Анализ разрывов в сравнении с внутренним аудитом из ISO 9001

Источник: автором статьи является Марк Хаммар, сертифицированный в ASQ (Американское общество качества – American Society for Quality, – ред.) менеджер по качеству и деловому совершенству. В сфере качества Марк работает с 1994 года. Автор статьи имеет практический опыт в области аудита, улучшения процессов, подготовки процедур для систем качества (СМК, – ред.) и систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Также Марк Хаммар – сертифицированный ведущий аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100 и ISO 14001.

Если вы подумываете о внедрении системы менеджмента качества (СМК, – ред.), соответствующей требованиям стандарта ISO 9001, если вы даже только начали искать информацию о том, какие он предъявляет требования, – наверняка вам уже попались понятия «gap-анализ» (анализ разрывов, – ред.) и «внутренний аудит». Два термина обычно считают взаимозаменяемыми, и хотя они и правда задействуют одни и те же навыки при сборе данных, цель усилий – абсолютно различна. Остановимся поподробнее на различиях.

Gap-анализ

Даже если у организации отсутствует формализованная система менеджмента качества – все равно работают какие-то процессы связи с потребителем, приема заказов, планирования, оказания услуг, создания продукции, отгрузки товара клиентам, чтобы получить оплату, а иначе за что бы ей стали платить? Если бы всего этого не было, компания не могла бы просуществовать долго. Именно этот набор жизненно важных процессов анализируют с использованием gap-анализа.

Gap-анализ обычно выполняют в начале проекта внедрения СМК, чтобы оценить, что уже есть, прежде чем делать что-то новое. В случае со стандартом ISO 9001 – это выглядит так: берут каждое требование и сравнивают с уже созданными процессами организации, определяя, какие из положений, по сути, уже удовлетворены.

Например, ISO 9001 требует, чтобы организация отслеживала требования, которые предъявляются к ее продукции или услугам. Раз так, то отсюда естественно следует необходимость проверить ряд элементов процесса поступления заказа. Уточнены ли в этом процессе у вас требования клиента? Получаете ли вы информацию о том, что требования в текущем заказе изменились по сравнению с контрактом, который был до этого. Например, вы производите черные, оранжевые и красные детали, а ваш клиент на этот раз желает получить синие. Удовлетворяет ли требования сам процесс принятия заказа. Например, для полного оказания какой-либо услуги вам требуется 3 недели, а принятый заказ содержит срок в 2 неделю на его полное выполнение. Gap-анализ устанавливает учтены ли все подобные вещи в ваших процессах и позволяет понять, что еще нужно для полного удовлетворения требований к продукции и услугам.

Еще одно возможное употребление gap-анализа: его использование, когда нужно сопоставить уже внедренную систему менеджмента качества с изменившимися требованиям. Подобная задача может возникнуть, когда вы идентифицировали дополнительные спецификации, которые затрагивают специфику работы вашей организации. Новые требования могут породить какие-нибудь новые отраслевые документы, например, в авиации им может быть какой-нибудь CAR 561.07 (нормативные документы, обязательные для канадской гражданской авиации, CAR – Canadian aviation regulations, – ред.). Новые требования возникают и когда старые стандарты обновляются. Как раз сейчас это происходит с ISO 9001, выход его новой версии ожидается позднее, но в пределах этого года. Чтобы узнать больше информации о выходе редакции 2015 года, читайте статью «ISO 9001:2015 DIS – обзор пяти главных изменений».

Внутренний аудит

В отличие от gap-анализа, внутренний аудит проводят, чтобы оценить соответствие процесса процедуре, которой процесс должен следовать. Еще одна задача внутреннего аудита – оценка соответствия процесса требованиям ISO 9001. Напомним, что процедура не обязательно должна быть документирована, а вот процессы обязательно имеют критерии эффективности или что-то вроде планируемого распорядка (planned arrangements, – ред.), которым он должен отвечать для успешной реализации. Аудит собирает свидетельства аудита, и потом, эти свидетельства сличают с критериями, установленными для процесса. Другими словами, если процесс должен совершать определенную работу, то в ходе внутреннего аудита мы спрашиваем: есть ли свидетельства, показывающие, что это так. Подобные свидетельства могут быть представлены в форме записей, заявлений с констатацией фактов или даже наблюдения за тем, как сотрудники делают свою работу. Внутренние аудиты проводят очень тщательно, на месте производственного процесса, в то время как gap-анализ носит более опосредованный и общий характер, например, часто пищу для него получают из рассылаемых опросников, анализа документации и прочих подобных инструментов.

Сравнение свидетельств аудита и критериев эффективности процесса выливается в аудиторские замечания в отчете, – которые нужны все для того же, чтобы заявить о соответствии процесса требованиям или для констатации потребности в корректирующем действии. Внутренний аудит нужен еще и для того, чтобы убедиться, что процессы СМК соответствуют запланированным показателям процессов. Например, если процесс получения контракта требует, чтобы заполнялся специальный чеклист, устанавливающий корректность всех аспектов, прописанных в договоре и прохождения ими утверждения при аудите нужно будет посмотреть некоторые из этих чеклистов и понять, заполнены ли они как нужно и хорошо ли хранятся.

Как уже говорилось, кроме установления соответствия процессов, внутренние аудиты нужны еще и чтобы установить эффективность самих процессов СМК и того, насколько они соответствуют рабочим процессам. Эффективность процессов включает и взаимодействие между ними. На это обращается особое внимание, так как именно здесь чаще всего концентрируются проблемы.

Читайте нашу статью «Внутренний аудит ISO 9001, 13 шагов с ISO 19011».

Разные, но схожие

Итак, и gap-анализ, и внутренний аудит сопоставляют процессы с определенной совокупностью требований, но цели, с которыми это делается – совершенно различны. Анализ разрывов сфокусирован на том, чего нет в системе для соответствия свода положений (обычно он нужен перед внедрением). Тем временем внутренний аудит осуществляется, когда процесс уже внедрен по ISO 9001 и речь идет о том, чтобы установить не только его соответствие требованиям, но и эффективность. Gap-анализ – отсутствующие элементы процесса, а внутренний аудит – поддержание эффективности внедренного процесса. Оба – очень полезные инструменты и у каждого есть своя область применения, надо только использовать каждый инструмент для того, для чего он предназначен.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Sorry that something went wrong, repeat again!

Вам понравилась статья? Не хотите пропускать новые? Тогда подпишитесь на RSS или получайте новые статьи мгновенно на электронную почту


Лицензия Creative Commons

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: