Четыре вещи, которые нужно знать при начале проекта внедрения ISO 9001
Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
Хотите начать внедрять систему менеджмента качества (СМК, – ред.) по ISO 9001, но не знаете с чего начать? Если вы занимаетесь этим впервые, то наверняка у вас возникает множество вопросов о том, как заставить работать весь этот комплекс и как все сделать правильно, если опыта нет. Большинство компаний не могут позволить себе разбрасываться ресурсами и временем. Для них риск потратить их зря из-за плохо спланированных действий предельно реален. Вот почему так важно убедиться, что вы спланировали инвестиции в СМК правильно – это позволяет избежать дорогостоящих проблем и задержек позднее, на стадии реализации проекта внедрения. Здесь прилагаю список обязательных действий, которые нужно выполнить, чтобы иметь уверенность в успешном внедрении СМК по ISO 9001.
Начните с вопроса поддержки проекта руководством
Мы уже обсуждали это в статье «Как добиться вовлеченности руководства в СМК по ISO 9001». Достижение того, чтобы руководители были целиком на вашей стороне и участвовали во внедрении – имеет критическое значение для успеха проекта. Именно от руководителей зависит, дают ли вам все необходимые ресурсы для успешного создания СМК (время, люди, деньги, оборудование). Если менеджмент не будет держать ситуацию на контроле, поддерживая ваши усилия в нужный момент и убирая препятствия, которые без них вам не преодолеть (можете не сомневаться, что они будут), тогда в вашей работе постоянно будут провалы и задержки. Полная поддержка топ-менеджмента способна определить разницу между успешной системой, которая эффективно работает и приносит пользу компании и СМК, существующей лишь на бумаге. Некоторые интересные идеи по планированию ваших предложений руководителям о внедрении ISO 9001 ищите в нашей статье «Проектный план внедрения 9001 и презентация о пользе системы для компании».
Определитесь с вашим подходом к внедрению СМК
Как всегда бывает в жизни, попытки создать систему качества, не изучив заранее вопрос, чреваты рисками и, скорее всего, вас постигнет неудача. Существуют разные способы получить необходимые знания. По большей части эти методы стоит выбирать исходя из тактики имплементации СМК, которой вы приняли решение придерживаться.
Самостоятельная работа. Выбор этой стратегии предпочтительнее, если у вас есть время на обучение ваших людей. Начать стоит с всесторонних тренингов для ваших сотрудников, на которых они будут учиться понимать различные элементы ISO 9001 и овладевать премудростями правильного документирования процессов. Среди минимальных необходимых навыков нужно отметить также внутренние аудиты. Это минимум, без которого не обойтись. Изучить все это самостоятельно – вполне посильная задача (есть много организаций, которые предоставляют услуги по обучению основам ISO 9001). Проблема лишь в том, что на получение всех необходимых знаний уйдет время. Огромным преимуществом такого подхода является то, что все знания об СМК рождаются и остаются в вашей организации, что позволит избежать дополнительных трудностей при внедрении, поддержке и улучшении системы.
Найм консультанта. Если у вас есть на это деньги, заручиться поддержкой консультанта, возможно, самый быстрый способ добиться желаемого. Если вы выбрали правильного специалиста, то он обладает всеми необходимыми знаниями об ISO 9001. Конечно, это может «влететь в копеечку», а после обучения и внедрения консультант уйдет, оставив сотрудников один на один со своими знаниями. Шока не избежать, но тем важнее иметь надежные знания, чтобы управлять системой самостоятельно.
Online-сервисы. Это может быть хорошим компромиссным решением, но тоже связано с некоторыми проблемами. Если вы будете собирать разрозненные документы из Сети с разных online-сервисов то, возможно, будет трудно хорошо их все организовать для удобного использования персоналом. Стоит иметь компетентную консультацию, когда вы прибегаете к этому способу набора требуемых знаний, особенно, если вы приобретаете комплекты уже скомпонованной документации.
Назначьте правильного руководителя проекта внедрения
Имплементация системы менеджмента качества по ISO 9001 – это проект и относиться к нему нужно соответственно. В хорошем бизнес-проекте будет предусмотрен план на каждое действие на пути к цели с указанием того, когда должно быть сделано то или другое. Без этих простых условий проект обречен на бесконечные откладывания, недоделки из-за путаницы во взаимодействии привлеченных людей. Чтобы проект ISO 9001 был успешен, нужен хороший менеджер проекта, который будет следить за всем и все держать под контролем.
Во многих компаниях в таких условиях принимают решение назначить руководителем проекта внедрения СМК менеджера по качеству или другого равноценного специалиста, но не обязательно должно быть именно так. Человек, который возглавляет подобный проект – не обязательно должен быть экспертом по менеджменту качества. Ему нужны, конечно, достаточные знания в системах качества, но не менее важно умение добиваться выполнения поставленных задач, навыки и знания в управлении проектами. Если вы выберете кого-нибудь, кто умеет прекрасно руководить проектами, то это может стать тем решением, которое гарантирует успех в достижении вашей цели – эффективного внедрения СМК.
Необходимо знать этапность реализации проекта внедрения СМК
С одной стороны, и внедрение и сертификацию по ISO 9001 можно разделить на десятки отдельных шагов, с другой – можно и свести к нескольким главным фазам, идущим одна за другой.
- Анализ и планирование. На этом шаге вы добиваетесь выделения достаточных для реализации проекта ресурсов, составляете представление о требованиях, которые существуют к вашей будущей системе, определяете границы реализации проекта. Именно в самом начале требуется приобрести необходимые знания, касающиеся внедрения системы.
- Внедрение, поддержка и управление системой. Когда вы уже подготовили документацию СМК, проверили и взяли под контроль все процессы и изменения, внесенные для соответствия требованиям ISO 9001, настает время управления внедренной СМК. Вы ее поддерживаете, время от времени проводя аудиты процессов, обсуждаете результаты этих аудитов в ходе совещаний анализа со стороны руководства, планируете и проводите корректирующие и предупреждающие действия. Все эти действия на протяжении некоторого времени предоставят в ваши руки записи, по которым вы сами можете быть совершенно уверенными в успехе внедрения СМК.
- Сертификация. Когда внедрение завершено, можно пригласить независимых аудиторов из органов по сертификации, которые предоставят стороннюю оценку вашей системы на соответствие стандарту ISO 9001.
За более детализированным изложением шагов внедрения системы менеджмента качества по ISO 9001 обратитесь к нашей статье «Чеклист внедрения и сертификации ISO 9001».
Ключевым фактором в успешном внедрении СМК является планирование и привлечение достаточной поддержки. Если эти самые важные вещи соблюдены, то шансы на успех вашего проекта весьма высоки. Хорошая подготовка пронесет вас в сохранности через «шторм» внедрения СМК. Проект будет завершен оперативно и в срок. Издержки будут минимальны, а система покажет свою эффективность и пользу для организации.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.