришлось выдумывать некий новый язык. Например, компания запланировала подготовку декларации о приверженности предотвращению загрязнений, чтобы удовлетворить требования, с одной стороны – ISO 14001, а с другой – аналогичные по сути требования программы «Responsible Care». Хикби выделяет три основных преимущества объединенных аудитов по нескольким стандартам на системы менеджмента:

• Меньшие затраты на проезд аудиторской группы – они вытекают из того, что проверяющим нужно выезжать на место только раз.
• Более простая подготовка к аудиту персонала, которому предстоит единый аудит.
• Более эффективные внутренние аудиты, играющие важную роль в подготовке к аудиту третьей стороны.

Интеграция экономит

Интеграция стандарта ISO 14001 с уже существующими в компании системами менеджмента открывает перед организациями огромные возможности по экономии тысяч долларов и огромного количества времени. Так считает Джеймс Хайлендс, президент консалтинговой фирмы «Management Systems Analysis Inc.» из городка Роесфорд, Пенсильвания. Организациям совсем не нужно создавать отдельную документацию по управлению системой экологического менеджмента, так как большая часть требуемых процедур и политик могут быть созданы с использованием тех же шаблонов, которые дает бизнесу СМК по ISO 9001. Вряд ли мы кого-либо удивим, если скажем, что написание процедур и разработка политик – это две составляющих, на которых может быть выстроена любая система менеджмента. Записи тоже достаточно шаблонизированный и универсальный документ. Специально создавать форму для этого типа документов в рамках системы экологического менеджмента по ISO 14001 вовсе нет нужды. Скажем, операционные записи, которые изначально были предназначены для описания процесса обучения могут послужить базой для записей, описывающих экологические аспекты и потенциальное влияние на окружающую среду, которые связаны с учебными программами.

«Сформировать эффективные инструменты обучения и учебные программы для целей экологического менеджмента – это не такая сложная задача как принято думать, потому что в рамках системы менеджмента качества вам уже требовалось идентифицировать потребности в обучении», – говорит Хайландс.

«Сейчас интеграция просто вопрос распространения области применения уже существующих инструментов на новые элементы, которыми нужно управлять». Ключевая составляющая абсолютно любой системы менеджмента – это процесс управления и документирования корректирующих действий и несоответствий. Именно проверка этих составляющих составляет львиную долю мероприятий в рамках аудита процедур и политик вашей внедренной ранее системы менеджмента качества. Так вот, документация и вообще механизм корректирующих действий, созданный по стандарту ISO 9001 может вполне лечь в основу схожих процедур любой системы менеджмента, посвященной любой проблематике. «На самом деле, нужно совсем немного усилий, чтобы адаптировать план по корректирующим действиям для СМК к другим темам и охватить процесс разработки, экологию, безопасность труда и охрану персонала», – говорит Хайландс. «Нужно создать процедуру, которая позволит общей системе менеджмента предприятия обнаружить проблему, обработать ее и принять меры по несоответствиям в любом аспекте этой общей системы: качество, охрана труда, безопасность персонала, экология.

Интеграция управления документацией

«Чтобы внедрить экологическую систему менеджмента, нужно иметь в организации несколько уровней документации», – полагает Маркус Лима де Оливейра.

Любые системы менеджмента по любой проблематике схожи с системами качества внедренными в соответствии с ISO 9001. Они состоят из руководства, ориентирующего в предметной области, процедур, операционных инструкций и записей. Чтобы управлять этими документами, организациям требуется иметь определенные механизмы управления. «Если вы хотите на выходе получить уверенность у топ-менеджмента компании и независимых заинтересованных лиц в работе системы менеджмента, то критическое значение приобретает создание системы аудитов, которые проводятся независимыми специалистами (внутренними или внешними», – полагает Оливейра). Задача аудита сопоставить существующие в реальности практики с одобренными стандартами или процедурами. Таким образом, если вы хотите иметь хорошую систему аудитов, вам нужно сначала обеспечить систему адекватного документирования работы. Между системой экологического менеджмента и системой менеджмента качества есть значительная близость в вопросах планирования аудитов, отбора аудиторов, составления отчетов об аудите, корректирующих действий, процедур и так далее. Эти практики могут быть трансформированы так, чтобы удовлетворять потребности систем менеджмента в других предметных областях. В то время как данные относятся к фактам, информация – это совокупность данных, которые проанализированны для принятия управленческого решения. Информация – это ответ на вопрос и инструмент принятия решения. Качество информации зависит от релевантности, точности и своевременности. Информацию можно анализировать снова и освежать, добывая новые сведения. Внутренние и внешние аудиторы будут использовать собранную информацию для того, чтобы судить о том, соответствуете ли вы установленным политикам в рамках систем менеджмента и процедурам или нет.

«Обычно ситуация выглядит следующим образом: менеджеры при принятии решений получают для их выработки избыток информации, но крайне редко эта информация представлена в таком виде, в котором она может принести настоящую пользу», – разъясняет Оливейра.

«Принятие решений обычно связано с решением проблем. И для решения проблем нам нужна информация. Любая система менеджмента требует системы документации, позволяющей собирать, анализировать, регистрировать и обратно вводить в оборот эту информацию». Концерн «Ford Motor Co.» запускает международную компанию по сертификации 150 своих филиалов по стандарту ISO 14001 к концу 1998-го. Этой информацией поделился Грэхэм Чатбарн, менеджер по экологическому менеджменту компании в отделе менеджмента качества и экологии компании «Ford». На этом пути интеграция элементов системы по ISO 14001 в развитую систему качества, которая уже есть, станет ключевым и наиболее важным элементом на пути к цели. «Ford» совмещает уже сложившиеся и проверенные процедуры, которые созданы по стандарту ISO 9000 с процедурами аудита по стандарту ISO 14001, которые только создаются для разработки, производства и размещения материалов.

