10 способов удовлетворить требования глобальной инициативы отчетности GRI, используя ISO 14001:2004

Источник: автором материала на английском языке является Габриэле Кронале.

Серия наших статей об использовании стандарта ISO 14001 для создания «отчетов устойчивого развития» Глобальной инициативы по отчетности (GRI – Global Reporting Initiative, – ред.), которых требуют положения раздела G3.1 этого документа, разъясняет, как GRI и ISO 14001 взаимно дополняют друг друга, но главное: как элементы вашей СЭМ (система экологического менеджмента, – ред.) помогают собирать и оценивать почти все необходимые для GRI метрики. Мы аргументировали и продемонстрировали на примерах: целый ряд конкретных элементов стандарта ISO (International Organization for Standardization, – ред.) в сборе, обработке и аналитическом синтезе данных для действий по достижения соответствия GRI. С ISO 14001 эта деятельность становится более упорядоченной и эффективной, чем без него. Систематическая верификация результатов процессов отлично поддерживает валидацию отчетов GRI. В довершение всего, мы предлагаем наш взгляд на методы объединения элементов ISO 14001 и GRI, чтобы создавать более рациональные, логичные и, как мы надеемся, более «дружественные к пользователю» отчеты GRI. В разделе (Часть 2, – ред.) о стандартных правилах раскрытия имеющихся у стороны документов из GRI предусматривается три формата, в которых это может быть реализовано:

1. Стратегия и описание «…сообщает общие сведения об организации для понимания таких элементов ее экологической результативности, как стратегия, описание и управление».
2. Подход руководства «…форма раскрытия экологической информации, показывающая, как бизнес снимает опасения заинтересованных сторон в конкретных аспектах результативности».
3. Показатели результативности: «…форма внешней отчетности, раскрывающая интересующие внешние заинтересованные стороны аспекты бизнес-модели, которые могут оказывать экономические, экологические и социальные последствия (позитивные или негативные)».

Первых два внешних отчета – «Стратегия и описание» и «Подход руководства» формулируются и хранятся на самом верхнем уровне управления организации, у топ-менеджмента (если это не так, то, по крайней мере, так должно быть). Эти отчеты GRI помогают распространять эту высокоуровневую и изменчивую информацию среди тех, кто запросил ее за пределами организации. Чтобы система менеджмента по ISO 14001 могла сделать этот процесс более эффективным оба типа отчета GRI должны следовать терминологии соответствующих им элементов стандарта Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.), но о каких элементах идет речь?

Высшему стратегическому уровню управления, на котором «работают» отчеты «Стратегия и описание» и «Подход руководства» соответствуют, во-первых, 4.2 «Экологическая политика», а во-вторых, Приложение A.2 – также об экологической политике. В ISO 14001:2004 оба этих раздела описывают то, как нужно работать с данным концептом стандарта ISO 14001, чтобы убедиться в «соответствии документа характеру, охвату и экологическому эффекту деятельности, продукции и услуг». Стандарт гласит, что организация должна «… включить в политику заявление о приверженности постоянному улучшению и предотвращению загрязнения, соответствию применимым к деятельности организации экологическим требованиям законодательства и другим обязательствам, которые организация на себя взяла». Приложение A.2 предоставляет пользователям практические подсказки о том, как создать пригодный для нужд организации и функциональный документ «Экологическая политика». Далее это полезное дополнение дает руководство по внедрению Политики и объясняет роль Политики в СЭМ – это основа, вокруг которой выстраиваются все остальные, более детализированные процессы и элементы системы. ISO 14001 обращает внимание на то, что «Экологическая политика должна формулироваться и документироваться топ-менеджментом организации при учете Экологической политики любой более обширной структуры, частью которой организация является и при поддержке этой структуры». Попросту говоря, экологическая политика в СЭМ служит для того, чтобы задать направление и формат для всех дальнейших экологических мероприятий компании, а также, чтобы запустить эффективное обсуждение ее экологической проблематики. Остальные элементы и ответственность, которые требуется внедрить в системе в соответствии со стандартом ISO 14001, просто поддерживают Политику и являются, по сути, инструментами, чтобы убедиться, что в системе делается именно то, что Политикой декларировалось. Если рассматривать стандарт ISO 14001 в контексте программ устойчивого развития и отчетов GRI, то он является еще одним полезным средством создать эти отчеты эффективно и гарантировать, что результат будет соответствовать заранее поставленным целям. Остается только применить инструмент, и мы предлагаем вашему вниманию 10 подсказок о том, как лучше наложить элементы ISO 14001:2004 на соответствующие требования отчетов GRI, свои советы мы дополнили полезными примерами, которые их проиллюстрируют.

1. С самого начала подготовки отчетов высшему руководству понадобится распределить ответственность между отдельными сотрудниками или группами сотрудников, которые будут решать одну или несколько задач в этой работе. Если у вас уже есть специалисты с опытом работы в СЭМ по ISO, то вы можете опереться на них, пусть они поделятся опытом с остальными. Если таких специалистов нет, привлеките в качестве советников внешних специалистов с хорошим опытом в экологическом менеджменте или даже закрепите за ними обязанности в проекте. Получилось? Теперь менеджмент должен создать ясный план действий по осуществлению раскрытия экологической информации, как это требуется в Части 2 Руководящих указаний GRI. Мы уже это затрагивали.
2. Проделав эту подготовительную работу, топ-менеджмент должен разработать стратегию и контрольные механизмы эффективности работы, которые позволят организации «показать в отчетности общий стратегический взгляд на развитие компании в области устойчивого развития, чтобы создать контекст для более частных и посвященных экологическим деталям внешних отчетов, связанных с остальными разделами Руководящих указаний». Тут просто напрашивается использование Экологической политики СЭМ для реализации данной цели GRI.
3. Отслеживание показателей экологической результативности – один из основополагающих элементов, на которые опирается GRI. Согласно подходам, инициативы KPI охватывают каждый существенный аспект продукции или услуг компании и снабжают вас точными и показательными данными, на основе которых можно понимать экологическую ситуацию, осуществлять внешнее раскрытие экологической информации. В руководящих указаниях даже есть развернутые указания о том, как работать с показателями результативности: Отчетность по тенденциям (Reporting on Trends), Использование протоколов (Use of Protocols), Представление данных (Presentation of Data), Сбор данных (Data Aggregation), Метрики (Metrics). Чтобы воплотить в жизнь положения Глобальной инициативы по отчетности, в этом вопросе организации проводят анализ, который на самом деле будет знаком многим пользователям ISO 14001. Речь идет о действиях, которые вы уже делали, чтобы определить значимые экологические аспекты и установить экологические цели и задачи СЭМ. В GRI эти процедуры нужны для создания точных KPI, на основе чего строится дальнейший и более углубленный сбор и анализ данных, но если все необходимое вы уже регулярно делаете в системе экологического менеджмента, то это значит, что вы уже сделали полдела, только начав работать с GRI.
4. Для создания отчетов GRI нам нужно собрать статистику и факты, обеспечивающие информацией расчеты по главным группам показателей результативности: экономические KPI, социальные, показатели по правам человека, показатели влияния на общество, KPI ответственности за продукцию. Но сделать это будет сложно, если у вас нет соответствующих эффективных процедур, других документов, в том числе рабочих инструкций. Разработка точных, простых в использовании процедур – целое искусство, в этом вопросе документ документу рознь и вы получите разную по качеству информацию для наполнения практическим содержанием показателей результативности в зависимости от качества процедур. Опыт показывает, что плохие процедуры отрицательно влияют на подготовку отчетов GRI. Если у вас уже давно есть СЭМ, то от многих проблем вы могли успеть себя уже уберечь, ведь проблемы с процедурами обычно становятся несоответствием на аудите по стандартам ISO. Если вы сертифицированная по ISO 14001 организация, то исправив на каком-то этапе такие ошибки вы, сами того не зная, подготовились к GRI. Вообще хорошей практикой является наличие сотрудников, которые специализируются помимо основных задач на написании процедур и практикуют этот навык время от времени. К тому, почему процедуры так важны, мы еще вернемся в следующем пункте подсказок.
