Четыре особенности, которые надо искать в системе качества
Источник: материал впервые опубликован на сайте «Quality Digest». Его автором является Бренда Перси, маркетолог-аналитик в компании «Verse Solutions» со штаб-квартирой в Фармингдейле, Нью-Йорк. Б. Перси ответственна в «Verse Solutions» за отслеживание технологических трендов и новых требований к рынку по своему направлению. Имеет обширный опыт в сфере управления качеством.
Организации сегодня работают быстрее, чем когда-либо. Малые и средние предприятия – не исключение. IT-решения в области систем менеджмента качества (СМК, – ред.), о чем бы ни шла речь, слишком часто не пользуются вниманием владельцев и управляющих таких предприятий. Это связано с их предубеждением, которое базируется на прикидках величины издержек и возможного экономического эффекта (автор использует термин ROI – Return on investment, – ред.).
Правда заключается в том, что гибкий и недорогой инструментарий для СМК, для дела и без прихотей – доступен. Простой и эффективный, этот инструментарий сочетает небольшие издержки на свое внедрение с приемлемым экономическим эффектом от его использования. Главное знать, что именно делает систему менеджмента качества правильным выбором для малых и средних предприятий (СМП, – ред.).
Это первый материал из шести, которые мы посвящаем задаче: помочь малым и средним организациям сделать правильный выбор при определении того, какой должна быть их СМК. Чтобы получить долгосрочную отдачу инвестиций в систему менеджмента качества СМП стоит подобрать такой инструментарий СМК, который будет обладать следующими четырьмя особенностями.
1. Гибкость в удовлетворении индивидуальных потребностей
Чтобы быть по-настоящему эффективной, система менеджмента качества должна опираться на динамичную технологическую платформу документооборота (dynamic workflow platform, – ред.), поэтому ищите программное обеспечение, которое обеспечивает гибкость. Платформа должна быть способной расширяться по мере того, как у вас будут внедрять передовые практики управления качеством, необходимо также, чтобы при помощи этой платформы вы были способны автоматизировать процесс оценки возможностей для улучшения системы менеджмента качества, включая управление корректирующими действиями и документацией.
Есть стандартный документооборот для СМК, но вы должны быть способны подкорректировать стандартный процесс исходя из обстоятельств вашей компании. В общем, ищите систему, которая может интегрироваться в процессы, которые уже у вас существуют, и меняться вместе с этими процессами. Это ключевой момент, оказывающий влияние на ожидаемую функциональность системы и величину издержек.
Представьте, что у вас на предприятии внедрили некоторое программное обеспечение, основанное на общепризнанных передовых подходах и изменение которого потребует дополнительных временных и материальных затрат. Часто случается, что бизнес-процесс, на совершенствование которого вы потратили годы по каким-то причинам, из-за изменений общей конъюнктуры, вдруг должен потерять свое значение – это значит, что вы должны теперь создавать в СМК новый процесс и «переводить» сотрудников на него. Для СМП (средние и малые предприятия, – ред.) более, чем для кого-либо, такие перемены ведут к затратам, которые по своей величине могут приближаться к первоначальным затратам на внедрение системы качества.
Гибкая СМК позволит вам без особых хлопот менять условные обозначения, учетные записи и страницы. Стоит затронуть вопрос о техподдержке. Вы должны быть способны обходиться с вашим программным обеспечением для СМК без помощи IT-шников. Например, графические инструменты, такие, как «Перетаскивание» («Drag&Drop» или «Drag and Drop» – пользователь перетаскивает мышкой файл из одного окна в другое, – ред.), позволяют пользователям интуитивно делать изменения в системе, не обладая при этом специальными знаниями. Одно это поможет сотрудникам побыстрее освоиться с системой.
2. Наращиваемость, чтобы расширяться вместе с вашим бизнесом
Чем более успешно СМП, тем более она актуальна. Успех ведет к найму большего числа сотрудников, появлению большего количества производственных площадок – как следствие, необходимо больше программного обеспечения, чтобы обслужить этот рост, вот только обладает ли созданная СМК потенциалом наращиваемости. Наращиваемость – это способность программного обеспечения разрастаться в масштабе под ваше предприятие без утраты функциональности. Для средних и малых предприятий, для которых рост приходит вместе с успехом – это важная функция СМК.
