Документация системы менеджмента организации

Эта статья – наглядный пример работы системы менеджмента. У нас в компании она внедрена. Так-с, идентификация требований потребителя. Что вам нужно? Получить пошаговую инструкцию разработки и запуска документации в работу при внедрении стандарта? Да ради бога! Есть стандарт ISO 10013 «Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества». Этот нормативный документ предлагает следующий алгоритм (5.2):

  • Определить перечень документов, создания которых требует выбранный стандарт.
  • Собрать данные о существующей в компании документации и действующих бизнес-процессах при помощи анкетирования и интервью.
  • Создать перечень действующей в компании документации, чтобы определить возможность ее использования.
  • Обучить персонал, занятый разработкой документов. Программа должна включать, в частности, порядок разработки документации и требования стандарта.
  • Запросить и получить из функциональных подразделений дополнительные документы и ссылочные документы.
  • Разработать формат и структуру разрабатываемых документов.
  • Картировать процессы, на которые разрабатывается документация.
  • Провести с использованием получившихся карт анализ на предмет улучшения процессов.
  • Валидация документов по результатам опытного внедрения – говоря по-простому, утверждение руководством.
  • Рассмотрение и утверждение документов до их выпуска.

Отметим, что в Приложении А к ISO 10013 содержит иерархию документов СМК, в основании которой рабочая документация, стандарт предлагает, хоть и не настаивает, внедрение документов начиная с самого верхнего уровня и заканчивая нижним. Не настаивает, так как на момент создания, например, Политики в области качества в организации, уже функционирует какое-то количество пригодных документированных процедур (середина пирамиды, — ред.).

Согласно определениям Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, — ред.) система менеджмента – это система для разработки политики и целей и достижения этих целей. Этот инструмент руководителя приводится в действие на предприятии с помощью внедрения международных стандартов. К примеру, систему менеджмента качества (СМК, — ред.) создают по стандарту ISO 9001, а СЭМ (система экологического менеджмента, — ред.) можно внедрить, пользуясь ISO 14001. В реальной жизни ни одна компания, средняя или большая, не будет целиком концентрироваться только на качестве или экологии – вот почему чаще всего внедряют сразу несколько стандартов менеджмента. Каждый из них требует создать некоторое количество обновляемой и циркулирующей в компании документации, которая будет поддерживать функционирование системы: снабжать информацией персонал, доводить проблемы и факты для принятия решения до руководства и так далее. Совокупность таких документов для удовлетворения требований группы внедренных стандартов управления и может быть названа «документацией системы менеджмента». Каркас интегрированной системы менеджмента обычно составляют стандарты системы качества, системы экологического менеджмента и охраны труда и безопасности персонала. Основой же для документации по всем этим трем стандартам обычно служит как раз документация по стандарту ISO 9001. Именно поэтому мы здесь смело используем ISO 10013, говоря о документации систем менеджмента в целом.

Иерархия и состав документации, которая обеспечивает работу системы менеджмента качества в ISO 10013, охарактеризованы таким образом:

  • Уровень А (самый верхний). Описывает систему менеджмента качества в соответствии с заявленными целями и политикой в области качества.
  • Уровень B (средний). Описывает связанные между собой виды деятельности, необходимые для внедрения СМК.
  • Уровень С. Содержит подробные рабочие документы.

Очень рекомендуем стандарт ISO 10013. Помимо принципов документирования, документ подробно останавливается на некоторых отдельных типах документов. В разделе 4.5 дан, фактически, шаблон документированной процедуры, а в 4.6 – рабочей инструкции. В завершение статьи добавим, что не надо заниматься созданием документов ради документов, их нужно создать ровно столько, сколько необходимо и ни единым больше. Вот ISO 10013 об этом и говорит.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: