Пять подсказок, которые помогут подготовиться к инспекционному аудиту по ISO 14001
Источник: статья принадлежит перу специалиста по качеству Джона Нолана. Джон работает приглашенным лектором в британском институте ILM (Institute of Leaders and Managers, – ред.), имеет аккредитацию на деятельность в сфере применения Prince 2 (стандарт в области управления проектами, – ред.), в области хранения данных и электроники. Дипломированный инженер, Нолан имеет 15-летний опыт работы в области создания и управления системами менеджмента качества (СМК, – ред.) в Великобритании. В частности, занимался созданием СМК в структурах местных органов власти.
Чтобы получить сертификат ISO 14001, ваша организация должна будет вместе с аккредитованным органом по сертификации подтвердить свое соответствие с помощью «сертификационного аудита». После этого по стандартной практике полагается пройти инспекционный аудит в течение следующих двух лет или где-то за год до необходимости пройти ресертификационную проверку. На нашем сайте вы найдете много статей, которые могут помочь подготовиться к первоначальному сертификационному аудиту, построив вашу СЭМ (система экологического менеджмента, – ред.). Ознакомьтесь, например, с нашим материалом «5 составляющих успешного проекта внедрения ISO 14001». Но инспекционный аудит таит в себе другой, хоть и похожий опыт. О чем вам надо подумать, если сертификационный аудит вы уже прошли и перед вами теперь задача успешно преодолеть еще одну преграду – инспекционную проверку. И что можно посоветовать в такой ситуации?
ISO 14001: пять подсказок для инспекционного аудита
Однажды приходит этот день: вам предстоит инспекционный аудит. Проверяющий от органа по сертификации сначала посмотрит то, что уже готовилось еще со времени сертификационного аудита. Возможно, были уведомления о незначительных несоответствиях… Использует ли ваша компания логотип ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.) в шапках документов, на сайте или где-нибудь в офисе? Это может стать предметом внимания аудитора. Подумайте, выполняете вы действия, которые предписаны стандартом для поддержки функционирования СЭМ после сертификации? Работают ли процессы внутреннего аудита, анализ со стороны руководства, корректирующие действия? Можно ли получить прослеживаемые свидетельства эффективной работы, постоянного улучшения? Еще одно: аудитор хорошо тренирован на анализ подробностей и деталей в любом сегменте СМК. Вероятно, вас будет проверять на инспекционном аудите тот самый специалист, который осуществлял сертификационную проверку. Тогда он мог еще раньше заметить в системе какое-нибудь слабое место. Просто ему не хватило времени, как следует проверить уязвимый участок. Так как же подготовиться к инспекционному аудиту, чтобы чувствовать себя спокойно?
- Несоответствия и уведомления, оставшиеся еще с сертификационного аудита: убедитесь, что незначительные несоответствия до инспекционного аудита были аккуратно устранены, и вы можете продемонстрировать аудитору этот факт. Вряд ли можно представить худшую ошибку, чем не учесть уведомления аудитора и встретить его на инспекционном аудите.
- Использование логотипа: проверьте, используете ли вы логотип в соответствии с руководствами ISO. Если у вас есть сомнения, то свяжитесь со своим органом по сертификации, пусть они прояснят этот вопрос. Неверное использование логотипа ни много, ни мало, может привести к отзыву сертификата. Лучше перестраховаться.
- Проверьте все процессы так же, как вы это делали перед сертификационным аудитом: анализ со стороны руководства, внутренние аудиты, корректирующие и предупреждающие действия, – все эти процессы критически важны для демонстрации эффективной СЭМ. Так вы подтвердите, что СЭМ достигает запланированные цели. Обратите внимание, что требуются свидетельства как выполнения данных процессов, так и их анализа.
- Дополнительно обучите ваш персонал: документированное доказательство проведения обучения требуется на сертификационном аудите. Так же дело обстоит с инспекционным аудитом. Удостоверьтесь, что все легко могут ответить на вопросы, которые станет задавать аудитор, чтобы проверить соответствие ISO 14001. Заодно будет случай напомнить людям, что не знать ответ на вопрос о СЭМ – это не трагедия. Просто это шанс разобраться в системе. Предложите работнику, который не смог ответить правильно, самостоятельно найти ответы к определенной дате, к инспекционному аудиту.
- Постоянное улучшение: этот процесс очень важен и поддерживает работу СЭМ по ISO 14001. За 15 лет работы с системами менеджмента я пришел к выводу, что нужно в этом вопросе вести себя особенно предусмотрительно. Почему бы не завести файл, где вы будете писать все систематические улучшения, которые делаете в процессах. Это отличный способ показать аудитору, что вы привержены постоянному улучшению.
Итак, мы предоставили некоторые советы по подготовке к инспекционному аудиту. Но, быть может, стоит сказать еще что-нибудь?
Инспекционный аудит: что нам еще нужно?
В сухом остатке получается, что для уверенности на инспекционном аудите вам надо сделать все то, что вы уже делали перед сертификацией. Но после того, как вы уже прошли одну проверку, вторая не будет такой же стрессовой. Просто придерживайтесь тех же принципов, и вы сможете показать аудиторам соответствие и улучшение.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.