Чтобы удостовериться, что программные инструменты, на которых вы остановили свой выбор, обладают свойством наращиваемости, примите в расчет следующее:
- долгосрочные цели. Позволяет ли программное обеспечение подключать новых пользователей и производственные площадки;
- истории успеха клиентов. Может ли поставщик программного обеспечения предоставить свидетельства того, что другие СМП успешно решали при помощи его продукта свои задачи, связанные с взаимодействием организации в целом, не уровня одной производственной единицы;
- локализация администрирования. Предоставляет ли выбранная система настройку конфигурации и фильтров для данных с локальной спецификой, чтобы на местах имели возможность поддерживать специфические процессы.
Модульные системы – достаточно наращиваемы, так как любая часть, будь то для корректирующих действий, аудитов или обучения персонала – может быть расширена для охвата новых сотрудников и новых производственных площадей.
3. Доступность всех данных
Поток данных в системе менеджмента качества может быть такими интенсивным, что задача обеспечить доступность всех данных представляется очень сложной. Однако доступность информации имеет критическое значение для внесения изменений в работу любой организации, поскольку вы не можете изменить то, чего вы не видите. Эффективная система менеджмента качества может решить проблему благодаря хорошим инструментам предоставления отчетности.
СМК должна упрощать процесс подготовки отчетов, путем его автоматизации. Используя инструменты подготовки отчетов, вы можете шаблонизировать отчеты и быстро сортировать и систематизировать записи в свободной форме с возможностью развернуть по ним детализированную информацию. Все эти возможности увеличат наглядность и доступность, благодаря чему инициативы по улучшению системы не будут проигнорированы.
4. Надежность, воплощенная в распределенной, облачной модели развертывания и использования IT-инструментов
Поставщики программного обеспечения постоянно предлагают различные модели развертывания своих продуктов, чтобы наилучшим образом соответствовать вашим потребностям. Программное обеспечение как услуга (SaaS, – прим. авт.) – одна из таких моделей. Это хорошая возможность, так как при покупке программных инструментов именно в этой модели система менеджмента качества и все имеющие к ней отношения данные находятся в облаке, хранилище данных в интернете, куда можно получить авторизованный доступ с любого рабочего места, имеющего сеть, – при условии авторизации (данные не хранятся на жестких дисках компании, а значит, не могут быть утрачены из-за проблем с компьютерной сетью компании, – ред.). Для малых и средних предприятий Saas может быть наиболее экономичной моделью автоматизации СМК, потому что вы не должны платить за приобретение, поддержку сервера или нести другие обычные в традиционной модели издержки хранения, бэкапов и поддержки системы в рабочем состоянии, неразрывно связанные с традиционной «стационарной» методикой автоматизации документооборота.
Безопасность и целостность данных часто вызывает опасения при использовании облачной модели размещения информации, поэтому убедитесь, что программное обеспечение хранит вашу информацию в безопасной среде. Надежность этой системы подразумевает и то, что никто, кроме ваших сотрудников не получит доступ к вашей закрытой информации. Многие системы, работающие по модели SaaS предлагают доступ через управляемые файерволы и используют защищенный SSL и HTTPS протоколы, для того, чтобы скомпенсировать возможные риски безопасности данных. Ежедневное резервирование данных тоже служит для предотвращения утери или повреждения информации.
Облачная технология позволяет вам «масштабировать» вашу информационную систему по своему усмотрению, так как в этом вопросе провайдеры услуг принципиально не ограничивают пользователей.
Резюме
Плоды системы менеджмента качества упростят каждодневные процессы СМП. Главные процессы, такие, как управление документацией, менеджмент рисков, обучение персонала, смогут протекать быстро и эффективно. Наращиваемость системы поможет интегрировать в работу предприятия новые рабочие места, когда бизнес начнет разрастаться.
Хорошо продуманная СМК может улучшить функциональность СМП. Гибкость, масштабируемость, наглядность данных и возможность пользоваться облачными технологиями – элементы, которые могут обеспечить долгосрочную пользу от программного обеспечения в области СМК, с измеримым экономическим эффектом.
Следующие части серии статей будут сконцентрированы на пяти ключевых процессах обычной СМК: корректирующие действия, управление документацией, обучение персонала, аудиты, менеджмент рисков. Мы коснемся всех лучших практик внедрения, которые может подарить вашему растущему предприятию автоматизированная система менеджмента качества.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.