5. Хорошо подготовленные процедуры не только облегчают повседневный производственный процесс, но и «спасают» тех, кто у вас занимается расчетом показателей для GRI. Приведем небольшой пример. Группа KPI по экологической результативности (Economic Performance Indicators, – ред.) требует посчитать финансовые последствия для вашего предприятия от климатических изменений. Вода в этом случае послужит отличным барометром. Климатические изменения приведут к сокращению водных ресурсов, чтобы получить для отчетов более обнадеживаю статистику, понадобится воздействовать на показатель результативности. Для этого вы станете создавать процедуры для предотвращения потенциальных финансовых потерь или компенсирования, если ущерб неизбежен. В этом для GRI экологические показатели результативности, для которых использование воды – прямая зона ответственности, создают огромное подспорье, ведь ISO 14001 уже дал в ваши руки надежный инструмент своевременной разработки соответствующих процедур.
6. GRI и системы экологического менеджмента идут рука об руку и в ином аспекте. Для экологической отчетности важно определить все аспекты продукции и услуг, которые могут повлиять на цифры по каждому из установленных показателей результативности. Эта работа создаст надежный базис для дальнейшей разработки эффективных экологических процедур системы экологического менеджмента, те, в свою очередь позволят повлиять на ситуацию и получить более выгодные цифры для отчетности.
7. Сбор информации для отчетности GRI, увы, гуманитарная наука по своей природе. Нет двух разных организаций, которые могли бы собирать данные одним методом и получить при этом одинаково хороший результат. Из-за этого на практике эффективность и результативность практик сбора данных в процессе подготовки отчетов проверяют. Делают выборочный отбор сведений по разработанным критериям и смотрят: дает ли это нужные результаты для дальнейшей работы. В этом вопросе, я очень полагаюсь на процесс 4.5 «Проверка» из ISO 14001:2004. Процессы аудитов, внедрения корректирующих действий отлично выявляют и устраняют проблемы в процедурах, а поскольку процедуры связаны с показателями результативности, то результаты получаю и я, работая с экологической отчетностью.
8. Программа проверки работоспособности СЭМ из Параграфа №7 не будет полной без 4.6 «анализ со стороны руководства». Этот процесс служит истоком идей по улучшениям и позволяет убедиться, что вся информация, необходимая менеджменту для внесения изменений в процессы замкнулась на тех, кто принимает решения. Для отчетов GRI данный процесс – ни что иное, как инструмент и задел для обработки данных.
9. Соответствие требованиям регуляторов и стандартов входит как интегральный элемент в большинство, если не во все типы нормативных показателей (особенно в ответственность за продукцию в социальном контексте – показатель из GRI). Если организация хочет работать с этими показателями, то нужна систематическая программа, включающая процедуру, периодическую оценку соответствия нормам и требованиям регуляторов. Как раз этого и требует пункт 4.5.2 стандарта ISO 14001:2004. Этот процесс СЭМ может здорово подкрепить ваши усилия с GRI.
10. В некоторых случаях реципиенты отчетов GRI будут иметь возможность инспектировать данные этих отчетов. Масштаб этих проверок будет в высокой степени зависеть от качества и информативности записей. Качество записей позволяет поддерживать соответствие требованиям системы экологического менеджмента. ISO 14001 регулирует то, как создаются и управляются экологические записи. Вдобавок, в нем предусмотрен механизм, обеспечивающий использование только актуальных записей, устаревшие документы в СЭМ выводятся из употребления. Все это пункт 4.5.4 «Записи» стандарта ISO 14001:2004.
11. СЭМ представляет собой цикл, который на каждой итерации делает небольшое улучшение ситуации во всех вопросах, находящихся в поле экологического менеджмента. По этой причине на процессы ISO 14001 можно положиться. В том числе при подготовке отчетов GRI.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.