10 вещей, которые вы должны знать об ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015 – шаг седьмой

Источник: автором статьи является Дуг Милн (Doug Milne, – ред.), она впервые опубликована на английском языке, на сайте одного из крупнейших в мире органов по сертификации «DNV GL». Штаб-квартира организации находится в Милане, Италия.

Беглое напоминание 10 обязательных параграфов стандартов на системы менеджмента в соответствии с единым шаблоном ISO (Международная организация по стандартизации – International Organization for Standardization, – ред.):

1. Область применения.
2. Нормативные ссылки.
3. Термины и определения.
4. Среда организации.
5. Лидерство.
6. Планирование.
7. Поддержка.
8. Рабочий процесс.
9. Оценка деятельности.
10. Улучшение.

В этом блоге мы поговорим о Разделе №7 HLS. Этот раздел ISO 9001 и ISO 14001 концентрирует в одном месте все аспекты системы менеджмента, относящиеся к людям, помещениям и производственным процедурам. Общий для ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015 единый шаблон на стандарты систем менеджмента ISO (HLS, – ред.) включает в данном разделе четыре подпункта:

7.1 Ресурсы (Resources, – ред.).

7.2 Компетентность (Competence, – ред.).

7.3 Информированность (Awareness, – ред.).

7.4 Коммуникация (Communication, – ред.)

7.5 Документированная информация (Documented Information, – ред.).

Давайте приглядимся поближе к содержанию Параграфа №7, который одинаков для ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015.

• Есть абсолютно сходные требования по обеспечению системы менеджмента ресурсами и предоставлению услуг в полном объеме (7.1).
• Также одинаковые требования предъявляются к людским ресурсам, которые должны быть компетентны, необходимо контролировать потребность в обучении, предпринимать соответствующие действия и демонстрировать компетентность.
• Подраздел «Информированность» тоже практически не отличается в ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015, хотя требования в этом моменте сформулированы более прямо. Отметим, добавилось и совместимости (важно для интеграции систем менеджмента, – ред.) между ISO 9001 и ISO 14001 (7.3, – ред.).
• Предыдущее замечание о большей гармонизации между двумя стандартами справедливо и для подпункта по коммуникациям. Принципиальным моментом общей структуры стандартов на системы менеджмента ISO является придание одинаково большого значения как внешним, так и внутренним коммуникациям (например, ISO 9001:2008, можно сказать, оставляет без внимания внешние коммуникации, – ред.) (7.4, – ред.).
• Содержание, затрагивающее вопрос документированной информации, очень близко по смыслу текущим инкарнациям ISO 9001 и ISO 14001. Есть правда разница, порожденная нюансами формулировки. Стандарты становятся, логически, более приспособленными для систем, завязанных на электронной документации и web (7.5, – ред.). Стоит отметить, что ISO 9001 и ISO 14001 избавились от акцентов на документированной информации. Организации сами должны решить, что именно и в каком виде им нужно. Однако стандарт в некоторых случаях предписывает поддерживать по определенным процессам документированную информацию, чтобы придать структуру, доступность и прослеживаемость системе менеджмента – это позволит ей оставаться эффективной. Термин документированная информация, по сути, подменяет собой два понятия в действующих редакциях стандартов – документированные процедуры и записи.

ISO DIS 14001. Тут текст в основном следует за текстом HLS, кроме дополнения в пункте 7.4, где темы важности внутренних и внешних коммуникаций выведены на резкость и подчеркнуты. Это неизбежно для ISO 14001, и так же естественна для этого стандарта сосредоточенность на заинтересованных сторонах в экологических вопросах. Эта сторона вопроса обуславливает важность раскрытия информации – экологических отчетов из Параграфа №7, соответствующей коммуникации, по поводу которой организация «должна убедиться, что транслируемая экологическая информация надежна и порождена системой экологического менеджмента» – отличное дополнение и предельно последовательное, если учесть другие стандарты раскрытия информации коммерческими организациями. Логичным выглядит и требования планировать и внедрять коммуникации по хорошо знакомому нам принципу «кто, что, когда и как».

С ISO DIS 9001 ситуация несколько сложнее, там больше дополнительного по отношению к HLS текста и есть под-подпункты. Впрочем, здесь нет ничего странного, такая ситуация вызвана необходимостью корректно, удобно и логично перенести положения ISO 9001:2008 в ISO 9001:2015. Главное, что нужно запомнить ниже…

• Подпункт 7.1 сверх содержания HLS включает положения о ресурсах, рабочей среде, мониторинге и измерении. Там много требований, которые взяты из ISO 9001:2008, хотя они и перефразированы, чтобы показать, что затронутые вопросы в новой редакции рассматриваются более широко и рассматриваются не только оборудование (equipment, – ред.) и готовые изделия (hardware, – ред.).
• В стандарт введен очень интересный дополнительный подпункт «Знания организации» – эти требования предназначены для того, чтобы организация могла убедиться, что осознает свои потребности в знаниях внутри и вовне, а также может продемонстрировать, как она управляет знаниями. Это может в себя включать управление знаниями в контексте ресурсов, планирование передачи знаний в среде персонала и средства идентификации и сохранения индивидуальных и групповых знаний.

Итак, какое же влияние новые редакции окажут на практику использования ISO 9001 и ISO 14001. Что касается рассматриваемого в этой статье параграфа, то он не вносит в содержание действующих редакций стандартов изменений, зато предлагает существенные дополнения. Выполнение этих новых требований потребует изменения в мышлении, особенно что касается концепции управления знаниями. Замена документированных процедур на документированную информацию не так уж важно, как это может показаться. В организациях все равно должны будут все время заглядывать в документированную информацию (процессы, процедуры, таблицы, записи) – это необходимо для эффективной работы системы менеджмента.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.