Чеклист для внедрения СМК и сертификации по ISO 9001

Источник: автором статьи является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (Американское общество качества – American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. В сфере качества Марк работает с 1994 года. Автор статьи имеет практический опыт в области аудита, улучшения процессов, подготовки процедур для систем качества (СМК, – ред.) и систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Также Марк Хаммар – сертифицированный ведущий аудитор по стандартам ISO 9001, AS9100 и ISO 14001.

Если ваша организация собирается внедрить систему менеджмента качества (СМК, – ред.) по стандарту ISO 9001 и потом ее сертифицировать, вас может озадачить, что вы не можете вообразить с чего можно начать. Чтобы помочь преодолеть это смущение в этой статье мы предложим десять стадий, пройдя одну за другой, вы будете точно знать, что ничего не упустили в ходе имплементации СМК и подготовительных мероприятий при сертификации.

1. Поддержка высшего руководства. Это очень важно. Без поддержки топ-менеджмента проект внедрения СМК наверняка закончится провалом. Так что продумайте вашу презентацию хорошо – она просто должна убедить «топов», что ISO 9001 – это хорошая идея. Если вам в этом нужна помощь, то познакомьтесь с нашей статьей «Шесть важнейших выгод от внедрения ISO 9001».
2. Идентификация требований. Не менее важный момент – убедиться, что все требования, которые существуют к СМК, которую вы будете внедрять, – идентифицированы. Это обязательно требования потребителей, требования регуляторов, нужно принять во внимание требования, которые предъявляются корпоративной культурой.
3. Определите область распространения системы менеджмента качества. Формулировка области распространения системы менеджмента качества поможет хорошо уяснить фронт работы. Это залог того, что вы не включите в систему аспекты работы, которые на самом деле не оказывают никакого влияния на вашу систему и не потратите усилия зря. Ключевые инструменты, которыми вы располагаете для определения границ распространения системы включают Политику в области качества и Руководство в области качества. Не случайно эти два упомянутых документа первые, которые вы должны подготовиться, внедряя СМК.
4. Определите необходимые процессы и процедуры. Сюда относятся обязательные процедуры, наличия которых требует стандарт ISO 9001. Но не только. Решите, какие еще процессы и процедуры требуются вашей организации, чтобы получить ожидаемый результат в сфере качества. Задача состоит в том, чтобы определить все процессы, которые поддерживаются в организации и понять, как они между собой взаимодействуют. Именно на взаимодействии процессов может замыкаться множество проблем.
5. Внедрите процессы и процедуры. Обычно необходимые процессы итак внедрены в компании, нужно только их адекватно документировать, чтобы гарантировать соответствующие результаты работы. Не все процессы обязательно должны быть представлены в форме документированных процедур. Необходимо правильно выбрать, что нужно документировать для получения соответствующих продукции и услуг. За подробностями рекомендую обратиться к статье «Обязательная документация, которая требуется по стандарту ISO 9001:2008».
6. Обучение и программы информированности. Крайне важно, чтобы все в компании были хорошо информированы о том, что и как вы делаете с СМК и какова их роль в этом «уравнении». Следует проводить для работников обучение, пусть им объяснят, что такое ISO 9001, тогда они будут осознавать, зачем они делают то или другое в системе менеджмента. Разумеется, надо разъяснять и изменения в процессах, которые производятся при их участии.
7. Нужно выбрать орган по сертификации. Данный этап может сыграть первостепенную роль в успехе проекта внедрения. Орган по сертификации – это компания, которая приходит с внешним аудитом в вашу организацию и определяет, насколько ваша работа соответствует требованиям ISO 9001, как и делает вывод о том, было ли внедрение эффективным и улучшило ли оно деятельность компании. Читайте нашу статью «Список вопросов к органу по сертификации по ISO 9001».
8. Управляйте СМК / Проводите измерения в системе. Речь идет, по сути, о сборе записей по качеству, которые во время аудита показывают, что процессы соответствуют требованиям, которые к ним предъявляются. Что они эффективны и в работу были внедрены необходимые улучшения. Сертификационные органы будут время от времени осуществлять аудиты в установленные ими промежутки времени, чтобы знать о состоянии вашей системы и демонстрирует ли она достаточный уровень зрелости, чтобы демонстрировать соответствие.
9. Проводите внутренние аудиты. Органы по сертификации рассчитывают, что до их внешнего аудита вы проведете свои, внутренние проверки состояния системы. Вы сможете, благодаря внутренним аудитам убедиться, что процессы реализуются, как запланировано. Благодаря им у вас будет возможность внести своевременно коррективы в работу в рамках корректирующих действий. Читайте статью «Пять главных шагов внутреннего аудита».
10. Реализуйте процессы анализа со стороны руководства. Так же, как невозможно ожидать, что проект внедрения СМК завершится успехом без анализа со стороны руководства, нельзя обойтись без него и при поддержании ее работы так сказать в штатном режиме. Управленцы должны систематически оценивать данные, которые поступают к ним из процессов СМК. Только так они смогут понять, что процессы снабжены достаточными ресурсами и улучшаются. За подробностями обращайтесь к статье «Как сделать анализ со стороны руководства более полезным инструментом в СМК».
11. Корректирующие действия. На этой стадии вы проводите «анализ корневых причин», чтобы их устранить. Проблемы обнаруживались ранее, в ходе процессов измерения, внутренних аудитов и анализа со стороны руководства. Корректирующие действия устраняют корневые причины несоответствий. Это поведет к улучшению вашей организации, что и является главной целью СМК по ISO 9001.
12. 1 этап двухэтапного сертификационного аудита. Орган по сертификации оценивает вашу документацию, аудиторы устанавливают, соответствуете ли вы стандарту ISO 9001 на бумаге. Аудитор готовит по результатам отчет, в котором зафиксировано, где документация сигнализирует соответствие стандарту, а где существуют проблемы. Все это происходит во время, согласованное ранее для начального этапа аудиторской проверки СМК.
13. 2 этап двухэтапного сертификационного аудита. Это главная часть аудита, в ходе которой аудиторы анализируют ваши записи, накопленные как свидетельства управления процессами СМК. Обычно у специалистов сертификационной компании на эту работу уходит несколько дней. Результатом этой работы становится отчет с уведомлениями об обнаруженных проблемах, а также вывод о соответствии или несоответствии системы менеджмента качества требованиям ISO 9001. Аудиторы, в том случае если они признали систему соответствующей требованиям, рекомендуют руководству органа по сертификации выдать документ о соответствии. Если обнаружены критические несоответствия, то перед принятием решения о выдаче сертификата нужно будет осуществить корректирующие действия для устранения пороков системы.

Хороший план крайне полезен при внедрении ISO 9001 и работе в направлении прохождения сертификации. Уделите время, запланируйте, какие ресурсы вам нужны для проекта – это сэкономит вам время и ресурсы позднее.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.