«Мы не видим необходимости создавать новые внутренние протоколы о проведении аудита специально для системы менеджмента по ISO 14001. Ведь уже установленные у нас в соответствии с ISO 9001 протоколы могут быть использованы и в системе экологического менеджмента», – говорит Чатбарн.

«Например, такие элементы СМК, как: политика в области качества, обучение, управление документацией и анализ со стороны руководства схожи и в высокой степени приспособляемы к любой новой системе менеджмента. Однако, мы должны создавать новые процедуры и протоколы, чтобы оценивать: насколько существующая система экологического менеджмента может быть распространена также на добровольные требования и взятые обязательства». Весь 1997 год «Ford» будет обучать аудиторские группы, составленные из специалистов по менеджменту качества, и аудиторов по экологическому соответствию. Эти сотрудники будут готовиться проводить внутренние аудиты по стандарту ISO 14001. Система экологического менеджмент «Ford» включает также инструменты, которые затрагивают проблематику охраны здоровья и безопасности персонала, но требований в этой области нет в стандарте ISO 14001 и поэтому в сертификационном аудите данные инструменты не учитываются.

Мексиканский подход к интеграции

О своем опыте рассказывает Виктор Синтрон из консалтинговой компании «Bulltek International», сотрудничающей с «Pinturas DOAL» (Мексика, – ред.) – производителем защитного покрытия из пластика, дерева и металла по вопросу создания интегрированной системы экологического менеджмента и менеджмента качества. Хотя практической целью проекта была сертификация по ISO 14001, компания заказала в «Bulltek» именно интеграцию, используя управленческую философию «Кайдзен-Блиц». Данная философия строится из двух элементов. «Кайдзен» – это постоянное улучшение операционных систем предприятия в ответ на аудиты, давление рынка, поставщиков, сотрудников и других. «Блиц» – концепция о лидерстве и проведении специального анализа внутри компании для своевременного отклика на появляющиеся возможности в бизнесе.

«Компании «Pintures DOAL» удалось удвоить продажи во временной отрезок, который более присущ двум другим странам-партнерам Мексики в рамках НАФТА (Североамериканская зона свободной торговли, – заметил Синтрон). «Было уделено внимание развитию человеческих ресурсов, обучению, маркетингу и продажам, – обслуживание этих процессов в рамках систем менеджмента было перестроено и гармонизировано под работу с несколькими стандартами. Производственная система «Pintures DOAL» была укреплена. Повысилась последовательность в выпуске партий, уменьшилось время, затрачиваемое на вывод новой продукции на рынок, сотрудники лучше знают теперь своего потребителя и теперь они более охотно изучают свою отрасль и рынок. Улучшилась инициативность в принятии на себя рисков и интерес к постоянному развитию. Компания имеет возможность реализовывать свою продукцию по конкурентоспособным ценам и улучшила свои взаимоотношения с поставщиками.

Внедрение стандартов QS-9000

Руководство «SSI Technologies», предприятия среднего размера, занимающегося производством незаклинивающих тормозов, недавно пришло к решению о внедрении стандартов QS-9000 (стандарты с требованиями к системам менеджмента качества, распространенные в американской автомобильной отрасли, – ред.), которые послужат основой для создания в будущем других систем менеджмента в компании – речь, в частности, может идти о системе экологического менеджмента, системе управления охраной труда и безопасностью персонала. «SSI Technologies», по рассказам Дугласа Уолла, менеджера по экологическому менеджменту компании, контролирует приблизительно 30% рынка Северной Америки в своей отрасли и поставляет свою продукцию напрямую компаниям «Ford», «Chrysler», «General Motors». Впервые компания подошла к проекту внедрения интегрированной системы охраны труда, безопасности персонала и качества в 1995. Первая попытка не увенчалась успехом, так как руководители в конце концов пришли к выводу, что будет лучше просто внедрить стандарт ISO 14001. Правда, топ-менеджмент не имел единого мнения по вопросу о том, стоит ли нацелиться на сертификацию по стандарту ISO 14001 или лучше подождать и посмотреть, каковы предпочтения закупщиков на автомобильном рынке, которые включают требования о сертификатах в свои контрактные предложения.

«Впрочем, там, где требуют не только QS-9000, но и велико давление в области экологического менеджмента. Там, где регулирование сложное и противоречивое, решение об интегрированной системе напрашивается само собой», – продолжает Уолл.

Например, есть большой разрыв между требованиями «Агентства охраны окружающей среды» (США, – ред.) и Администрации профессиональной безопасности и здоровья (США, – ред.). «Нет практической целесообразности, – считает Уолл, – для удовлетворения сначала требований одного регулятора, а потом другого, так как, по сути, речь идет об очень близких вещах». «Каждый из наших отделов будет проводить аудит у другого подразделения, чтобы ни один отдел не оценивал свою собственную работу», – продолжает компетентный спикер». «В конечном итоге, мы бы хотели увидеть хорошо продуманную систему менеджмента, в которой есть одно руководство, однотипные процедуры и политики, но все решения должны приниматься при учете соображений цены, качества и проблемы поставок». «Когда придет время, мы приступим к интеграции всех наших систем управления на основе QS-9000 (Стандарт подготовлен на основе ISO 9001, – ред.)». «Компании должны сохранять единство систем менеджмента, которые они внедрили», – заявляет председатель американской Технической консультативной группы, которая принимала участие в разработке ISO 14001. По его словам, важнее всего противостоять соблазну под флагом интеграции «срезать углы» и подорвать таким образом доверие к системе менеджмента и к организации.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.