Дополнительные обязанности представителей руководства по менеджменту качества в ISO 9001:2008

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Вы не одиноки, если не понимаете: какие процессы может по совместительству оставлять за собой представитель руководства по качеству, помимо тех, которые непосредственно связаны с соответствием стандарту ISO 9001:2008. Организационные роли, какими они видятся с точки зрения известного стандарта Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) мы уже немного рассматривали в другой статье – «Что должен делать представитель руководства по качеству?». Однако многим все равно не ясно: что значит «…высшее руководство должно назначить представителя из состава руководства организации, который независимо от других обязанностей должен нести ответственность и иметь полномочия…» (5.5.2 – ISO 9001:2008, – ред.). Вас может приводить в недоумение оговорка «независимо от других обязанностей». Что это за обязанности, которые выносятся в стандарте за скобки? Давайте на этот раз поговорим о наиболее распространенных обязанностях, с которыми естественно совмещать роль представителя высшего руководства в системе менеджмента качества.

Менеджер по качеству

Кому-то это покажется поразительным, но представителем менеджмента по качеству в системе по стандарту ISO 9001 не в ста случаях из ста становится менеджер по качеству. На самом деле, эти позиции нельзя полностью отождествлять. С другой стороны, в небольших организациях действительно нет возможности назначить менеджера, который будет только представителем руководства в СМК. Для них это неоправданная роскошь. Поэтому начинаются поиски руководителя, который возьмет ответственность в соответствии с ISO 9001 на себя, в довесок к основным своим функциям. Один из самых обычных в такой ситуации ходов – назначение Представителем менеджера по качеству. Почем именно его? Скорее всего, по той простой причине, что «топам» в связи с СМК ISO 9001 сразу приходят на ум сотрудники, которые и без того отвечали за качество. Это самый простой и естественный ход мыслей.

Представителем руководства по СМК может быть не только менеджер по качеству. Нам важно, что если был назначен именно он, то вдобавок к ответственности и полномочиям, непосредственно связанным с ISO 9001 такой менеджер будет отдавать распоряжения персоналу отдела качества, включая инспекторов. Он будет управлять всем, что связано с этим, например, анализом деятельности (performance review, – ред.), контролем зарплат в отделе, рабочей иерархией, бюджетом отдела и так далее. Это и будут те самые загадочные «дополнительные обязанности» представителя руководства в СМК. Наряду с прочим, совмещающий роль менеджера по качеству с ролью Представителя руководитель, будет держать под контролем планирование в отделе качества. Будет решать вопросы, связанные с порядком и очередностью инспекционных проверок и назначением ответственных за обработку несоответствий. Говоря вообще и одним словом, в описанной нами конфигурации руководитель будет полноценным владельцем процессов отдела качества. Он ответственен за полную «стыковку» работы «внутреннего поставщика» и «внутреннего потребителя» во всем, что касается качества. Если вы решили передать функции представителя руководства по качеству в СМК действующим руководителям компании – менеджер по качеству обычно первый кандидат на реализацию этого плана.

Связи с внешними по отношению к организации сторонами

Возможно, второй по важности пласт возможных «других обязанностей» представителя руководства – внешние связи. И требование о том, что член команды, выбранный вами для роли Представителя, должен иметь отношение к внешним коммуникациям организации, есть в самом стандарте ISO 9001. Дело в том, что и органам по сертификации и работающим в системе качества сотрудникам необходимо одно контактное лицо для принятия решений: согласование аудитов, контакты относительно отчетов об аудитах, результативность корректирующих действий, – для всего этого нужен представитель руководства по качеству. Хочу добавить, что если ваш Представитель также является менеджером по качеству, то стоит поговорить о нуждах клиента. Он совсем не прочь иметь «одно окно» когда хочет что-то прокомментировать или получить решение по своей жалобе. Вопрос не в том, должен ли Представитель быть как-то связанным с внешними связями. Тут важно не впасть в другую крайность – это не должны быть его главные обязанности, так как плотное общение с клиентами может оттеснить на второй план и СМК, и важные процессы в системе.

Анализ данных для процессов анализа со стороны руководства

Чтобы представить работу СМК топ-менеджменту – собранную об этом информацию нужно сначала обработать. Если она не будет доступной, то не удастся использовать ее в принятии решений. Именно представитель руководства в СМК отвечает за доведение до участников процессов анализа руководства информацией о функционировании и результативности СМК. Благодаря работе Представителя, высшее руководство получает возможность спланировать улучшения. Оцените собранные данные, сделайте их наглядными с помощью статистических методов, картируйте, создавайте удобные презентации. Разумеется, спланировать улучшения можно и на основе сырых данных, однако если принять во внимание, что по ISO 9001 в ходе совещания анализа со стороны руководства рассматривается в общей сложности семь типов «входных данных» (результаты аудитов, обратная связь с потребителем, оценка деятельности, соответствие продукции, статус корректирующих и предупреждающих действий, действия по результатам предыдущего совещания анализа со стороны руководства, обсуждение изменений в СМК и рекомендации по ее улучшению, – ред.) – будет гораздо лучше, если полученная из процессов СМК информация будет представлена в доступном и эффективном виде. Также именно представитель руководства по качеству отвечает по ISO 9001 за поддержку записей процессов анализа со стороны руководства и осуществляет менеджмент этих процессов.

Не давайте при совмещении ролей отодвигать обязанности представителя руководства по качеству в СМК на второй план

В этом посте мы, конечно, предприняли лишь самый беглый обзор обязанностей, которые совмещает с функциями в СМК представитель руководства по качеству. Что касается обязанностей в СМК, то они перечисляются в пункте 5.5.2, посвященном поддержке процессов системы качества, доведению информации о функционировании СМК и защите в системе интересов потребителя. Еще раз: главное в вопросе совмещения вашим менеджером различных функций убедиться, что «другие обязанности» успешно реализуются без вреда для роли представителя высшего руководства по качеству. Проводить мониторинг и анализ адекватности рабочей загрузки сотрудников и руководителей так же важно, как отслеживать любые другие аспекты работы. Стоит изучить, к примеру, вопрос о том, достаточно ли у менеджера, выбранного на роль Представителя, времени, чтобы взять на себя новую сферу ответственности. Не забывайте, что можно заменить члена команды на посту Представителя, если вы увидели в этом необходимость после мониторинга реализации задач в рамках СМК. Помните, что если за столь дорогой во внедрении системой не присматривать, то все понесенные затраты могут оказаться напрасными. Ведь неэффективная СМК не будет генерировать и подталкивать улучшения в вашей компании, на которые рассчитывал топ-менеджмент, приняв решение работать с ISO 9001. СМК никогда не задумывалась как пустая трата ресурсов. ISO 9001 нацелен на создание добавленной ценности для организаций, а также на формирования фундамента дальнейших улучшений в работе.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: