Аудит и консалтинг – что более важно для ISO 9001?

Источник: материал принадлежит перу Джордже Илича, эксперта по обучению, консалтингу и аудиту систем менеджмента с двенадцатилетним стажем. Наряду с другими стандартами Д. Илич работал с ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001. Автор статьи принимал участие в работах, связанных с международными стандартами для многих известных компаний и организаций: «UEFA», «Nestle», «Philip Morris». Илич – сертифицированный лектор IRCA.

Очень часто компании по всему миру решают: стоит ли пользоваться консалтинговыми услугами по ISO 9001, ищут они ответ на вопрос о том, стоит ли сертифицироваться по этому стандарту. Оба мероприятия в зависимости от успеха можно будет записать либо в графу «Издержки», либо отнести ее на счет «Инвестиций». Но ни то, ни другое компаниям никто не навязывает, нет таких стандартов и требований законов. Компании могут пользоваться, а могут не пользоваться. В большинстве случаев решение принимает сама компания. Имея в виду ограниченные ресурсы, настоящая статья показывает сильные и слабые стороны консалтинга по ISO 9001 и независимого аудита по стандарту. Она поможет сократить риск в процессе принятия решения по освещаемому здесь вопросу.

Аргументы в пользу использования услуг консалтинга

Мотивация внедрять стандарт ISO 9001 бывает двух видов. Одни делают это, чтобы получить инструмент для лучшей организации работы и управления компанией, для других главное – подтверждение соответствия ISO 9001. Им важно иметь сертификат поскольку клиенты этого требуют/ожидают этого.

Обычно, когда компании пытаются внедрить ISO 9001 без консультантов появляется три наиболее распространенные проблемы. Они не уверены в том, что нужно для проекта внедрения. Как далеко нужно зайти в преобразованиях и анализе, чтобы достичь соответствия и в какой момент можно сказать, что они готовы к аудиту. Данные проблемы приводят к растянутому во времени внедрению, которое сопровождается низкой мотивацией персонала, раздутой канцелярией и даже худшей организацией работы, чем было до того.

Если компания решила все-таки прибегнуть к услугам консультанта и нашла компетентного специалиста, то вероятность реализации угроз, о которых мы написали выше, по крайней мере, существенно снижается. Это сильная сторона услуг консалтинга, другое дело, что ключевое слово тут «компетентного» специалиста.

Кто решает: компетентен консультант или нет? Есть ли в вашей сфере деятельности организации, которым внедрить ISO 9001 помог консультант, соберите свидетельства и рекомендации в вашей отрасли.

Ответ на вопрос, компетентен ли консультант обычно зависит от того, что вам нужно, и вы – человек, который определяет: компетентен ли конкретный поставщик консалтинговых услуг. Поэтому важны предварительные переговоры с консультантами. Обычно хорошим решением является анализ опыта консалтинговой компании «по обе стороны стандарта». Проводили ли специалисты работы по внедрению ISO 9001. А по аудиту? Сколько аудитов? Где? В каких организациях? По каким стандартам? Необходимо все это выяснить, чтобы понять будет ли консультант эффективно вести проект и управлять им с нужной степенью проникновения в суть, в требуемые сроки и сберегать при этом ресурсы компании.

Потенциальные проблемы, которые могут возникнуть с консалтинговыми услугами

С другой стороны, если вы выбрали некомпетентного консультанта, вы можете достичь соответствия стандарту, но совершенно точно не получите инструмент управления организацией.

Характерный признак таких консультантов: они в большей или меньшей степени настаивают на применении шаблонной документации, он не хочет делать индивидуальные документы. Он неспособен ответить на многие вопросы, которые возникают у руководителей компании и не может ответить, почему какие-то изменения нужны, он просто говорит, что стандарт этого требует. Еще один признак: он не хочет разговаривать с персоналом и общается только с руководителем проекта, он не хочет знакомиться и привлекать к проекту ваши документы и записи, которые приносят пользу, но не требуются по стандарту ISO 9001 и документы, которые он предлагает внедрить не отражают функций, специфичных для компании – только некоторые общие функции. Обычно эти консультанты говорят, что у вас нет системы менеджмента, хотя у вас уже есть многие документы вроде договоров, ордеров на отгрузку, счетов-фактур и так далее.

Хотя при таком подходе можно создать соответствующую стандарту систему – результатом будет наличие дублирования и параллелизма в процессах. Например, отдел продаж будет функционировать точно так же, как до создания системы, просто незадолго перед аудитом, они вытащат «из нафталина» процедуру СМК и подготовят снова документы, которые нужны в соответствии с этой процедурой. Многие из этих процедур и документов, по сути уже созданы, просто они имеют своеобразный формат и тип, если проигнорировать этот факт, то вы будете создавать ненужные документы, и внедрять их в ваши ежедневные операции отдела продаж.

Результат – снижение мотивации. Даже по сравнению с тем, что было, неэффективность, разрастание бюрократизма и, в целом, худшее состояние организации, чем до этого.

Сильные стороны аудита

Ваши клиенты, поставщики и другие заинтересованные стороны часто спрашивают: внедрили ли вы уже какие-либо системы менеджмента. Обычно их интересует ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и некоторые более специальные своды требований, касающиеся устойчивости функционирования бизнеса, информационной безопасности и социальной ответственности. Но все начинается с ISO 9001.

Преимущества сертификации зависят, опять-таки, от компетентности аудитора(ов) и методики проведения аудита. В аудитах, приносящих пользу, процессы проверяются испытаниями образцов готовой продукции и услуг. При качественном аудите затрагиваются все процессы организации и исследуются их взаимосвязи, при учете продукции и услуг изготовленной с ориентацией на требования потребителей.

Такой подход к аудитам очень редко используется при сертификации – более часто в аудитах второй стороны (SPA audits, – ред.). Применяя описанный здесь подход, компетентный аудитор имеет возможность полностью проверить эффективность и результативность системы – гораздо лучше большой и шумной аудиторской группы.

Как вы можете видеть, качественная оценка на соответствие системы не связана с органами по сертификации или сертификатом.

Доводы против аудиторских услуг

Если вы заказываете аудит в органе по сертификации, вы не можете выбрать аудитора, вы определяете сертификационную компанию, которая вам подходит и уже она решает, кто придет к вам с проверкой, основываясь на большом количестве внутренних параметров.

Одно из определений характеризует систему, как «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов (процессов), формирующих единое целое (организацию)». Обычно аудиторы проверяют отдельно процессы, занесенные в аудиторский план, но не изучают взаимосвязи между процессами. Таким образом, вы не узнаете, как работают связи между процессами, хотя именно взаимосвязи – важнейший аспект определения системы.

Как результат, после аудита вы не получаете информацию о том, насколько лучше работает организация, даже не можете сказать: соответствует ли она стандарту.

Ваши клиенты не интересуются, насколько хороши ваши процессы и им даже наплевать на ваш сертификат. Их занимает только результат – качество продукции и услуг, которое зависит напрямую и сильно зависит от взаимосвязей в процессах.

Кто победитель: консалтинг или аудит?

Держа в голове потребности организации и все, что было сказано выше, можно поразмышлять над лучшим подходом в данном вопросе. Мне кажется, что правильнее провести компетентный аудит с теми особенностями, которым обладает аудит второй стороны (SPA methodology), а затем, базируясь на результатах аудита, нужно выработать требования к консультантам, внедряющим систему. Глубина и детализация, с которыми ведется разработка (количество и характер документации/записей, схемы процессов, компетентность и так далее, – ред.) СМК будет зависеть от ваших сильных и слабых сторон, требований стандарта, консалтинговых услуг. Если все сделать правильно, система будет использоваться как инструмент менеджмента для достижения желаемых результатов.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: