Горизонтальный аудит ISO 9001 против вертикального аудита
Источник: автором статьи является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (Американское общество качества – American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. В сфере качества Марк работает с 1994 года. Автор статьи имеет практический опыт в области аудита, улучшения процессов, подготовки процедур для систем качества (СМК, – ред.) и систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Также Марк Хаммар – сертифицированный ведущий аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100 и ISO 14001.
В моей недавней статье «Аудит первой, второй и третьей стороны – какая разница?» я вел речь о типах аудитов по тому, кто осуществляет оценку соответствия: независимая коммерческая структура, клиент или человек, принадлежащий к самой проверяемой организации. Однако, когда мы говорим о внутреннем аудите – следует выделить еще два вида аудиторской проверки процессов системы менеджмента качества (СМК, – ред.): горизонтальный и вертикальный аудит. Применение того или другого типа зависит от того, что вы хотите от конкретного внутреннего аудита, за который взялись. Сегодня мы разберем различия между двумя типами, снабдив их примерами и пояснениями, благодаря которым легко понять, когда вертикальный или горизонтальный тип может быть полезен при оценке системы качества.
Кое-что, что нужно держать в голове по поводу внутренних аудитов
Очень важно помнить, что внутренние аудиты должны быть сосредоточены не только на отдельных процессах СМК, но и на взаимосвязях между ними. Глядя на выходные данные из процессов и наблюдая: корректно ли они работают, когда становятся входами для других процессов, вы легко ответите на возникающие в связи с СМК вопросы и скорректируете аспекты процессов, где есть несогласованность, добившись решения проблем и устранения неэффективности. Поиск возможностей улучшения и причин неэффективности – одно из главных преимуществ, ради которых стоит проводить внутренний проверочный аудит.
Что такое горизонтальный аудит?
Горизонтальным аудитом называется аудит, посредством которого анализируется один процесс в нескольких отделах, границы которых он пересекает. Примером подобной проверки может быть аудит только процессов управления документацией, но во всех деталях и подробностях. Можно сфокусировать горизонтальный аудит только на записях по обучению во всех отделах, где они ведутся. У этого типа аудита есть один большой минус: он не позволяет видеть связи между процессами. Если, к примеру, вы исследуете только управление документацией, то будет непросто понять, как управление документацией в вашей СМК связано с записями по процессам или ответить на вопрос, как процессы управления документацией сказываются на обслуживании клиентов или заказе сырья для производства. С горизонтальным аудитом слишком легко пропустить взаимосвязи в которых скрывается огромный потенциал как проблем, так и возможностей. А с другой стороны, если горизонтальный аудит проводится вслед за корректирующим действием, чтобы проверить, эффективно ли оно было внедрено, то такой аудит – прекрасный инструмент. Проверка только одного процесса является целесообразной мерой еще и тогда, когда при предыдущем аудите вы установили, что записи некорректно управляются в нескольких отделах и после плановых корректирующих действий проблема сохранилась. Вот тогда перепроверить процессы управления записями во всех отделах – будет хорошей идеей.
Что такое вертикальный аудит?
Вертикальный аудит представляет собой такой аудит, при котором вы проверяете все процессы, которые действуют в каком-либо отделе. Подобный аудит можно провести, например, в отделе закупок для анализа процесса закупок, процесса документирования, процесса обучения, процесса хранения записей, корректирующих действий, процессов обработки несоответствующей продукции, процессы ведения контрактов и так далее. Применение такого аудита позволяет лучше понять взаимосвязи процессов в пределах системы менеджмента качества, можно сделать выводы и о связях между различными процедурами. Гораздо проще ответить на вопрос о том, есть ли проблемы на стыке проанализированных процессов. Например, есть ли «узкие места» в треугольнике между процессами внутреннего утверждения контракта, процессами проектирования продукта, а также процессами размещения заказа для поставщика. Бесспорно, проведение вертикального аудита дает больше возможностей для нахождения систематических проблем в пределах всей организации с ее разнообразными проблемами или в одном каком-нибудь отделе. Проведя вертикальный аудит вы можете понять, например, что у вас есть проблема с информацией, заносимой в текст контракта, причем не только в отделе закупок, но и в производственном отделе, отделе проектирования. Соответственно, вы сможете правильно сориентировать корректирующие действия на весь сквозной процесс заполнения контракта во всех отделах.
Правильный выбор типа аудита улучшит его результаты
Как видно из примеров, верный выбор типа аудиторской проверки повысит результативность внутреннего аудита, а также поможет найти новые возможности для улучшения, чтобы получить, в конце концов, максимальную отдачу от инвестиций в СМК. Если вы будете использовать ваши процедуры внутреннего аудита для поиска проблем на стыке процессов, то подсистема внутренних проверок в вашей СМК будет работать хорошо. Использование верного типа проверки – первый шаг к поиску новых возможностей по улучшению работы.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.