Документация системы менеджмента организации
Эта статья – наглядный пример работы системы менеджмента. У нас в компании она внедрена. Так-с, идентификация требований потребителя. Что вам нужно? Получить пошаговую инструкцию разработки и запуска документации в работу при внедрении стандарта? Да ради бога! Есть стандарт ISO 10013 «Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества». Этот нормативный документ предлагает следующий алгоритм (5.2):
- Определить перечень документов, создания которых требует выбранный стандарт.
- Собрать данные о существующей в компании документации и действующих бизнес-процессах при помощи анкетирования и интервью.
- Создать перечень действующей в компании документации, чтобы определить возможность ее использования.
- Обучить персонал, занятый разработкой документов. Программа должна включать, в частности, порядок разработки документации и требования стандарта.
- Запросить и получить из функциональных подразделений дополнительные документы и ссылочные документы.
- Разработать формат и структуру разрабатываемых документов.
- Картировать процессы, на которые разрабатывается документация.
- Провести с использованием получившихся карт анализ на предмет улучшения процессов.
- Валидация документов по результатам опытного внедрения – говоря по-простому, утверждение руководством.
- Рассмотрение и утверждение документов до их выпуска.
Отметим, что в Приложении А к ISO 10013 содержит иерархию документов СМК, в основании которой рабочая документация, стандарт предлагает, хоть и не настаивает, внедрение документов начиная с самого верхнего уровня и заканчивая нижним. Не настаивает, так как на момент создания, например, Политики в области качества в организации, уже функционирует какое-то количество пригодных документированных процедур (середина пирамиды, – ред.).
Согласно определениям Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) система менеджмента – это система для разработки политики и целей и достижения этих целей. Этот инструмент руководителя приводится в действие на предприятии с помощью внедрения международных стандартов. К примеру, систему менеджмента качества (СМК, – ред.) создают по стандарту ISO 9001, а СЭМ (Система экологического менеджмента, – ред.) можно внедрить, пользуясь ISO 14001. В реальной жизни ни одна компания, средняя или большая, не будет целиком концентрироваться только на качестве или экологии – вот почему чаще всего внедряют сразу несколько стандартов менеджмента. Каждый из них требует создать некоторое количество обновляемой и циркулирующей в компании документации, которая будет поддерживать функционирование системы: снабжать информацией персонал, доводить проблемы и факты для принятия решения до руководства и так далее. Совокупность таких документов для удовлетворения требований группы внедренных стандартов управления и может быть названа «документацией системы менеджмента». Каркас интегрированной системы менеджмента обычно составляют стандарты системы качества, системы экологического менеджмента и охраны труда и безопасности персонала. Основой же для документации по всем этим трем стандартам обычно служит как раз документация по стандарту ISO 9001. Именно поэтому мы здесь смело используем ISO 10013, говоря о документации систем менеджмента в целом.
Иерархия и состав документации, которая обеспечивает работу системы менеджмента качества в ISO 10013, охарактеризованы таким образом:
- Уровень А (самый верхний). Описывает систему менеджмента качества в соответствии с заявленными целями и политикой в области качества.
- Уровень B (средний). Описывает связанные между собой виды деятельности, необходимые для внедрения СМК.
- Уровень С. Содержит подробные рабочие документы.
Очень рекомендуем стандарт ISO 10013. Помимо принципов документирования, документ подробно останавливается на некоторых отдельных типах документов. В разделе 4.5 дан, фактически, шаблон документированной процедуры, а в 4.6 – рабочей инструкции. В завершение статьи добавим, что не надо заниматься созданием документов ради документов, их нужно создать ровно столько, сколько необходимо и ни единым больше. Вот ISO 10013 об этом и говорит.