Документирование системы менеджмента качества
Документирование представляет собой работу, направленную на установление структуры и содержания и на управление системой менеджмента при помощи документации. Системы менеджмента управляются документацией, так как человечество еще не изобрело альтернативные способы, позволяющие получить контроль над управленческой системой, сделать ее «видимой» для тех, кто их разрабатывает, сотрудников внедряющих компаний, а также для регуляторов. В частности, только через документы может быть доказано выполнение определенных требований, которые со всех сторон предъявляются бизнесу. Международная организация по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) определяет документ, как информацию и ее носитель. Комплект таких документов, которые обеспечивают работу одной или нескольких систем менеджмента и называется документацией системы или систем. Не стоит путать такую документацию с документацией на продукцию. Если говорить о документах систем менеджмента качества (СМК, – ред.), то существует несколько их классификаций для лучшего понимания. Такие документы подразделяют на внешние и внутренние. Внутренние документы циркулируют и издаются в самой компании, внедрившей СМК, они зависят от ее руководства и могут быть переизданы или отменены. Внешние документы влияют на компанию, а потому, в соответствии с ISO 9001 «Системы менеджмента качества. Требования», должны учитываться и отслеживаться. Но компания не может на них влиять. Требования из данного вида документации поступают извне и контролируются внешними по отношению к компании сторонами. Например, к этому типу можно отнести постановления и законодательные акты. В качестве примера внутренней документации можно упомянуть стандарты предприятия.
Еще одной классификацией документов СМК является классификация по функциональному назначению. Существуют предписывающие документы по качеству и документы, подтверждающие качество. Предписывающие отражают требования к процессам и документации, а второй тип фиксирует выполнение требований. Рабочая группа по внедрению стандарта ISO 9001 может на практике столкнуться с необходимостью разработать следующие документы, каждый из которых имеет свои особенности, закрепленные в требованиях ISO 9001.
- Руководство по качеству – это своеобразный гид по системе и, одновременно, справочник по ее документации. В руководстве система описана в общем, чтобы сотрудники могли сориентироваться в ней и понять, что нужно от них. Для того, чтобы разбираться в конкретной СМК ее применяют также аудиторы и руководители.
- Процедуры – документы, описывающие метод реализации бизнес-процесса.
- Записи – документы, содержащие свидетельства совершения действий.
В ISO 9001:2015 нельзя встретить этих терминов, поскольку они все названы генеративным словом «документированная информация». Лишь по смыслу самого требования можно понять, что имеется в виду в случае определенного положения стандарта ISO. В документацию СМК обычно включается обычная рабочая документация предприятия, которая была у вас еще до внедрения системы и занимает свое место в иерархии документов системы управления по ISO 9001.